How-to:從 Evernote 入門版、進階版、專業版轉換到 Evernote 企業版

How-to:從 Evernote 入門版、進階版、專業版轉換到 Evernote 企業版

How-to:從 Evernote 入門版、進階版、專業版轉換到 Evernote 企業版

從 Evernote 入門版、進階版、專業版轉換到 Evernote 企業版

如果您本身已經有在使用 Evernote,就一定知道它對於集中處理工作幫助有多大。而 Evernote 企業版就是將這樣的高效率,再加上方便團隊共用共享的中央工作空間等諸多強大功能帶到團隊中。如果您正從個人 Evernote 轉移到與團隊協作使用 Evernote 企業版,這份指南將協助您了解兩者間最主要的差別並提供您一些順利轉換的良方。

Evernote 企業版與其他版本有何不同?

Evernote 入門、進階、專業版主要設計目的是為了提升個人的工作效率。Evernote 企業版擁有所有個人版的功能及優點,但又更進一步強化團隊協作,並讓企業可以集中管理其帳戶以及資料。

個人與企業內容分割

團隊成員為公司處理專案時,大部分情況下這些資料應為公司而非個人所有。秉持著這個觀念,Evernote 企業版提供企業成員專門處理專案、會議紀錄、客戶資料等工作事務的空間,並且與成員處理個人發票、旅遊規劃、家庭計畫等私人事務的空間分開。如果成員離職了,他們建立的工作相關內容會留在公司的 Evernote 企業帳戶裡,而個人資料則會存於他們個人的 Evernote 帳戶內。

企業內容為企業所有,就算有人員離職,資料也依然屬於公司。資料的建立人以及企業帳戶管理員都能存取企業帳戶內的資料。

個人內容為個人所有,個人離職退出 Evernote 企業帳戶後其個人資料也依然為本人所有。除非個人主動共用記事資料,否則企業內任何人均不得查看私人的資料。您在加入 Evernote 企業帳戶後也依然可以持續建立、新增、更新個人帳戶內的內容。

為了讓企業內容與個人內容明確區分開來,Evernote 企業版有幾項特點可以分辨並整理各類型的內容。部分特點可能對 Evernote 使用者來說相當熟悉,但多了一層企業專屬的工具。

企業記事為企業所有。企業記事存於企業記事本裡,並可加上企業標籤。(下面會有企業記事本和標籤的更多說明) 您與團隊成員所建立的工作相關記事大部分均應為企業記事。

個人記事為個人所有。個人記事存於個人記事本中,且可加貼個人標籤。(下面會有個人記事本和標籤的更多說明) 個人記事包含所有您加入 Evernote 企業帳戶前使用 Evernote 入門版、進階版或專業版所建立的記事。

Mac 版 Evenote 內的企業記事

企業記事本為企業所有。企業記事本可以與全公司分享、與指定相關人士共用,或保持私有只讓建立者與企業帳戶管理員存取。

Mac 版 Evenote 內企業記事本

個人記事本為個人所有,成員離職時,其個人記事本將隨該人共同離去。個人記事本無法發佈給全公司。個人記事本包含所有您加入 Evernote 企業帳戶前使用 Evernote 入門版、進階版或專業版所建立的記事本。

Mac 版 Evenote 內個人記事本

有一點值得提醒的是團隊每位成員看到的記事本檢視頁可能不盡相同。他們可能受邀共用不同的記事本、從企業首頁 (下有詳細說明) 加入不同記事本,或個別建立自己的企業記事本。

企業標籤為企業所有。當您在企業記事本中的記事上新增標籤,這些標籤就自動成為企業標籤。任何有權存取企業記事本者就會自動擁有該記事本內企業標籤的存取權。

Mac 版 Evenote 企業標籤

個人標籤與個人記事本一樣,均為個人所有。如果您在個人記事本的記事裡貼上標籤,這些標籤就屬於個人標籤。您無法將企業標貼用於個人記事本中,反之亦然。個人標籤包括所有您加入 Evernote 企業帳戶前使用 Evernote 入門版、進階版或專業版所建立的標籤。

加入 Evernote 企業帳戶後,您每次新建立一則新記事、新記事本或新標籤時,都可以選擇是要建立為個人或企業的。在側邊選單裡可以選擇切換查看個人或企業記事、記事本或標籤,也可以利用記事、記事本或標籤檢視頁上方的控制鈕來切換。

如果還不確定要如何架構公司的企業記事、記事本及標籤,這裡有一個組織結構範例可供參考。當團隊成員開始建立工作相關的資料時,鼓勵他們建立企業記事本和企業標籤,避免使用個人記事本和標籤。如果您或您的團隊在公司導入企業版前已經熟悉 Evernote 的使用方式,請確認他們了解個人與企業內容的差異。

企業垃圾桶 - Evernote 企業版為了避免資料意外遺失,任何人從企業記事本裡刪除記事時,並不會自動完全移除該記事,而會移到企業垃圾桶中。只有企業管理員有權從管理員主控台永久刪除或回復垃圾桶中的記事。

查看企業內容新方法

要了解公司的 Evernote 企業帳戶的情況,企業首頁是個很好的入口。在企業首頁裡,您可以查看企業內容的最新動態概況,我們也會在企業首頁裡向您建議您可能感興趣的共用記事本。

您還可以查看每位成員的個人資料,以及他們所建立而您有權存取的記事及記事本。他們沒有開放共用的記事資料就完全不會出現在其個人資料頁上。最後,您還可以查看所有發佈給全公司的記事本並加入任一您有興趣的。

請注意:目前企業首頁只提供於 Mac 及 Windows 桌機版 Evernote 上使用。

Mac 版 Evenote 企業首頁

帳戶管理控制

如果您擔任貴公司企業管理員,您可以從管理員主控台管理 Evernote 企業帳戶。管理員主控台中包括人員、記事本、標籤、帳單資訊等的控制。您也可以在管理員主控台管理企業垃圾桶。下面會有對管理員主控台更詳細的說明。

註冊使用 Evernote 企業版

您註冊加入 Evernote 企業版時,可以使用現有的 Evernote 入門版、進階版或專業版的使用者名稱及密碼。如此一來,所有現有的個人記事和記事本以及公司的企業內容都可在同一帳號下查看。您無需建立新的使用者名稱及密碼。

註冊後,請務必設定一個工作用的企業電子郵件。共用企業內容時,顯示的會是您的企業電子郵件,而非個人電子郵件。當您共用個人資料時,則會顯示您的個人電子郵件。您可以到帳戶設定中設定企業電子郵件信箱。

帳戶摘要

您邀請成員加入 Evernote 企業帳戶時,務必請他們使用現有的 Evernote 使用者名稱及密碼 (如果他們已經是 Evernote 用戶),並且在帳戶設定中設定一個工作用企業電子郵件。

管理團隊帳戶

Evernote 企業版是為團隊所設計的,至少需要一人以上來管理此帳戶。這些人稱為企業帳戶的管理員,他們有權監督並管理公司的 Evernote 企業帳戶。

如果您是貴公司企業帳戶的管理員,熟悉管理員主控台是很重要的。就算您曾經使用過 Evernote,轉換到 Evernote 企業版時,也需要一點時間來認識管理員主控台。在管理員主控台上您可以:

  • 新增或移除使用者
  • 變更使用者的使用權限
  • 監看哪些使用者曾存取企業內容
  • 管理企業記事本、記事、標籤和企業垃圾桶
  • 查看並更新帳單資訊和交易歷史紀錄
  • 啟用安全性功能,如單一登入 (SSO) 等
  • 管理整合服務,例如 Salesforce

管理員主控台

請花點時間認識管理員主控台中的各種工具,因為只有您和企業帳戶其他管理員有權存取並使用這些工具。

您的 Evernote 企業管理員的數量應維持至少兩名以上。如此一來,如果有一人無法執行任務,至少會有一人可以遞補支援,存取並管理您團隊的工作空間。企業管理員可能是公司管理階層,或 IT、人事、財務部門中值得信賴的人士。所有管理員均擁有相同的權限可以監督並管理帳戶中的企業內容、使用者,以及帳單資訊。請審慎選擇管理員。一般來說,應避免讓帳戶所有使用者都成為管理員,而是讓少數值得信賴的人來管理您的 Evernote 企業帳戶。

要新增管理員,請到管理員主控台,選擇「管理使用者」,再選擇您要指定成為管理員的人士。在「動作」下拉選單中選擇「設定管理員」,就能授與這些人管理員層級的權限。

在管理員主控台管理使用者

Evernote 企業版與您的團隊

管理您團隊專屬的工作空間

您個人的 Evernote 工作空間要如何架構完全由您自己決定,精簡繁雜隨人。但是團隊的工作空間就需要一些規劃及組織才能順利運作。您必須思考一下團隊的 Evernote 企業工作空間應該如何架構,讓團隊運作可以更順暢。如需更多資訊,請參考另一份指南:如何架構團隊的 Evernote 企業工作空間

一旦建立好團隊的 Evernote 企業記事、記事本和標籤使用架構以後,就可以著手新增內容。您可以新增全新資料,或是將原本存在個人 Evernote 帳戶裡但更適合成為企業資料的內容轉換到企業帳戶中。

要轉換單一記事,請將該記事從個人記事本移到企業記事本,該記事就立即可供所有有權存取該記事本的人使用。

如要轉換整本個人記事本,請用 Mac 或 Windows 桌機版 Evernote,在記事本上按滑鼠右鍵或 Control 鍵,並選「轉換為企業記事本」。該記事本就會從您的個人帳戶中移除,轉換為企業擁有的企業記事本。轉換記事本會有幾點重要改變:

  • 記事歷史以及建立日期會重設到轉換日期。
  • 如果您曾經設定共用該記事本,轉換後必須重新設定。

直接從檔案建立的記事

佈署 Evernote 企業版

除了思考如何架構整個團隊使用內容的組織結構,您還需要計劃如何實際將 Evernote 企業版導入每一位成員的工作中。舉例來說,可能有些成員已經對 Evernote 很熟悉,但有些成員可能之前未曾聽過 Evernote。您需要一些策略規劃,讓團隊知道有 Evernote 企業版這個工具,說明使用 Evernote 希望達到的目標,解釋預期的效果,並訂定佈署及教育訓練的的日程時間表。

我們的 Evernote 企業版佈署指南裡有詳細說明如何成功將 Evernote 企業版導入到團隊。

團隊共用內容

成功佈署 Evernote 企業版以後,就可以開始設定資料共享。雖然 Evernote 企業版是為了團隊協作與共用而設計,系統預設企業記事和記事本一開始都並非共用的,只有資料建立者及管理員有權存取查看。等您準備好要來分享這些內容,則有兩大選項:與個別人士共用,或與全公司分享。

與個別人士共用 – 如果您有一則記事或記事本只希望與少數幾人共用,請點「共用」鈕,再輸入您要共用的對象並設定他們的存取權限。您可以設定共用者權限為只能瀏覽、可編輯,或可編輯並邀請他人。如果您與團隊共同執行一個專案,共用記事資料就可以確保大家能在中央工作空間裡查看並建立新資料。您也可以邀請顧問或合作廠商等非 Evernote 企業帳戶成員的人士共用記事。如果需求變更或專案有變動,您隨時都可以取消或改變共用人的存取權限。

與個人分享企業記事本

與全公司共用 – 使用 Windows 桌機或 Mac 版 Evernote 您還有另一個共用選項:將記事本發佈給全公司。這麼做讓公司裡任何人都可以從企業首頁存取該記事本,而發佈的記事本內容也會出現在夥伴們執行的搜尋結果中。如果您執行的專案較無隱私性、收集的資料可能與全公司相關,或您處理的事務較無資料敏感性,您就可以考慮發佈記事本。發佈記事本可以幫助公司的 Evernote 資料庫成長,有更多知識可以搜尋得到。人事資料表格、員工手冊、公司年曆、新聞稿等資料都是很適合發佈給全公司的記事本內容。

發佈企業記事本給全公司

一般來說,如果您正在處理的專案還在草案階段,還不方便公開,您可以持續在未開放共用的企業記事本中處理。資料準備好公開時,您可以共用或發佈該記事本,或將這些記事移到已經開放共用的記事本中。設定共用後您可以點擊「共用」鈕,用 Work Chat 告訴同事們記事已經與他們共用,並可討論更多細節。

跨部門找資料的新方法

除了收集、共用企業內容,Evernote 企業版也提供團隊新方法尋找及存取使用團隊夥伴處理的資料。

在 Evernote 入門版、進階版或專業版上,您可能已經習慣從您自己的記事和記事本中搜尋並找到結果。您在 Evernote 企業版裡搜尋時,除了自己的記事,還會找到團隊成員設定共用的記事及記事本。您甚至會在搜尋結果裡看到建議的,可能是您所搜尋的關鍵字的領域公司裡的專家。Evernote 企業版的搜尋結果裡只會顯示指定與您共用或發佈給全公司的內容。

從個人及企業記事本獲得搜尋結果

此外,點擊側邊選單上的企業名稱就可以進入企業首頁。您在企業首頁可以查看所有企業成員以及他們共用的資料。您還可以直接在企業首頁搜尋企業記事本。

Mac 版 Evenote 企業首頁

Evernote 企業帳戶維護

個人使用的 Evernote 帳戶其實無需花太多時間來維護。但是團隊使用的帳戶就應該定期移除過期的資料、刪除不再使用的標籤等作維護。因為這是您與團隊共用的公共空間,保持資料整齊與更新讓大家都能更輕鬆地貢獻所知、尋找資料,工作效率也能更快提升。

應該定期執行的動作有:

  • 將不符合既定組織命名原則的記事、記事本、標籤重新命名
  • 檢查記事本裡是否有重複、過時或已經無用的記事
  • 檢查標籤,將重複或沒在使用的標籤移除
  • 調整共用記事和記事本的使用者權限

如果您擔任企業管理員,您可以自行直接在 Evernote 或在管理員主控台上執行部分動作。您也可以請團隊同仁幫忙維護他們分享共用的內容。

管理主控台裡的標籤

可下載範本

相關資源

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