How-to:協作專案

How-to:協作專案

How-to:協作專案

共同協作專案

想要高效團隊合作就一定要清晰的組織結構。專案有許多浮動的資訊,包括時程表、清單、記事、檔案和企劃案等。專案如有中央集合點,團隊每個人就都能即時迅速的取得最新資訊,並能更準確地掌握時效與期限。

 

為每個專案找一個家

當團隊的所有專案都整合在 Evernote 企業版裡時,團隊任何人都可以從任何裝置快速存取使用最新的資料,不論是從電腦、平板或手機裡。

在 Evernote 企業裡協作的第一步就是為專案建立一本企業記事本。設定記事本時讓大家都有編輯的權限,然後與整個團隊共用

如何共同協作專案

鼓勵大家都使用該記事本處理專案。

 

將所有變動部位資料集中一處

一個專案可能始於來自網路上的靈感,在團隊腦力激盪時有了生命,在寫下的企劃案中具體成形。而使用 Evernote 企業版您可以將所有資訊全部集中一處,讓團隊任何人都可以隨時存取參考任何細節資料。

這裡列出一些您可以收集到 Evernote 企業工作空間裡的資料:

  • 專案時程表
  • 網頁擷取和文章
  • 相片
  • 複本草稿
  • 預算試算表
  • 會議記錄以及行動事項

如何共同協作專案

腦力激盪會時,使用 Evernote app 中內建的相機功能拍下白板上的所有資料。讓這些靈感發想與專案其他資料全都集中「住」在一處。

 

使用記事本來維持每個東西 (及每個人) 井然有序

這裡提出一些有效整理記事本以及其中內容的方法,方便任何人都可以快速找到需要的資料。

專案擁有者應當:

  • 建立並維護專案記事本
  • 決定記事的命名原則
  • 加入已經收集到的種子內容

要求所有記事本投稿人都遵守命名原則,方便資料管理及查找。

為了確保專案進度,您可以建立一則專案計畫記事,方便大家掌握所有浮動資料的詳細說明(下面提供一份專案計畫範本可供參考及下載)

如何共同協作專案

建立一則目錄記事讓大家都能快速瀏覽記事本內容。

如何共同協作專案

新增提醒事項(記事視窗上方的鬧鈴圖示)以將記事置頂在記事清單上。

 

與客戶、供應商、顧問等共用

與企業外人士分享 Evernote 企業版裡的記事本及記事非常簡單。與外部夥伴共用記事本,讓他們也得以變更記事、更新專案資料,並與您的內部團隊分享新設計等。

若您希望合作夥伴或廠商可以瀏覽記事,但無須他們提供資訊,您可以用電子郵件或 URL 分享單則記事。如果您分享的是記事的 URL,收件人可以在瀏覽器中看到記事的最新版。這在分享專案計畫或時程表等希望大家都能掌握最新資訊時最為實用。

如何共同協作專案

 

將工作任務指派給團隊成員

除了與團隊分享資訊,您應該也會希望能夠掌握哪位同仁負責專案的哪個元素,哪些項目還在處理中,而哪些已完成。

標籤可以用來幫助團隊每個人清楚瞭解誰負責什麼,並且讓專案負責人隨時掌握狀況。在個別記事上貼上標籤以顯示誰負責其中提到的行動項目。如果不只一人負責處理記事中的任務,就請貼上每個人的標籤。

標籤亦可用來指示每則記事的狀態。例如,用來顯示某記事尚未完成且很緊急。可以使用的標籤有:

  • 狀態 - 完成、未完成、待處理
  • 時效性 - 緊急、非緊急、過期

如何共同協作專案

記得請同仁在記事狀態變更時也要更新標籤。

Evernote 企業版提供您多種方式監督團隊裡所有正在處理的專案。要快速檢視哪些專案需要多加把勁,您可以組合「負責人」及「未完成」等標籤為儲存的搜尋,再將最常用的儲存的搜尋拖曳到捷徑裡,方便每天快速存取查看。

  • 拖曳重要儲存的搜尋到捷徑方便快速存取
  • 加上提醒事項以提醒團隊關鍵時限及日期

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