How-to: 利用範本節省時間

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使用範本省時又便利

每次都從零開始建立會議議程、行事曆、專案時程表只是在浪費您的才華。在 Evernote 裡為這些常用文件建立好範本,可收事半功倍之效。製作方法如下:

 

建立您的範本資料庫

首先建立一個集中處,方便您及團隊成員能夠輕鬆取用這些常用範本。請先建立一本新的企業記事本,並命名為《範本資料庫》,將您與團隊用到的所有範本都存放在此。

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有了這本《範本資料庫》記事本,就可以開始把範本加進去。首先想想工作上常用的文件有哪些,可能包括:

  • 開會議程
  • 專案計劃
  • 時程表
  • 報帳單
  • 電話記錄
  • 等等

任何您常常需要調整的重點文件都可以做成範本。

這裡我們建立一個會議議程模板,方便日後重複使用。點一下 Evernote 視窗上方的「+ 新記事」按鈕開始建立您的第一個模板,將記事命名為「模板 - 會議議程」。

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建立好記事後,開始輸入模板所需的文字、格式,或其他元素。此例中,我們加上所有會議都必備的要素。

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完成一個模板後,繼續建立所以可以幫助您每日工作流更順暢的模板,並將它們全部加到《模板資料庫》記事本中。

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使用並重複利用

當您需要資料庫裡的模板時,請按滑鼠右鍵 (Windows) 或 Control + 滑鼠按一下 (Mac),再在彈出選單中選擇「複製到記事本」。

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選擇您要將模板複製到哪本記事本中。此例我們選擇將「模板 - 會議議程」記事複製到《會議》記事本。

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到您複製目的地記事本中,就能找到剛才複製的模板,可以立即開始編輯並輸入詳細資料。而原始的模板依然在《模板資料庫》記事本中。

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將複製來的模板針對現在的專案或會議調整細節。這裡我們針對即將召開的會議,變更了記事的標題,並將更多重要資訊直接貼到此記事中。

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跟其他 Evernote 記事一樣,您可以直接使用 Work Chat 與其他團隊成員共用此記事。請點擊記事中的「共用」鈕,即可授權同事共同分享。

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團隊共用模板

別自己把模板保留起來,何不發揮它們最價值,讓團隊成員也可以使用呢?建立好《模板資料庫》記事本後,用 Work Chat 將它分享給您的小組,亦可發佈記事本與全公司同事共用。

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請確認您分享或發佈《模板資料庫》記事本時設定的權限為「可檢視」,這樣大家都可以存取這些模板,但不會不小心覆蓋或刪除掉它們。

 

下載範本

瀏覽完整 Evernote 模板系列並下載費用紀錄、行銷行事曆、會議議程等多種模板。

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