How-to:記錄您的工作流

How-to:記錄您的工作流

How-to:記錄您的工作流

記錄您的工作流

工作流是您每日生產力主幹,是幫助您完成事務的一連串習慣和程序。

您的工作流已是如此根深蒂固,所以特別記錄專案或工作項目的處理步驟似乎不是很必要。但是您的記錄對其他可能需要執行同樣的任務的夥伴來說卻會是不可或缺的手冊指南。

有了 Evernote,您可以輕鬆記錄團隊的工作流。此指南將詳細說明如何編纂記錄工作流並與團隊共用。

文件類型

您可能在 Evernote 裡建立的工作流檔案大抵可分為三大基本類型:程序、核取清單、操作說明。簡單說明如下:

  • 程序 簡列出要提出成品或服務需要完全哪些細項任務。
  • 核取清單 確保任務通常依特定順序完成。勾掉任務即表示進度完成,尚未勾掉的事項則可用來提醒還有哪些事情還沒做。
  • 操作說明 提供一步步的清楚指示。此類說明通常伴隨有圖片,也就是為何很適合在螢幕上解釋工作流。

首先從大綱程序開始

假設您要建立一份電子報,並且希望每一次都以同樣的方式準備這份電子報。您需要的就是一套詳實記錄準備步驟的程序。

首先建立一份企業記事本裝載所有資料。請點 + 新記事本、選擇「企業記事本」、命名為《工作流》。

為現有專案建立記事本

想一下要完成整件事有哪些步驟。舉例來說,要完成一份電子報需要的步驟有:

  1. 建立電子報
  2. 撰寫圖文草稿
  3. 進行傳送測試
  4. 建立收件人列表
  5. 傳送給收件人列表
  6. 追蹤成果

建立一則新記事寫出所有大綱步驟,作為列出所有主要程序項目的中央位置。點擊《工作流》記事本中的 +新記事鈕,命名為「電子報 - 建立並傳送」,並記下所有程序步驟。如有需要可在每個步驟前加上核取方塊,更進一步幫助您掌握進度。

列出主要步驟的核取清單

建立一張任務清單

現在您已經有一份列出所有主要程序的記事,就可以開始加上更多細節。方法是為每個電子報建立程序建立個別的核取清單。

在《工作流》裡點擊 + 新記事,以新增空白記事到記事本中,並命名為「電子報 - 01 - 建立電子報」。請在「檢視」工具列下確認您是依標題排序記事。為每則記事加上編號,就可以很方便地在記事本裡排序記事。

現在請列出要完成該程序的所有詳細步驟。點擊記事編輯器工具列上的核取方塊圖示,為每個步驟加上核取方塊。您可以為每個程序步驟個別建立記事,裡面列出這樣的核取清單。

列出詳細步驟的核取清單

記錄說明步驟

程序或步驟等可以用文字說明的東西使用程序和核取清單來記錄非常合適,但是有些畫面或操作很難用文字解釋清楚,要怎麼辦呢?使用 Skitch 與 Evernote 搭配,就可以輕鬆螢幕截圖,直接標註,並與其他說明文字一起儲存。

首先,開啟您要記錄的應用程式或網頁。這裡我們開啟的是電子報管理工具。然後開啟 Skitch 並選取螢幕速拍工具,將游標移到要擷取的區域。範例中選取的是電子報工具中的範本選取畫面。

您的截圖會自動出現在 Skitch 裡。您可以依照需求加上箭頭、方塊、文字、或螢光筆畫註。

使用 Skitch 標註截圖

利用圖片記錄工作流格外實用,使用圖片可以明確說明操作處,可以避免不必要的誤會或混淆。

使用 Skitch 加上說明文字

每一步都清楚標示完成後,將該截圖直接拖曳到 Evernote《工作流》記事本中,與其他文字說明、核取清單、以及其他更多資料一起並列。如有哪個程序包含多個步驟,每個步驟的說明截圖都可以在標註好後拖曳存入 Evernote。一則記事可以附加多張截圖,豐儉隨您意。

捕捉截圖說明操作步驟

使用記事連結,方便快速導覽

當您的程序內含多個步驟,使用超連結從一則記事連結出去可以節省更多時間。這裡我們使用「電子報 - 建立並傳送」記事作為範例,說明如何將一則記事作為主紀事,整合所有相關的文件資料。

首先,在記事清單中找到「電子報 - 01 - 建立電子報」記事。在該記事上按滑鼠右鍵,選取「複製記事連結」。這麼做會將該記事的超連結複製到電腦的剪貼簿中。

複製記事連結

現在回到「電子報 - 建立並傳送」記事,將清單中的第一項「建立電子報」反白,按右鍵,在彈出選單中找到「連結」,再按「新增」。

指定文字轉連結

在彈出視窗中按右鍵並選「貼上」或用鍵盤按 Control-VCommand-V,將電腦剪貼簿上的連結貼上,完成後請按 OK

將連結貼到記事

您會看到剛剛選取的文字變成可點選的超連結。點下即可直接跳到建立電子報的詳細說明記事。

完成的記事連結

團隊共用

整個工作流都記錄完畢以後,當然要與您的團隊共用分享。您可以直接在 Evernote 裡利用 Work Chat 與團隊共用。在 Windows 上請點資訊看板上的「記事本」,游標移到《工作流》記事本上時請點共用;Mac 上,請在《工作流》記事本上點擊 Work Chat 按鈕。在彈出的 Work Chat 視窗中輸入您要邀請共用的團隊成員一起瀏覽或協作您的資料。

團隊共用記事

現在您的團隊成員都可以瀏覽您所建立的記事了!如果您有開放權限,他們也可以隨時協作更新這些工作流記錄。

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