How-to: 讓會議更有效率

How-to: 讓會議更有效率

How-to: 讓會議更有效率

會議更高效

會議是我們大部分人工作中很必須的一部份,但我們又常感到會議缺乏效率,甚至是在浪費時間。儘管我們大概無法將會議完全從工作流中刪除,Evernote 企業版可以幫助您與您的團隊讓會議更有效、更具生產力。

以下為您介紹如何利用 Evernote 企業版讓您團隊的會議脫胎換骨。

 

在 Evernote 裡規劃議程

您一定有過這種經驗:走進會議室時對為什麼要召開會議、要討論什麼毫無頭緒。但如果事前有個會議大綱,您在走進去的那一刻時就已經準備好貢獻自己的心力了。這就是為什麼會前要使用 Evernote 企業版建立好詳細的議程,確保每位與會人員的開會時間都是具有意義及生產力的。

建立一份高效議程方法如下:

建立一份新記事,並以會議日期及主題為記事命名。記事內容則可包含以下元素:

  • 會議目的
  • 預期成果
  • 討論事項的核取清單
  • 每位與會人員應報告內容
會議記錄
專業技巧您一邊輸入資料,Evernote 會自動為您顯示您自己 Evernote 帳戶或同事共用的記事中內容相關的記事。這些延伸內容能讓您的會議準備更輕鬆。
 

蒐集細節資料

很多會議會需要您與團隊討論專案、文件、財務資料等。這些細節您可能不希望全部都直接列在議程裡,這時議程記事就可以用來蒐集詳細內容,可能包括:

  • 使用 Evernote Web Clipper 蒐集的網路研究情報
  • 預算及財務預測的試算表
  • 設計概念圖

製作議程記事本

 

輕鬆找到議程

為了讓會議議程更容易找到,您可以建立一本《會議議程》企業記事本。將此記事本與專案團隊共用,並授權他們可以自己加新記事或修改您的記事。如此一來,團隊裡任何人都可以加上他們要討論的項目、附加重要檔案、或新增他們主辦之會議的議程。

會議議程記事本

如果您的會議有外部顧問、供應商、客戶要一起參加,將團隊內部的《會議議程》與他們共用可能就不太適合,他們只需要看到他們要參加的該場會議的資料即可。要向公司外部人士分享議程時,請點擊記事上的共用圖示,再用電子郵件或 URL 與他們共用。對方就算沒有使用 Evernote 也可以直接在瀏覽器中檢視您寄的議程。

與外部人士分享議程

 

做足準備

每位與會人員都有一份議程在手時,他們可以隨時利用電腦、手機或平板來查看。會議時每個人都會很清楚這次開會的目的,以及每個人應該要提出什麼。

使用行動裝置檢視議程

為了確保大家都在進度上,在 Evernote 裡設定提醒,會議前一天提醒大家花一點時間確實瀏覽議程內容。

提醒人們看議程的提醒事項

 

向投影片說再見

身為會議籌辦人,您要主導整場活動。製作投影片往往佔去會議準備很大一部分時間,現在這些都可以省下了。使用 Evernote 內建的「簡報模式」,就可以直接將議程記事變成全螢幕的簡報。您只需要將您的裝置連上大螢幕或投影機,按下簡報模式,就可以開始報告。如果您的記事裡有附加圖片、圖表或其他檔案等,它們也會自動以全螢幕呈現。此外,您還可以使用內建的雷射筆,吸引聽眾注意力,指出最重要的內容。

在第二螢幕上簡報

 

最棒的會議筆記

每場會議都應該指定一名會議記錄人,此人應當拍下白板、記下討論討論、記錄決議以及下一步的行動事項。在每場會議裡,別忘了指派這樣的人物,請他們在共用的議程記事底下直接做記錄。

可以記錄到 Evernote 裡的會議內容包括:

  • 會議過程錄音
  • 拍下白板的照片
  • 紙上手寫筆記
  • 寫在 Post-it®便利貼上的腦力激盪點子

不論您的會議筆記是直接寫在 Evernote 裡,或使用內建的文件相機拍下照片,Evernote 強大的搜尋功能都可以快速搜尋到,所有資料都能隨時隨地立即回覆。

輕鬆搜尋 Evernote 裡的任何資料

專業技巧If multiple team members took notes during the meeting, you can merge them together and add them to your main meeting agenda note.

注意:使用Evernote的錄音功能錄任何談話前,請務必了解相關法律是否規定必須先向錄音對象獲得許可。

 

會議結束時資訊清楚明白

通常小組會議結束後,每個人都會有後續要處理的事項。但是會議過程中往往討論很多事情,人們丟出各式各樣的點子,以至於最後誰負責什麼需要再釐清一次。會議尾聲時可以問每位與會者他們的後續任務為何,是否還有不清楚的地方。這麼做可以確保大家進度一致,並且可以立即開始自己的部分。

您可以直接在會議議程下面用核取清單的方式列出每個人的行動項目。小組成員每完成一個任務,就可以自己勾選掉自己的方塊,表示完成。如此一來,無須任何 email 往返,大家查看該記事就能立刻知道專案的進度。如果有行動項目有時間壓力,就加上提醒事項提醒大家限期。

下載範本

 

下載範本

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_EXCLUDE=ja

播放影片 %{current} 之 %{total}
影片 %{current} 之 %{total}