How-to: 在 Evernote 裡建立資訊資料庫

How-to: 在 Evernote 裡建立資訊資料庫

How-to: 在 Evernote 裡建立資訊資料庫

在 Evernote 裡建立資訊資料庫

不論任何工作群組或團隊,有一個資訊分享的系統都很重要。如果沒有這樣的資訊分享平台,工作時要找相關的文件、筆記、檔案都很困難。Evernote 讓建立一個共用資訊資料庫輕鬆簡易。設定很快速,立即就可以與多位投稿人分享,而要擴充、使用和維護也比一個專門的內網或 wiki 簡單很多。

以下為您介紹如何使用 Evernote 作為您團隊的資訊資料庫。

決定內容資料

考慮哪些資料要放進您的 Evernote 共用資料庫時,首先可以從那些幾乎公司裡每個人都會用到的資料著手。

常用資料可能包括:

  • 專案範本
  • 狀態查核清單
  • 企業目標
  • 員工手冊
  • 核准單
  • IT 指南

將重要資料存到您的資料庫裡,同仁有需要時就可以很輕鬆的找到。

蒐集文件到記事本裡

要建立所有檔案文件的中央資料庫,首先請點擊 +新記事本 按鈕,建立一本新的企業記事本,並命名為《團隊資料庫》。

建立一本《團隊資料庫》記事本

您現在有個地方可以收集所有團隊共用的檔案。如果是電腦裡以有的檔案,直接拖曳放入 Evernote 即可。這裡我們假設打開您電腦上的資料夾,內含有一份貴公司所有健康醫療資源的檔案。

請直接將該檔案拖曳到我們剛剛在 Evernote 裡建立的新記事本中。

拖曳放入到 Evernote

這麼做會建立一則新記事,拖曳進來的檔案則成為該記事的附檔。您可以繼續附加更多檔案到該記事,亦可直接在記事內文中輸入更多與該檔案相關的資料。

直接從檔案建立的記事

“Pro-tip如果您有很多檔案要放入《資訊資料庫》記事本中,您可以在「記事本檢視畫面」中一次全部選取檔案並拖曳到《團隊資料庫》記事本,每個檔案就會自動成為該記事本下的一則記事。

團隊輕鬆存取共用

如要將此記事本當作團隊共用的資源,您就必須先將它分享共用出來。請到記事本檢視頁,在《團隊資料庫》按右鍵再選變更共用。如要與全公司分享,請點共用面板中的發佈。

直接從檔案建立的記事

您可以在企業首頁的側邊選單中找到所有發佈給全公司的記事本。企業首頁也是個中央入口,可以看到其他人分享了什麼資料,以及同事們正在處理那些事務。您也可以在「企業記事本」標籤頁下找到《團隊資料庫》記事本。

Evernote 企業首頁

如果您僅希望將資料分享給部分人士,點擊 Work Chat共用鈕開啟 Work Chat 對話框就可以指定收件人,並且可以變更共用人的使用權限。

團隊共用記事

企業記事本是最適合用來收集企業內的共通資源,您隨時可以使用任何裝置存取其中內容,而且一旦存入 Evernote,所有資料就立即可供搜尋。

 

可下載範本

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