如何歸納整理記事、記事本、和標籤

如何歸納整理記事、記事本、和標籤

如何歸納整理記事、記事本、和標籤

雖然 Evernote 的搜尋功能非常強大,我們依舊建議您建立一套記事、記事本和標籤的命名原則及方法,讓您及其他人找尋記事更方便!

更多關於如何將記事整理成記事本

更多使用標籤整理記事的方法

有序整理記事的秘訣

  1. 建立一套具邏輯性的記事本架構
  2. 定義一組重複使用的標籤
  3. 建立命名原則

建立一套具邏輯性的記事本架構

記事本可以以各種方式歸類,例如依照專案名或進度、部門或群組、客戶單位等。

範例:

群組 (或部門):記事本

描述

人力資源:

新進員工手冊

內容是給全公司員工的 (請假原則、福利、企業休假日、企業政策和章程、企業組織圖等)

徵才:

招募主管資源手冊

內含面試和評核表格範本、雇用程序、職務內容且僅與負責徵才之小組分享

產品開發:

專案 X

內含產品規格、設計、會議紀錄、工作項目並與各個產品小組分享

設計:

品牌資產

包含與全公司共用之 logo、圖像、字體等

業務與行銷:

最佳作法

內含與全公司分享之客戶企業善用產品之故事和實例研究

行銷:

設計靈感

內含僅限分享給行銷團隊內部之其他公司優良電子郵件、擷取之網頁、行銷活動等

定義一組重複使用的標籤

增加用來標註某公司、專案進度、任務或專案負責人、或其他能幫助人們更容易找到資料之可搜尋標籤

請注意:Evernote 企業版管理員有權建立和管理希望使用者使用之標籤。

範例

類別

標籤範例

位置

徵才:

蘇黎世、東京、舊金山、波士頓

進度或階段

任務管理:

現在、下一步、已完成

狀態追蹤:

新進、進行中、等待中、結案

關鍵人物或團隊

專案管理 (人或利用部門):

jfk、mlk、行銷

獨特識別碼

徵才(職位 ID):

ca-swe-14919, 14919

軟體工程師 (bug 或功能規格編號):

9984 或 fr9984

部門、類型、功能

徵才:

Android、iOS、行銷

常見符號

徵才:

史丹佛、劍橋、台大

顧問:

企業 1、企業 2、企業 3

運用底線(「_」)來命名多字標籤

徵才:

蘇黎世_開放、蘇黎世_關閉

建立命名原則

命名原則讓企業內所有使用者都能更快速的搜尋和管理內容。舉例來說,可以規定每一組或部門建立新記事本時,必須在記事本名稱上加上部門縮寫 (如 MKTG 代表行銷部門 (Marketing)) 。這樣的編碼日後可輕鬆搜尋所有該部門建立的記事本。

範例

  • 針對記事本:所有記事本名稱都以擁有該記事本之部門或小組之一字開頭。例如所有銷售部門的記事本名稱都以「Sales」為第一個字,如「Sales:Reports」

  • 針對記事:所有會議相關記事都以日期命名開頭,例如:2014-09-05 PM 週會

  • 針對標籤:所以指涉某專案或發表階段的標籤都以星號 (*) 開頭,例如:*alpha、*design、*pending

範本 - Evernote 企業版組織結構範例

 

個人標籤、共用標籤和企業標籤的差別何在?

  • 個人標籤:您可隨意在您建立的個人記事本中建立、移除、編輯任何標籤。任何您再也不需要的標籤都可從帳戶中永久刪除。當您將個人記事本轉換為企業記事本,Evernote 會建立同名的企業標籤,您個人帳戶中的標籤都不會被刪除 (但在轉換過程中這些記事在您的個人帳戶中會被移到垃圾桶)。

  • 共用標籤:若您擁有某共用記事本的編輯權限,您可自由增加或移除該記事本內任何記事裡的標籤。您移除共用記事本的記事標籤時,並不會將該標籤從記事本建立者帳戶的標籤清單中移除。但當標籤從共用記事本的所有記事中移除時,標籤就無法回復,必須請求記事本建立者將該標籤重新加回共用記事本中。

  • 企業標籤:若您加入任一企業記事本且擁有編輯權限,可自由建立或移除任何標籤。但只有企業管理員有權從管理員控制台變更或永久刪除帳戶內的標籤。

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