Evernote 快速資料查找技

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Evernote 快速資料查找技

縮短資料搜尋的五大方法


市面上有很多工具可以幫助我們找到所需的資訊。但有時我們真正需要的是,一個簡單的方法,可以幫我們篩選掉「不」需要的資訊。使用 Evernote,就可以在真正需要的時刻,找到真正相關和實用的資訊。

#1 在 Evernote 裡建立您自己的個人搜尋引勤

要將 Evernote 作為您的個人搜尋引擎,請:

  • 養成捕捉/擷取所有重要資訊到 Evernote 的習慣。所有打字/手寫的文字、圖片上的字、PDF 檔、Office 檔案都是可搜尋的,所以您可以放心將重要照片、電子郵件、螢幕截圖、網頁等全都存入 Evernote。
  • 在您所有裝置上都安裝 Evernote,包括手機、家中電腦、工作的筆電、行動平板等。不論何時何地靈感來襲,隨時都可以記錄儲存。
  • 為您家裡、辦公室的儲藏室、庫存物品等建立目錄清單。將所有物品拍下、存入 Evernote。如有需要可加上更多文字說明,例如效期、儲藏位置、使用方法、管理人等。

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在您的手機或平板上設定離線記事本。就算失去網路連線,依然可以存取使用裡面的記事和資料。

#2 利用搜尋捷徑快速存取記事

在 Evernote 裡建立捷徑,只要一個點擊就可以存取任何記事、記事本、堆疊、標籤、或儲存的搜尋。這是存取機票或電子票券、優惠券、訂位或訂房紀錄等最快速的方法。捷徑也很適合用於存取您的常用記事,包括:

  • 每小時:專案清單、會議記錄、電話記錄
  • 每日:課表、火車時刻表、運動課表;食譜、菜單安排、外食選單等
  • 每週:購物清單、健身房或團課登錄表

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Mac 和 Windows 版 Evernote 鍵盤快捷鍵:

  • 用快捷鍵 Cmd + J (Mac) 或 Ctrl + Q (Windows)「跳到」特定的記事、記事本、標籤。
  • 只要 Evernote 是在背景執行中,您就可以利用 Ctrl + Cmd + E (Mac) 或 Shift + F (Windows) 叫出 Evernote 的搜尋欄,就算當下您正使用另一個應用程式也沒關係。

#3 將相關的資訊統整到記事本

若您覺得瀏覽記事清單比搜尋記事更快,請您花點時間將記事分類、歸納到記事本中。您可以依照主題、專案、活動、人物等將類似的記事整合在一起。

記事本分類範例:

  • 主題 - 「健康養生」、「自動」、「財務」、「2018 求職」
  • 專案 - 「個人」、「家庭」、「顧問」、「非營利」
  • 活動 - 「2018 跨年」、「2019 公路旅遊」、「2020 紐約馬拉松」
  • 人物 - 「建國」、「淑貞」、「孩子」、「工班」

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若您覺得根據建立時間或最後一次的更新時間來找記事更方便,您可以變更排序設定,依照日期排序。

#4 用視覺線索命名記事和記事本

建立一致的命名法則命名記事和記事本,方便快速找到資料。舉例來說,如果以字母排序記事本,在記事本標題前加上如 “Home:”、“Projects:”、“Gifts:” 等單字,清單中所有相關的記事本就會並列。如果您想要更快速的找到特定記事本,利用星號 (*) 或連字號 (-) 以及大寫(例:*IDEAS)就可以將記事本「置頂」。

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在記事或記事本名稱中加上表情符號,更容易找到!

#5 在 Evernote 裡搜尋 PDF 和其他附檔中的資料

僅限 Evernote 專業版

Evernote 也可以搜尋您附加到記事的檔案裡的文字,例如 PDF 檔圖片、Microsoft Office 檔等。將所有費用試算表、簡報、PDF 手冊等與相關記事、電子郵件、網頁擷取等全都儲存到 Evernote。如此一來,您再也不用花時間開啟各個應用程式,在本機或雲端資料庫到處尋找資料了。

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連結 Google 帳戶,就可以新增 Google 雲端硬碟檔案到 Evernote,而連結的 Google 雲端硬碟檔案在記事中就成為可點擊的物件。用該 Google 雲端硬碟檔案名稱做關鍵字進行搜尋,就可以叫出被附加的記事,再點擊該連結就可以直接在 Evernote 裡開啟該檔案。


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