How-to:行動中依然保持高效生產力

How-to:行動中依然保持高效生產力

How-to:行動中依然保持高效生產力

行動中依然保持高效生產力

不論工作將您帶到何方,Evernote 企業版都能讓您輕鬆保持高效生產力。就算沒有網路連線,您依然可以隨時隨地開啟全新的或繼續執行原本的工作。

準備好您的行動工作空間

保障您的內容安全

如果您計畫使用行動裝置存取您的 Evernote 記事和記事本,首先應該啟用多一層的安全性防護。Evernote 提供兩步驟驗證以及鎖定碼和 Touch ID 等裝置等級的安全防護。我們建議您啟用所有 Evernote 提供的安全性保護服務,尤其如果您有使用 Evernote 企業版。啟用這些保護雖然無法將您的記事本身加密,但如果您的裝置遺失或遭竊,要取得這些內容難度會增加許多。

建立一個收件匣

移動時您可能會繼續做會議筆記、錄下想法或拍下收據,但當下可能沒有時間將記事歸類到特定記事本中。其實所有新記事都可以先存到 Evernote 預設的記事本。為了方便起見,您可以將該記事本重新命名為《收件箱》或類似名稱,日後在記事本清單裡可以更快找到它。

要重新命名預設記事本,請先在記事本清單裡找到它。在 Mac 或 Windows 桌機版 Evernote 上按滑鼠右鍵,選擇「重新命名記事本」並輸入新名稱。在記事本名稱前加上破折號 (-),該記事本就會置頂在記事本清單上。

在 Mac 版 Evernote 重新命名記事本

您在行動裝置上新增記事時,系統會自動將記事存到預設記事本中。待您回到桌機電腦前可以再移動它。

為常用事項建立捷徑

離開桌子前,請想一下您可能從行動裝置存取哪些記事和記事本。如果您從事業務工作,可能常常需要用到業務文件、表格以及您及您的團隊在 Evernote 企業版中存檔的白皮書。將此類文件建立 Evernote 捷徑,用手機或平板電腦時只要按一下就能立即存取。要建立捷徑只需要在電腦上直接把重要記事、記事本、標籤以及儲存的搜尋拖曳到側邊資訊看板中的「捷徑」區即可。捷徑會同步處理到所有裝置上。

拖曳新增捷徑

離線工作

就算不做任何額外設定,Evernote 企業版原始的設計就是要讓您與團隊可以輕鬆存取任何資料。儘管如此,如果您已知要較長時間離開辦公室,可以依照下列步驟設定您的 Evernote 工作空間,將行動存取最佳化。

有一點很重要的是雖然您儲存的內容在所有平台都一樣,Evernote 在電腦上和行動裝置裡儲存記事的方法並不相同。在電腦上,Evernote 會將所有記事和記事本,以及任何與您共用的 Evernote 企業版記事本直接存在電腦硬碟裡。如果您在飛機上或沒有網路連線的情況下,依然可以存取您所有記事或記事本,等您下次連上網路,所有更新就會同步到其他裝置中。

但智慧型手機或平板電腦等行動裝置上內建的儲存空間有限。因此,Evernote 並不會直接儲存任何記事或記事本到裝置裡。也就意味著您必須有網路連線才能存取資料。如果您是 Evernote 企業版、專業版或進階版用戶,您可以啟用離線記事本,指定您在缺乏網路連線時想要存取使用哪些記事本。

旅程出發前,請將您最常使用或現正進行的專案記事本開啟為離線記事本。您可以在智慧型手機或平板電腦上的 Evernote app 設定中進行設定。

設定離線記事本

視您記事本中有多少則記事,初次同步載入離線記事本可能需時幾分鐘。同步後,您就能存取這些記事本裡的記事,加以檢視、更新、甚至建立新記事。連上網後,您所有更新都會經過同步處理到所有其他裝置中。

行動工作

在外或旅途中,點擊先前建立的「捷徑」就能快速存取需要的記事。如果您的捷徑中有記事或記事本是與團隊共用的,任何團隊成員所新增或更新的資料都會在同步處理後自動顯示。如果在辦公室裡的同仁更新了業務報表,您下次同步處理後也會自動接收到任何新記事或是最新更新資料。

Android 版 Evernote 捷徑選單

如果您離線或失去網路連線,例如拜訪客戶時,只要有開啟離線記事本就能繼續存取這些最重要的記事。

當您將客戶會議紀錄、拍下的白板、餐費收據、貿易展交換到的名片等新增為記事時,系統預設會把它們存到《收件匣》記事本,您也可以把它們移動到與團隊共用的記事本。如果選擇後者,您的團隊就能隨時收到您工作的最新進展及成果。

除了文字記事、照片、音檔、文件掃描檔,您也可以使用行動裝置從網路擷取內容存到 Evernote。這項功能在您瀏覽 LinkedIn 資料或會議前緊急研讀客戶新聞時特別實用。使用 Android 或 iOS 裝置瀏覽網頁時,點擊分享按鈕,再選擇分享到 Evernote,您在瀏覽的網頁就會自動存入《收件匣》記事本。

網頁資料分享到 Evernote

回到辦公桌前,持續推動進度

回到辦公室的電腦前之後,可以接續剛剛外出時開始的記事工作,繼續執行。不論是客戶的提案、會議的筆記,或腦力激盪的成果,這些方才您用行動裝置記錄的資料現在都會顯示在桌機 Evernote 裡,所有擷取的網頁也都會同步過來。

Evernote 內擷取的記事

您可以無縫接軌,繼續執行未完成的工作,並持續推動進度。我們建議您,回到電腦上以後,先將所有行動中建立或收集的記事整理一下。花幾分鐘檢視您的預設或《收件匣》記事本,將新記事依照專案、客戶或主題移到適合的記事本。

最後一點提醒:有時候太匆忙或在外緊急拍照或錄影,您可能沒時間細想如何為記事命名,等有空時別忘了將記事重新命名成有意義的文字,方便瀏覽時立刻知曉記事內容。

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