Evernote 企業 Beta 版入門指南

Evernote 企業 Beta 版入門指南

Evernote 企業 Beta 版入門指南

目錄:

 

概述

全新 Evernote 企業 Beta 版讓您與您的團隊,以史無前例的方式,一起保持井然有序、共同協作、提升最佳工作效率。

在 Windows、Mac、iOS、Android、網頁版 Evernote 上就可以輕鬆加入 beta 版。

Evernote 企業管理員:

  1. 管理員主控台點擊「管理 Beta 版」
  2. 找到 Spaces beta
  3. 點選「啟用 Beta 版」

Evernote 終端使用者:

1. 在您最愛的裝置裡啟用 Beta 版:

  • Windows:選項 > 一般 > 偏好,勾選「啟用 beta 版功能和更新」
  • Mac:偏好 > 軟體更新 > 選項,勾選「可用時更新到 beta 版」。(註:若您在 [偏好] 裡找不到 [軟體更新] 分頁,表示您使用的是 Mac App Store 版的 Evernote。敬請到 Evernote 網站直接下載 Evernote,然後依照上述步驟啟用 beta 版。)
  • Android:請先確認您已經安裝 Evernote > 到 App Store 的 Evernote 頁面中加入 beta 測試計畫 > 安裝 Evernote beta 版
  • iOS 及網頁版:因為您已啟用 beta 版,登入後即會自動看到

2. 更新到最新版 Evernote,現在應該已經可以找到

如有任何 Beta 版相關的問題或意見,歡迎加入 Evernote 討論區一起討論。

 

新增功能

Space - 嶄新的協作方式

Spaces 是我們推出的全新功能,能讓您以更高效的方式整理整個團隊的所有資料。您可以為每個專案、小組、或主題建立一個 Space,裝滿記事和記事本,並輕鬆與團隊共用,共同協作。團隊所有成員都可以看到 Space 裡共用的資料,找到所需,並輕鬆協作完成工作。

您可以任何喜歡的方式設定您的 Spaces。一個 Space 可以是與一個專案、主題、或工作小組相關的記事本和記事的集合。Space 可以是:

Spaces 的使用方式

客戶和供應商管理

  • 為您的每個客戶及供應商建立記事本,記錄所有會議資料、討論事項、企劃等等。或您已經有這些記事本,就可以依照地理位置、所有人、或類別整理到 Space 中。
  • 所有新內容也都會立刻與您邀請到 Space 的夥伴新增並共用。
  • 若您使用的是網頁版的 Evernote 企業 Beta 版,「最新動態」小工具可以幫助您掌握最新的客戶或供應商動態、以及大小會議和任務;而「釘選記事」小工具則會顯示有哪些客戶需要處理。

Spaces 概述

管理專案

  • 將記事本用於會議記錄、規格設計、行銷材料等。此範例 Space 是個電子報重新設計專案。所有該專案的點子、研究、工作產品等都是收集到 Space 的記事本中。
  • 當專案細節有更新時,最近的變更會顯示在 Evernote 企業 Beta 網頁版的「最新動態」小工具中。亦可考慮新增一個《專案概覽》記事到「釘選記事」小工具,讓團隊都可以更輕鬆看到新資訊。

Spaces 概述

流程管理

Space 中的記事本也可以用來代表流程裡的每個階段,當記事從一本記事本一到下一本時,即意味事情已推動到下一個階段。舉例來說:

  • 招募,建立《履歷》、《電話面試》、《直接面試》等記事本。
  • 此例中負責人才招募的主管隨著招募流程的推展,可以將候選人的履歷一關一關的移過去。
  • 「最新動態」小工具會顯示最近的候選人動態,而「釘選記事」小工具則可讓團隊快速存取關鍵的招募和人資規定等。請注意,上述兩個小工具目前僅限 Evernote 企業 Beta 網頁版可用。

Spaces 概述

Spaces 的架構方式應視您的團隊的需求而定。請與您的團隊多加討論,決定怎樣的 Spaces 設定會最適合您們的工作習慣/方式。請注意,一本記事本僅可存在於一個 Space 中。

設定您的第一個 Space

建立一個 Space

點擊「新 Space」以建立一個 Space,並記得命名。這裡我們先建立一個「銷售」Space。

建立一個 Space

在您的 Space 裡新增內容

Space 建立好了以後,點擊螢幕正中間的「新記事本」按鈕,或右上角的「+ 記事本」圖示,即可建立新記事本。

在您的 Space 裡新增內容

為您的新記事本命名。

為您的記事本命名

如果您原本已經有在使用 Evernote,可以將現有的記事本匯入。找到要匯入的記事本,按滑鼠右鍵,點擊「移動記事本」,再移到 Space 即可。

移動記事本

選擇您要移動到的 Space。

選擇目的記事本

亦可在記事本裡,點擊記事本頭標上的三點圖示,點選「移動記事本至」,並選擇 Space。

移動記事本到另一個 Space

將記事本加到 Space 後,您會看到整個 Space 的概覽,包括新增的記事,以及 Space 內所有記事本和記事的完整清單。邀請成員加入以後,您也會看到共用者名單。

範例 Space

除了新增記事本到 Space,您也可以直接在 Space 裡新增個別記事。您可以用此類記事來說明 Space 內主要大綱內容,或以此向說明 Space 的使用方式等。

要在 Space 裡新增記事,請點側邊選單中的綠色「+ 新記事」按鈕,命名記事,加上內容。此例中我們要建立一則《銷售概覽》記事。

在 Space 裡建立一則新記事

回到 Space 裡,您就會看到剛剛建立的記事出現在 Space 的內容清單中。

團隊協作

在 Space 裡累積一定的記事本和記事以後,您就可以與團隊共用,讓大家都可以共同協作。點擊「邀請」就可以邀請同在 Evernote 企業帳戶裡的成員加入 Space。共用 Space 時,您可以個別設定每個人擁有的是瀏覽、編輯、或可邀請他人的權限。

邀請團隊成員

邀請團隊成員加入後,他們對 Space 裡的所有記事和記事本都有一樣的權限,他們啟用 Evernote 企業 Beta 版以後就可以檢視 Space。

所有共用 Space 的成員都會顯示在右上角。

Spaces 概述

使用小工具,掌握最新狀況

Evernote 企業 Beta 版的另一個新功能是小工具,它的作用是讓您與您的團隊可以即時掌握最新動態,而不需要另外發送郵件或通知。小工具會顯示所有最近建立或更新的記事,以及為了快速存取而釘選的記事。目前小工具僅限在 Evernote 企業 Beta 網頁版使用。

您與團隊協作時,會在「最新動態」小工具裡看到最近有新增或更新的記事清單。「最新動態」小工具會自動將最近的內容提示給您的團隊,讓大家都知道現況如何。這點在推動專案,確保大家都知道最新狀況上格外實用。

「最新動態」小工具

如有記事您希望大家特別注意,例如團隊總覽、流程指南、最新報告等,使用「釘選記事」小工具可以將記事放在大家正眼前。

要釘選記事,請點「編輯」。

釘選記事

在清單裡選取要釘選的記事。此例中我們選擇《銷售概覽》記事。

釘選的記事

點擊「完成」,《銷售概覽》記事就已釘選在小工具裡。釘選記事讓團隊可以快速找到關鍵資訊、專案時程、會議記錄等,而無需再次搜尋。

Spaces 小工具

 

常見問題集

加入 Evernote 企業 Beta 版計畫

企業版所有成員都必須加入 Beta 計畫嗎?

企業帳戶如設定加入 Beta 版,則 Android、iOS、網頁版用戶會自動收到 beta 版功能。Mac 和 Windows 用戶則可在偏好/設定中開/關 beta 版。

使用 beta 版期間我如何提出意見反饋?

如有任何意見,歡迎透過我們的客服管道,或討論區反映,誠摯歡迎您一起加入討論。

如果我不想使用 Beta 版了,可以切換嗎?

  • 網頁版:點擊左上角您的名字,選擇「切換到完整版 Evernote」即可使用公開版的 Evernote 網頁版。
  • Windows:到選項 > 一般 > 偏好,關閉「啟用 beta 版功能和更新」
  • Mac:到偏好 > 軟體更新,關閉「啟用 beta 版功能和更新」
  • Android & iOS:必須由貴帳戶管理員到管理員主控台關閉 beta 版。

使用 Spaces

什麼是 Spaces?

Spaces 是我們推出的全新功能,能讓您以更高效的方式整理整個團隊的所有資料。您可以為每個專案、小組、或主題建立一個 Space,裝滿記事和記事本,並輕鬆與團隊共用,共同協作。團隊所有成員都可以看到 Space 裡共用的資料,找到所需,並輕鬆協作完成工作。

Spaces 與記事本有何不同?

記事本讓您可以整理並共用單一套的內容。Spaces 則可圍繞一個專案或多套內容,跨多本記事本,來整理並與團隊協作。

  • Space 可包含記事本「即」個別記事,方便您更彈性的整理大量資料內容
  • Space 包括小工具,包住您掌握團隊最新的狀態

Spaces 與堆疊有何不同?

堆疊是用來建立個人化的記事本歸納方式,而 Spaces 則讓您的團隊可以共同用一致的方式整理資料,讓大家都可以掌握到共同的資訊,並輕鬆共用內容。

堆疊無法共用,也沒有人會看到您的堆疊,不同使用者可能將記事本歸納到不同堆疊。Spaces 則是所有受邀的團隊成員都可以看到,而記事和記事本僅能屬於單一 Space 裡。將團隊成員加到 Space 裡,就可以共用 Spaces 裡的內容。與堆疊不同的是,Spaces 裡也可以包含各別記事,不僅限記事本。

誰可以看到 Space 裡的內容?

受邀加入 Spaces 的使用者就可以檢視其中內容。依據權限的不同,他們亦可能可以編輯 Space 中的內容(記事和記事本),並邀請其他團隊成員加入 Space。

我可以將別人與我共用的資料放入 Space 裡嗎?

若您擁有移動的權限即可。

如何刪除 Space?

目前 beta 版尚未支援 Space 的刪除。暫時您可以選擇將 Space 中所有成員移除,再離開 Space。

Space 中的所有成員都擁有其中所有記事本的使用權限嗎?

是的。Space 成員對其中所有內容都會收到一樣的權限。若有個人獲得特定記事或記事本較大的共用權限,則可保留該較大的權限。

可以不加入所有記事本,但依然成為 Space 的一員嗎?

不會。

記事或記事本可以屬於一個以上的 Space 嗎?

不會。

如何退出或刪除企業記事本?

您可以在 Mac 或 Windows 版 Evernote 上退出企業記事本,並將它從您的帳戶移除。只有帳戶管理員可以從管理員主控台刪除企業記事本。

在 Evernote 企業 Beta 網頁版管理記事和記事本

Evernote 企業 Beta 網頁版支援哪些功能?

Evernote 企業 Beta 網頁版支援企業記事和記事本。如要檢視您的個人記事和記事本,請透過 Mac、Windows、iOS、Android 版 Evernote 進行。您亦可選擇切換到完整版的 Evernote 網頁版:

到 Evernote 網頁完整版,點擊「個人」即可存取您的個人記事和記事本。或在 Evernote 企業 Beta 網頁版帳戶選單中,點選「前往完整客戶端」。

我可以存取企業主頁和我發布的記事本嗎?

您無法在 Beta 版裡存取企業主頁。如要檢視所有發佈的企業記事本完整清單,請切換到 Evernote 網頁版的完整版。

如何多選記事或記事本,或進行批次操作,例如在記事本間移動多則記事?

您可以匯入多本記事本到 Space 裡。請開啟 Space,點擊右上角的選單按鈕(三直點)。點選「匯入內容」,再選擇您要匯入 Space 的記事本。Beta 版不支援其他多選功能。您可以在 Windows 或 Mac 版 Evernote 中進行其他批次操作。

我可以變更記事本檢視方式嗎?

不,目前僅能清單檢視記事本。

如何切換到 Evernote 網頁版的完整版?

點擊瀏覽器視窗左上角您的名字,在下拉選單中選擇「切換到完整版 Evernote」。

切換到 Evernote 網頁版的完整版

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