小型企業的最佳夥伴 — Evernote

小型企業的最佳夥伴 — Evernote

小型企業的最佳夥伴 — Evernote

使用 Evernote 經營小型企業的 6 大絕招

Evernote 是個非常強大的工具,可以幫助您整理所有公司相關的資料。不論您是在採購或與供應商會面,都能隨時隨地立即存取資料。

咖啡店照片

1. 將公司資料整理成數本記事本

記事本清單螢幕截圖

花點時間思考一下您要如何建立您的 Evernote 工作空間。舉例來說,您可以建立一本記事本儲存所有新進員工訓練時可以使用的飲料食譜。另外再建立一本記事本來儲存各種證照或許可等重要企業文件,另一本記事本則可以記錄薪資支付資料。長期來講,使用您真正會命名並整理資料的方式來建立 Evernote 工作空間會更有效率,也才真正能省時省錢。

2. 掃描並儲存帳單、收據和名片

使用行動裝置上的 Evernote 相機來掃描各種帳單、收據和名片,就可以將紙本絞碎,保持辦公室清爽乾淨。下次需要準備付薪水、報稅,或補辦公室紙杯時,就可以很快的找到所有收入、費用,以及供應商等的資料。

專家祕技

使用您專屬的 Evernote 電子郵件地址就能將發票、收據等直接從收件匣存入 Evernote。

3. 拍下設備及型號

待購商品照片記事螢幕截圖

對資產的保護對企業主來說很重要。何不將您的咖啡機或烘豆機連同機器型號一起拍起來,隨時都可以確認自己擁有的機型呢。

專家祕技

您也可以把常要補貨的物品拍起來,特別是品牌、尺寸、口味等詳細規格。

4. 建立一個靈感及行銷工具的中央資料庫

記事清單螢幕截圖

Evernote 是個絕佳的工作空間,可以用來蒐集好點子、促銷資料,以及社群媒體上的反饋,幫助您的企業成長。想到與社群互動的好點子就趕快記下,或許計畫一個講座活動就可以吸引更多新用戶來。拍下別人家的菜單黑板或傳單,看看自己的店可不可如法炮製。儲存臉友留下具建設性的留言,讓自己進步的更快。

專家祕技

利用 Evernote Web Clipper 來快速輕鬆儲存網頁資訊到 Evernote。

5. 利用待辦清單及提醒事項管理每日的例行工作

核取清單範例記事

利用核取清單以及提醒事項來規劃整天需要完成的各種任務。

專家祕技

建立一份每日例行工作的空白範例記事,讓不同班的夥伴可以自行複製填寫。這麼做可以讓您的團隊確實完成自己負責的工作,您也可以擁有一份店裡運作的紀錄;如有其他狀況,團隊成員也可以在記事裡寫下。

6. 與團隊成員共用記事本

重要居家資訊範例記事

您可以將每週供貨狀況的記事本與咖啡豆供應商共用,提高訂購的效率以及雙方的溝通。亦可將新進成員資訊、會議記錄以及客戶資料與團隊成員共用,讓大家都能知道公司狀況,並產生團隊共識。

專家祕技

在每本記事本都建立一則記事作為目錄頁。目錄記事可以方便您快速存取記事本裡的記事。在這則目錄記事裡設定一個無期限的提醒,它就會一直在記事清單裡置頂。

 

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