如何从Evernote免费版、标准版或高级版帐户转换为企业版帐户

如何从Evernote免费版、标准版或高级版帐户转换为企业版帐户

如何从Evernote免费版、标准版或高级版帐户转换为企业版帐户

从Evernote免费版、标准版或高级版帐户转换为企业版帐户

除了Evernote的功能之外,Evernote企业版还能为团队提供一个收集信息、分享资料、协同合作的信息中枢。如果你之前使用过Evernote,这篇文章能帮助你快速上手Evernote企业版。

Evernote企业版有什么不同?

Evernote(免费版、标准版和高级版)是为个人设计的,而Evernote企业版的功能是建立在Evernote之上的。Evernote企业版专为团队协作设计,便于公司管理帐户和其中的资料。

私人与企业笔记是隔离的

当团队成员就公司项目进行分工合作时,创建和分享的资料基本都属于工作内容。在Evernote企业版中,公司拥有自己的空间,用于存储员工的企业笔记(项目介绍、会议记录等)。企业笔记与私人笔记是分开的。如果成员离开公司,企业笔记中的内容仍将留在公司的企业帐户中。而私人笔记始终属于个人帐户。

企业笔记内容由公司所有,员工离开公司后,企业笔记中的内容仍留在公司的企业帐户中。企业笔记只有创建者和的企业管理员能够访问笔记内容。

私人笔记内容归个人所有,离开企业帐户后,私人笔记不会受到影响。除非与他人分享过,他人无权查看私人笔记。

Evernote企业版单独设置了几个功能,确保你不会混淆自己的私人笔记与企业笔记。如果你之前是Evernote用户,这对你来说会比较容易。除此之外,Evernote企业版还为企业用户提供了一些帮助高效办公的功能。

企业笔记由公司所有。企业笔记存放在企业笔记本中,你和团队成员创建的有关工作的笔记应创建在企业笔记本中。

私人笔记由个人所有。私人笔记存放在私人笔记本中。你在加入Evernote企业版之前创建的笔记全部被划分为私人笔记。

Evernote企业版笔记(Mac版)

企业笔记本由公司所有。企业笔记本可以分享给整个公司,或分享给某几个人。企业笔记本没有被分享时,只有笔记本创建者和企业管理员有权查看和管理其中的内容。

Evernote企业笔记本(Mac版)

私人笔记本由个人所有,当员工离开公司时,私人笔记本中的内容不会受到影响。私人笔记本只能分享给个人,而不能直接分享给整个公司。在加入企业版帐户前创建的笔记本将被划分为私人笔记本。

Evernote私人笔记本(Mac版)

邀请团队成员加入企业笔记本,让他们在笔记中添加自己的想法。你可以分享企业笔记本给他们或直接发布在企业主页中。

企业标签由公司所有,你在企业笔记本中添加的标签将自动被划分为企业标签。你在加入企业笔记本之后将自动获得其中所有的标签。

Evernote企业标签(Mac版)

私人标签由个人所有。你在私人笔记本中创建的标签将被自动划分为私人标签。你不能在私人笔记本中使用企业标签,也不能在企业笔记本中使用私人标签。你在加入企业帐户之前创建的标签将被自动划分为私人标签。

当你加入Evernote企业版帐户之后,当你创建了新笔记、笔记本或标签之后,你可以选择归属为私人或归属为企业。你可以点击列表上方的按钮,切换企业和个人笔记、笔记本或标签。

查看笔记示例来作为创建企业笔记、笔记本或标签的参考。作为公司,应鼓励员工使用企业笔记本和企业标签。如果有员工之前使用过Evernote,务必确保对方清楚Evernote与Evernote企业版之间的区别。

企业废纸篓 - 为了避免资料丢失,当团队成员删除企业笔记本中的笔记时,Evernote企业版不会将笔记完全删除,而是将笔记存放在企业废纸篓中。只有企业管理员可以在管理控制台对企业废纸篓中的笔记进行彻底删除。

浏览团队成果的新方法

在Evernote企业版帐户的企业主页,你可以发现企业帐户中最近新增的内容。在企业主页你能浏览企业最新动态并发现一些可能对你有用的企业笔记本。

你还可以浏览每位团队成员的个人资料以及对方创建过并分享的企业笔记和笔记本。没有分享过的笔记和笔记本将不会出现在这个列表中。你可以浏览和加入任何被分享的企业笔记本。

温馨提示:Evernote企业版主页目前只能在Mac客户端和Windows桌面版客户端打开。

Evernote企业版主页(Mac版)

轻松管理席位和数据

如果你是企业管理员,你可以在管理控制台管理公司的企业版帐户。管理控制台中有关于人员、企业笔记本、企业标签、账单信息等若干项目。你也可以在这个界面管理企业废纸篓。

注册Evernote企业版帐户

你可以使用之前曾使用过的Evernote帐户注册企业版,而不需创建新的用户名和密码,升级企业版之后,你之前创建过的笔记等资料将分类在你的个人资料中,与企业资料分开。

在注册企业版之后,你应设置一个办公用邮箱地址。当你分享企业笔记或笔记本的时候,在工作群聊中将显示你的办公邮箱地址。而当你分享个人笔记或笔记本时,显示的是你的私人邮箱地址。你可以在帐户设置中设置办公邮箱地址。

帐户概览

当邀请团队成员加入Evernote企业版帐户时,尽量鼓励成员使用自己的Evernote帐户加入(如果之前曾使用过的话),然后叮嘱他们设置办公邮箱。

管理团队帐户

既然Evernote企业版是为团队设计的,至少需要选出一位成员来作为企业管理员。企业管理员具有管理整个企业版帐户的各种权限。

如果你就是公司的企业管理员,熟悉管理控制台的各种工作对你是非常重要的。即使你之前使用过Evernote,管理控制台对你来说也是个全新的系统。在管理控制台界面,你可以:

  • 添加或移除企业版帐户中的成员
  • 更改用户权限
  • 查看各个成员帐户中的企业内容
  • 管理企业笔记本、企业笔记、企业标签和企业废纸篓
  • 查看和更新账单信息和交易记录
  • 开启安全措施(如单点登录)
  • 管理与其他系统的整合(如Salesforce)

管理控制台

你需要花一些时间去了解管理控制台内的各种工具,只有你和公司中的其他企业管理员可以访问管理控制台。

一个企业帐户中应设置至少两名企业管理员。这样一来,遇到紧急情况的时候至少有一人能够使用帐户管理权限来解决问题。所有企业管理员拥有相同的管理权限,所以你应谨慎选择帐户管理员。

你可以在管理控制台选择“管理用户”,点击“操作”,从下拉菜单中选择“任命为企业管理员”,来给与某人企业管理员权限。

在管理控制台管理用户

Evernote企业版和你的团队

管理团队的工作空间

在团队合作时,合理规划Evernote企业版工作空间显得尤为重要。你需要帮助团队成员合理规划工作空间。例如,你可以参考以下参考:如何规划团队Evernote企业版工作空间

在建立企业笔记本和企业标签之后,是时候向其中添加内容了。如果你的私人笔记中已有与工作相关的内容,你可以直接将其转换为企业内容。

要转换内容,仅需将笔记从个人笔记本移动到企业笔记本。之后加入过企业笔记本的人就能看到这些内容了。

要将一整本个人笔记本转换为企业笔记本,右键点击(Windows桌面版)或按住control键并点击(Mac版)笔记本,然后选择“转换为企业笔记本”。笔记本将自动从个人笔记本转换为企业笔记本。当你转换笔记本时,需要注意以下几点:

  • 笔记历史和创建日期会被重置。
  • 转换为企业笔记本之后,原来的分享会被取消,需要重新分享。

附件自动生成笔记

将Evernote企业版部署到整个团队

除了为你的团队准备企业版中的记录结构之外,你也需要计划一下如何将Evernote企业版在团队中顺利部署。你需要知道哪些人之前使用过Evernote,哪些人没有,然后准备相应的计划为成员提供专门的培训。

请参考Evernote企业版部署指南来将Evernote部署到你的团队中。

与团队分享内容

在顺利部署Evernote企业版之后,是时候利用Evernote企业版来分享信息了。虽然Evernote企业版是为了分享笔记设计的,但是企业笔记本在默认情况下处于分享状态,需要创建者主动与公司中的人共享,无论是共享给个人还是共享给整个公司。

分享给个人 - 如果你想与某几个人分享笔记或笔记本,只需点击“分享”按钮,然后在地址栏输入对方的邮件地址即可。企业笔记和笔记本可以分享给企业外的人。在分享时你可以设置分享权限,并且可以在分享之后随时修改分享权限。

与个人分享笔记本

分享给整个公司 - 在Evernote Mac 版或 Windows 桌面版,你可以将笔记本分享给整个公司。同时,企业帐户成员可以加入企业主页中的任意笔记本。如果你从事的项目需要从全公司范围内收集信息,那么将笔记本发布到企业主页是个很好的选择。

将企业笔记本发布给整个公司

一般来说,如果你在起草项目计划等文件时,还没有做好分享的准备,你可以在未共享过的笔记本中进行起草工作。当你准备完毕之后,你就可以分享或发布笔记本了。

在企业版中发现新内容的方法

除了收集和共享信息,Evernote企业版为你的团队提供了新的方式来查找和获取信息。

在Evernote免费版、标准版或者高级版中,你可以搜索个人笔记和笔记本中的内容。当你使用Evernote企业版的时候,你除了可以搜索到个人笔记中的内容,还可以搜索到企业笔记本中的内容。能够被你搜索到的企业版内容是你创建或参与分享的笔记本中的内容。除此之外,Evernote还可以将企业中相关知识的专家推荐给你。

搜索个人笔记本和企业笔记本中的内容

此外,搜索结果中还将显示团队成员在企业主页分享过的内容。你可以直接在企业主页搜索相关笔记本

Evernote企业版笔记(Mac版)

管理企业帐户中的内容

对于你自己来说,不需要花太多时间维护你的Evernote帐户,但是对于一个团队来说,这样做是很有用的。花时间删除过时的笔记,没用的标签等等。时常整理企业版空间有助于团队成员更高效地完成自己的工作。

定期留出时间来做以下事情:

  • 修改不符合工作要求的笔记本、标签或笔记
  • 检查笔记是否有重复的、过时的或不再有用的
  • 检查企业标签,删除重复的和没用的
  • 调整共享笔记和笔记本的共享权限

如果你是企业管理员,你可以在管理控制台执行上述工作。你也可以让团队成员帮助你整理企业帐户中的共享内容。

管理控制台中的标签

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相关资源

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