How-to: 用 Evernote 建立無紙辦公室

How-to: 用 Evernote 建立無紙辦公室

How-to: 用 Evernote 建立無紙辦公室

用 Evernote 建立無紙辦公室

有效率的團隊合作需要一個中央空間,讓大家都可以快速儲存並找到資料。從前大家都用一個大鐵櫃來裝所有紙本,近期則是把這些電子檔丟進共用硬碟,資料卻很難尋找或存取使用。

現在我們有 Evernote,一個因應當代工作環境而生的數位「檔案櫃」。不論是筆電、智慧型手機、平板,Evernote 無所不在。方便隨時找到您本人或同事等建立的資料或文件。您也可以新增或更新記事、捕捉靈感、將意見回傳給團隊,讓 Evernote 成為所有忙碌的團隊成就最高生產力的最佳助手。

建立架構

要讓生產力極大化的第一步就是為您團隊所有電子檔案建立一個清楚、一致的架構。

首先,為 Evernote 裡的團隊記事本建立一套命名和整理的架構。理想上,您的記事本架構應與公司內現行的數位和紙本檔案整理系統相同。當所有平台都一致,夥伴們就能更快上手新程序。一旦團隊記事本建立好,您就可以開始著手將紙本和數位檔案移到 Evernote。

更多如何建立團隊資料的架構,請參考《How-to:打造團隊的 Evernote 企業版工作空間》。

將紙張帶入 Evernote

很多企業至今依然使用大量紙張。有了 Evernote 您可以將辦公室裡的用紙減量,並讓所有紙本資料在 Evernote 成為可搜尋、可共用的資訊。

在正式將紙張文件轉成 Evernote 的記事前,首先應該先過濾掉那些已經不需要或無關的資料。

策略上來講,您可以先從最近完成的檔案開始檢查,再慢慢處理較舊的資料。要一口氣掃描所有檔案,或是一次做一點都可以。全部數位化後,參考公司的文件留檔規定,決定是否可以廢棄、回收或必須將紙本文件繼續留存。

決定哪些文件要整理到 Evernote 後,就到了掃描時間了。Evernote 的行動掃描 app Scannable,能夠快速敏捷地將紙本文件數位化到 Evernote。將 Scannable 下載到 iPhone 或 iPad 裡後,您就可以輕鬆快速地將收據、名片、契約等各種紙張捕捉儲存到 Evernote。

請將要掃描的紙張、文件或名片放在強烈對比色的背景上,再開啟 app 並將手機放在文件正上方,讓鏡頭對準文件並調整遠近,直到螢幕上出現藍色框,表示偵測到文件的長方形。

使用 Scannable 掃瞄

倒數結束即表示您的掃描檔處理完成,已可在 Scannable 的掃描匣內預覽。如果您對掃描檔滿意,請打勾核准;如果不太滿意,您可以做些調整或重新掃描。

核准的掃描檔可以存入 Evernote 並選擇要儲存的記事本。單張掃描檔會依原始文件類別而被存成圖片或 PDF 檔,多頁的文件則會批次存成 PDF 檔。別忘了儲存前確認或重新命名掃描檔,方便日後查找。

將 Scannable 檔案存入 Evernote

進階技巧 如果您有許多檔案需要掃描,就需要更快的掃描方式。Scannable 設計上也可與 Evernote 版 ScanSnap 掃描器結合,非常適合需要有大量掃描需求的團隊。

收集電子檔

除了紙本文件,公司裡必然有散布在無數電腦與共用硬碟裡的電子檔案。使用 Evernote,集中管理所有檔案,不論是要參考資料或是團隊合作都會更有效率。

將所有檔案全都移進 Evernote 並不必要,也不是最好的處理方法。將最常共用的、需要公告的,或多數人都要存取的檔案率先存進 Evernote 是更聰明的方法。您可以先從專案相關的檔案、公司政策、產品相關資訊、銷售工具等檔案文件著手,放入 Evernote。

下面的範例中,我們將把與最近電子報重新設計專案的相關檔案匯入。首先請建立一本新的企業記事本,並命名為《專案 - 電子報翻新設計》。

為現有專案建立記事本

您現在就有個地方可以用來收集所有專案相關的檔案。您可以直接將電腦裡的檔案拖曳放入 Evernote。這裡我們打開電腦上的電子報重新設計專案的資料夾,內有各種設計稿、研究資料,以及其他相關文件。要匯入 Evernote,請直接將檔案拖曳到剛剛建立的新記事本裡。

拖曳放入到 Evernote

Evernote 會自動將每個拖曳進來的檔案新增為一則記事。

直接從檔案建立的記事

這一切都不會影響原始檔案,它依然在電腦裡原本的位址。如果您願意,可以指定現在在 Evernote 裡的版本為「正式」版。這麼一來,所有共用的人都可以從電腦、手機、平板上等各個平台存取到檔案的最新版。

“Pro-tip儲存在記事上的檔案隨時可以開啟並加以編輯,而所有變更也都會立即儲存,確保團隊裡每一個人使用到的都是最新的文件檔案。

團隊共用

紙本和電子檔都移入 Evernote 記事本後,別忘了與團隊共用記事,讓 Evernote 成為您團隊高效率的最佳助力。使用 Work Chat 就可以輕鬆共用個別記事或整本記事本。

團隊共用記事

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