How-to:使用 Evernote 進行任務管理

How-to:使用 Evernote 進行任務管理

How-to:使用 Evernote 進行任務管理

使用 Evernote 進行任務管理

現代生活是很忙碌的,每個人都有做不完的事情。想要不被沖昏頭並能保持高效生產力,建立一個有效率的任務清單系統就很重要。Evernote 不僅僅是您在掌握靈感想法及專案的工作空間,同時也可用來整合、監督生活中各個面向的事務。以下讓我們為您進一步說明。

 

基本任務管理

如果您的任務管理需求相對直觀,一兩張簡單的清單可能就足夠了。舉例來說,如果您想要建立一份工作或個人事務的清單,點擊 + 新記事新增一則記事,再將它重新命名為「個人事務」即可。

建立好新記事,就可以開始加上內容。請點擊工具列中的核取方塊圖示,再開始輸入即可。按下 Enter 鍵,Evernote 就會自動再新增一個新的核取方塊。

如何使用 Evernote 進行任務管理

繼續增加任務到這個記事裡。如要以類別分類,亦可將標題以粗體或不同顏色凸顯出來。

如何使用 Evernote 進行任務管理

如有任務與其他記事相關聯,您可以將記事連結起來,以後只要點一下就能直接連過去。舉例來說,您在任務清單裡可能只有寫買菜,但實際要買的品項太多不想直接列在任務清單中,利用記事連結就可以快速從任務清單連結。

找到您要連結過去的記事。此例中是《購物清單》記事。請在該記事上按滑鼠右鍵(Windows)或按住 Control 鍵再點它(Mac),並選取「複製記事連結」。

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回到您的《個人任務》清單中,將買菜反白起來,再按右鍵(Windows)或按住 Control 鍵再點滑鼠(Mac),點選單中的「連結」或「超連結」,然後按「新增」。

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在彈出視窗中按 Control+V(Windows)或 Command+V(Mac)貼上連結,完成後請按 OK

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記事連結新增後,點按有底線的文字就會直接連到設定的記事。連過去後點擊工具列上的「返回」鍵就可以回到剛剛的任務清單中。

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新增完所有待辦事項後,您可能會需要常常存取這則記事。將這則清單記事拖曳到資訊看板的「捷徑」區中,以後隨時都可以快速檢視使用。

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現在您要進入任一任務都只要一個點擊即可。

您每完成一件任務,就可以把前面的方塊打勾表示完成。在手機或平板上也可以打勾表示完成。

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任務管理強化版

如有更複雜的需求,例如管理專案工作的詳細進程、掌握哪位同事是負責哪個任務,或跨多本記事本管理任務,您需要的會是不太一樣的任務管理法。

首先思考您想要如何篩選或檢視任務,您可以依狀態分類(待辦、處理中、處理完畢)、依專案或客戶名分類(電子報、A 公司)、依同事名劃分(宜君、正雄、Emma),或甚至全部交叉使用。先思考一下分類方式,您的清單就可能長這樣:

狀態

  • 待辦事項
  • 等候中/待處理
  • 處理中
  • 完成
  • 擇日處理

專案

  • 專案名

客人/客戶

  • 客戶名(姓、名)
  • 公司名稱

夥伴

  • 名字

地區

  • 北美
  • 南美
  • 歐洲、中東和非洲
  • 中國
  • 日本
  • 亞太地區

決定好分類方式後,請使用您的清單建立標籤,就能依照這些分類來過濾記事。標籤很有用的地方在於它讓您可以跨記事本尋找貼有同標籤的記事,讓您多一種方式過濾資訊。

要新增標籤,請先開啟您要貼標籤的記事,點擊記事上方的標籤圖示再輸入標籤名。

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您會看到標籤已經顯示在記事上方。如要再加更多標籤,請直接點按剛剛新增的標籤旁邊就可以開始輸入新標籤,打完請按 Enter 或 Return 鍵即完成新增。您可以視需求新增任何數量的標籤,例如您可以貼上此任務的狀態,再貼上負責人是誰等。

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標籤一經建立後,日後您在標籤欄內輸入時,Evernote 會自動建議您相似的標籤。在 Evernote 企業版裡,任何有權存取貼有標籤之記事本者亦有權存取其中的標籤。

繼續新增標籤到您希望追蹤的任務的記事裡。

 

複檢您的任務

成功在記事上貼上標籤後,有幾個方法可以使用一或多個標籤來篩選記事。

要檢視所有標籤,請點資訊看板中的「標籤」即可。如您有使用 Evernote 企業版,還會看到所有您有權存取的企業記事本上的標籤。

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點擊任一標籤,所有貼有該標籤的記事不分記事本,都會列在記事清單裡。舉例來說,點擊「John」就可以立刻看到所有貼著他的名字的任務記事。

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如您希望能快速存取特定標籤,可以將它(們)拖曳到資訊看板中的「捷徑」區。您每次點擊標籤捷徑,就可以立刻看到所有貼有該標籤的記事。舉例來說,您可以將「待辦」、「處理中」、「完成」等標籤拖到捷徑區,以後想要快速知道每個任務的現狀時,直接點擊這些捷徑就好了,方便又有效率。

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有時候您可能會想利用多個標籤進行多重篩選,例如:同事(John)要處理哪些任務(狀態:待辦)。

Windows:點選資訊看板中的「記事」檢視記事清單。在記事清單頂端,點擊以依標籤篩選,再選取要作為篩選條件的標籤。

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您可以複選多個標籤,例如點選「John」再選「待辦」,即可查看所有 John 需要處理的任務有哪些。

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每增加一個篩選標籤,記事搜尋結果範圍就會再縮小一點。您可以用這個方法組合任何任務狀態、人物、專案等做搜尋。上例中我們就可以很快找到 John 還需要處理哪些任務的所有列表。

如有一些標籤組合日後還會再用到,您可以直接建立「儲存的搜尋」。做法很簡單:首先確認搜尋欄內出現的就是您要的標籤組合,點按搜尋欄內,再點「儲存搜尋」,輸入這組儲存的搜尋名稱後即可。

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完成儲存後,這個「儲存的搜尋」就會出現在您點擊搜尋欄後出現的下拉選單中。任何標籤或標籤組合都可以新增到儲存的搜尋或捷徑裡,方便篩選任務。

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直接將儲存的搜尋從下拉選單拖曳到捷徑裡。

如何使用 Evernote 進行任務管理

Mac:點擊資訊看板中的「記事」檢視記事清單,再點搜尋欄。找到搜尋欄底部的彈出選單,選取「新增搜尋選項」,再點「標籤」。選取第一個標籤,再點「新增」。此例中我們將先點「John」再加上「待辦」標籤。

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現在我們看到的就是所有 John 待辦事項的相關記事。

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如要儲存這組搜尋條件方便重複使用,我們可以建立一個「儲存的搜尋」。請到工具列點擊「編輯 > 找尋 > 儲存搜尋」,再為這組搜尋詞命名即可。

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您儲存的搜尋現在就出現在搜尋欄裡。如希望一鍵使用,請將它從搜尋欄拖曳到「捷徑」裡。

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變更任務狀態

隨著時間過去,任務會有各種變化。同事可能會從 A 組轉到 B 組,任務的狀態也會有所改變。別忘了隨時更新標籤,適時反映任務的最新情況。

要更新任務狀態,請開啟貼有標籤的記事。如要刪除標籤,請直接點選該標籤再按鍵盤上的刪除鍵即可。

如何使用 Evernote 進行任務管理

清除已無關的標籤後,請依照現況新增適當的標籤。例如原本貼有待辦標籤的任務現在已在著手進行了,就請刪除舊標籤並貼上「處理中」。以建立過的標籤在您打字時就會自動提示建議。

如何使用 Evernote 進行任務管理

標籤維護更新是有效任務管理中很重要的一環。請養成隨時依照任務或專案的變化即時更新標籤的習慣。如果您是與團隊共同合作,請務必確保團隊裡所有人都了解何時以及如何即時變更記事和任務的標籤。

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