Space 入門指南

Space 入門指南
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Space 入門指南

目錄:

 

概述

Evernote 企業版中的 Space 是您與您的團隊一起專注、分享、共同完成更多,最簡單的方式。

為每一個專案、主題、工作小組建立一個 Space,您的團隊可以:

  • 集中一處快速檢視、共用、編輯一系列相關的記事和記事本
  • 輕鬆看到您的團隊夥伴做了什麼,新增或更新了哪些資料
  • 釘選重要記事,方便大家快速找到,參考使用

Space 建立後,邀請他人加入。Space 內所有的記事和記事本,所有成員都可以存取使用,也可以看到所有更新。

Space 的使用方式

您與您的團隊決定如何規劃 Space,完全依您的團隊工作的方式,和想要達成的目標而定。

範例:

  • 管理客戶和供應商

    目標:管理客戶和合作夥伴的帳戶,讓您的團隊可以隨時快速捕捉、儲存、找到所需的資料。

    重點:

    • 一組客戶或供應商一個 Space,依地理位置、擁有者、類型分類。
    • 每個客戶或供應商帳號分別建立記事本,內有相關的會議記事、從網路上擷取的點子,或提案 PDF 檔。
    • 用「最新動態」追蹤客戶或供應商最近的動態或會議
    • 用「釘選記事」快速存取重點客戶或供應商帳號,或那些需要立即處理的事項。
  • 管理專案

    目標:追蹤專案資訊、任務、時間軸;並讓您的團隊可以隨時快速捕捉、儲存、找到所需的資料。

    重點:

    • 為每個專案個別建立 Space
    • 不同資料類別分別建立記事本,例如會議記錄、點子、設計規格、行銷資料等
    • 檢視「最新動態」,追蹤最近更新的專案時間軸或任務清單。
    • 利用「釘選記事」快速存取專案概覽、里程碑,或訊息記事
  • 流程管理

    目標:隨著專案作業的推進,管理並追蹤人員和應交工作。

    • 負責人才招募的人資主管可隨著招募流程的推展,將候選人的履歷一關一關的移到適當的記事本。
    • 「最新動態」裡可追蹤最新的候選人動態,而「釘選記事」可能提供您的團隊快速存取招募和人資相關資訊。

    重點:

    • 一個程序一個 Space,例如招募、部落格文章發表、創意設計程序等
    • 為程序中的每個步驟、階段建立一本記事本,其中再為每個人或您要追蹤的可交成果建立個別記事
    • 在「最新動態」查看最近有更新的候選人、文件、或專案摘要
    • 利用「釘選記事」快速存取面試問題、品牌和設計指南、或合格名單等

 

如何設定 Space

正式開始前,建議您可以打開 Evernote,到 Space 目錄中參考範例 Space,多加探索。與您的團隊討論,確認怎樣建立 Space 對您最有幫助,然後即可依照以下三步驟進行:

  1. 建立一個新 Space
  2. 在 Space 裡新增記事
  3. 與團隊共用 Space

與團隊共用後,您團隊裡每個人都可以看到該 Space 裡的所有資料。您有權決定每個人分別得到哪個層級的使用權限。

建立新 Space

點擊新 Space 建立一個 Space,並記得命名。

建立一個 Space

在 Space 裡新增記事

首先從直接在 Space 裡建立幾則記事開始。Space 裡的個別記事可以當作參考指南。舉例來說,一則《關於此 Space》或《入門》記事都可以用來幫助新加入的團隊成員快速進入 Space 裡以及工作的狀況。

如何在 Space 裡新增記事:

  1. 點擊資訊看板中的綠色 + 新記事按鈕
  2. 加上標題,以及內文或圖片

在 Space 裡加入記事

使用記事本整理記事

將相關的記事整理到記事本中,保持 Space 內井然有序。

如何直接在 Space 裡建立新記事本:

  1. 點擊螢幕中間的新記事本,或右上角的「+ 記事本」圖示。
  2. 為您的新記事本命名。

建立好記事本以後,您可以點選拖曳記事進來。點擊記事本名稱旁的箭頭圖示,即可顯示或隱藏記事本內容。

移動記事到記事本

您的團隊已在使用 Evernote 企業版嗎?

若您已有使用 Evernote,可以直接將現有的記事本移到 Space 裡。請確認您對要移動的記事本,和要移入的 Space 都擁有編輯權限。

如何移動記事本到 Space:

  • 在任一 Space 裡,點擊記事本頭標的三點圖示,選擇「移動記事本至」,再選擇要移入的 Space。
  • 在任一記事本清單中,找到您到移動的記事本,按滑鼠右鍵,並選取「移動記事本

請注意:記事本一次只能存於一個 Space。

匯入記事本

與團隊共用 Space

Space 裡開始有記事和記事本後,您就可以開始邀請成員,讓大家都可以在這個 Space 裡共同協作。

  1. 點擊「邀請」按鈕,即可邀請貴企業 Evernote 企業帳戶中的任何成員加入。
  2. 決定團隊成員的使用權限:檢視、編輯、個別邀請他人。請注意:所有受邀加入 Space 的成員,對該 Space 裡的所有記事和記事本都擁有相同的權限。
  3. 您可以在螢幕右上角看到所有共用 Space 的人。

邀請團隊成員

與企業帳戶內所有人共用 Space

若您要讓您的 Evernote 企業帳戶的所有使用者都可以查看並加入您的 Space,請在「建立 Space」視窗中選取「列於貴企業的 Space 目錄」。如要查看 Space 目錄,請在您的 Space 清單底點選 Space 目錄

列於 Space 目錄

 

團隊工作更有效率

Space 讓您與您的團隊無須額外寄發 email 即可掌握最新狀況。

每個 Space 中都會顯示:

  • 最新動態:所有最新建立和更新的記事
  • 釘選記事:釘選,方便快速存取的記事

全新項目

全新項目

查看 Space 裡最新建立和更新的記事。系統會自動重新整理「最新動態」,讓您在推動專案時,可以更確保大家都能掌握最新情況。

釘選記事

釘選記事

讓您可以快速存取重要記事,例如專案總覽、流程指南、最新報告等。

如何在 Evernote 網頁版釘選記事:

  1. 點擊編輯
  2. 在清單裡選取要釘選的記事。
  3. 完成

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