技巧分享:从 Evernote 免费帐户、高级帐户转换为企业版帐户

技巧分享:从 Evernote 免费帐户、高级帐户转换为企业版帐户
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技巧分享:从 Evernote 免费帐户、高级帐户转换为企业版帐户

温馨提示:此指南适用于2017 年 9 月 15 日之前创建的Evernote 企业版帐户。

从 Evernote 免费帐户或高级帐户转换为 Evernote 企业版帐户

除了Evernote的功能之外,Evernote企业版还能为团队提供一个收集信息、分享资料、协同合作的信息中枢。如果你之前使用过Evernote,这篇文章能帮助你快速上手Evernote企业版。

Evernote企业版有什么不同?

Evernote 免费帐户和高级帐户适用于个人。Evernote 企业版包含 Evernote 的全部功能和优点,但目的在于帮助你的团队实现协作,便于公司集中管理帐户和其中的资料。

私人与企业笔记是隔离的

当团队成员就公司项目进行分工合作时,创建和分享的资料基本都属于工作内容。在Evernote企业版中,公司拥有自己的空间,用于存储员工的企业笔记(项目介绍、会议记录等)。企业笔记与私人笔记是分开的。如果成员离开公司,企业笔记中的内容仍将留在公司的企业帐户中。而私人笔记始终属于个人帐户。

  • 企业笔记内容由公司所有,员工离开公司后,企业笔记中的内容仍留在公司的企业帐户中。企业笔记只有创建者和的企业管理员能够访问笔记内容。
  • 私人笔记内容归个人所有,离开企业帐户后,私人笔记不会受到影响。除非与他人分享过,他人无权查看私人笔记。

Evernote企业版单独设置了几个功能,确保你不会混淆自己的私人笔记与企业笔记。如果你之前是Evernote用户,这对你来说会比较容易。除此之外,Evernote企业版还为企业用户提供了一些帮助高效办公的功能。

  • 企业笔记由公司所有。企业笔记显示在公司的企业帐户中。你和团队成员创建的有关工作的新笔记通常应当为企业笔记。
  • 私人笔记由个人所有。私人笔记存放在私人帐户中。你在加入 Evernote 企业版之前创建的笔记全部被划分为私人笔记。

Evernote企业版笔记(Mac版)

企业笔记本由公司所有。企业笔记本可以分享给整个公司,或分享给某几个人。企业笔记本没有被分享时,只有笔记本创建者和企业管理员有权查看和管理其中的内容。

Evernote企业笔记本(Mac版)

私人笔记本由个人所有,当员工离开公司时,私人笔记本中的内容不会受到影响。私人笔记本无法与整个公司共享。在加入 Evernote 企业版帐户前创建的笔记本将被划分为私人笔记本。

Evernote私人笔记本(Mac版)

需要注意的是,每个团队成员在其笔记本中所看到的内容可能存在差异,因为他们可以直接受邀加入Space 或可以申请从 Space 目录中加入。他们也可以创建自己的 Space。

企业标签由公司所有。你在企业帐户中为某条笔记添加标签时,你创建的所有标签将自动被添加入你公司的企业标签。

Evernote企业标签(Mac版)

和私人笔记本一样,私人标签由个人所有。你在私人 Evernote 帐户中为笔记创建的标签将自动被添加至私人标签中。你不能在私人笔记本中使用企业标签,也不能在企业笔记本中使用私人标签。你在加入 Evernote 企业帐户之前创建的所有标签将被自动划分为私人标签。

你可以点击笔记、笔记本和标签屏幕顶部的切换按钮,在侧边栏上在查看企业和个人笔记、笔记本或标签之间切换。

如需查看企业如何在其 Space 中设置 Evernote 企业笔记、笔记本和标签的示例,请查看组织结构示例。当团队成员为公司创建内容时,应鼓励他们在公司的企业帐户中创建笔记本和标签。在你的团队开始使用 Evernote 企业版之前,如果你和团队成员熟悉使用 Evernote,务必确保他们了解清楚私人内容和企业内容之间的区别。

企业废纸篓 - 为了避免资料丢失,当团队成员删除企业笔记本中的笔记时,Evernote企业版不会将笔记完全删除,而是将笔记存放在企业废纸篓中。只有企业管理员可以在管理控制台对企业废纸篓中的笔记进行彻底删除。

浏览团队成果的新方法

Evernote 企业版中的 Space 是整个团队查看团队成员工作进展情况的绝佳方式。从最新动态部分,你可以查看团队中近期笔记活动的概览。从置顶笔记部分,你可以快速查看最常访问的重要笔记。

轻松管理席位和数据

如果你是企业管理员,你可以在管理控制台管理团队的 Evernote 企业版帐户。管理控制台包含有关人员、Space、笔记本、标签、账单信息等若干项目的设置。你还可以通过管理控制台管理公司的企业废纸篓。我们将本指南的后面部分更深入探讨管理控制台。

创建一个新的 Evernote 企业帐户

当你创建新的 Evernote 企业版帐户时,你默认成为帐户管理员。在你邀请团队之后,你可以指定其他人成为帐户管理员,你甚至还可以拥有多个管理员。帐户管理员可以访问管理控制台查看整个企业版的设置、管理企业内容以及邀请团队成员加入。了解详情 >>

操作指南:

  1. 前往Evernote 企业版网站并点击开始使用
  2. 使用你的全名、企业名称、企业电子邮件地址和帐户密码填写表单。

如果你已经拥有一个 Evernote 帐户,并且想要使用与该帐户关联的电子邮件地址作为新的 Evernote 企业版帐户,系统会提示你登录并为现有帐户选择其他个人电子邮箱地址,以便你可以将企业电子邮箱地址用于新帐户。

帐户概览

当邀请团队成员加入Evernote企业版帐户时,尽量鼓励成员使用自己的Evernote帐户加入(如果之前曾使用过的话),然后叮嘱他们设置办公邮箱。

管理团队帐户

既然Evernote企业版是为团队设计的,至少需要选出一位成员来作为企业管理员。企业管理员具有管理整个企业版帐户的各种权限。

添加更多管理员

如果你就是公司的企业管理员,熟悉管理控制台的各种工作对你是非常重要的。即使你之前使用过Evernote,管理控制台对你来说也是个全新的系统。在管理控制台界面,你可以:

  • 添加或移除企业版帐户中的成员
  • 更改用户权限
  • 查看各个成员帐户中的企业内容
  • 管理 Space、企业笔记本、笔记、标签和企业废纸篓
  • 查看和更新账单信息和交易记录
  • 开启安全措施(如单点登录)
  • 管理与其他系统的整合(如Salesforce)

管理控制台

你需要花一些时间去了解管理控制台内的各种工具,只有你和公司中的其他企业管理员可以访问管理控制台。

一个企业帐户中应设置至少两名企业管理员。这样一来,遇到紧急情况的时候至少有一人能够使用帐户管理权限来解决问题。所有企业管理员拥有相同的管理权限,所以你应谨慎选择帐户管理员。

你可以在管理控制台选择“管理用户”,点击“操作”,从下拉菜单中选择“任命为企业管理员”,来给与某人企业管理员权限。

Evernote企业版和你的团队

管理团队的工作空间

如何选择管理自己的 Evernote 工作空间完全由你自己决定- 你可以尽可能多(或尽可能少)地参与管理,由你自己决定。对于团队而言,合理规划及条理化的组织管理是成功的关键。在团队合作时,你需要为团队考虑如何帮助团队合理管理 Evernote 企业版中的工作空间。可浏览如何设置团队共享 Space的逐步指南来获得指导。在 Evernote 企业版中设置好团队 Space 后,即可添加内容。首先添加新内容。将笔记移至共享 Space中。

对于2017 年 9 月 15 日之前创建的Evernote 企业版帐户:

如果你的私人 Evernote 帐户中已有更适合于你的企业的内容,首先应从任何 Evernote 桌面客户端将其转换为企业内容。

如需转换单条笔记,仅需将其从个人笔记本移动到企业笔记本。之后具有该企业笔记本的访问权限的所有人都能查看。

如需在 Evernote Mac 版或 Windows 桌面版中转换整个私人笔记本,请右键点击笔记本或按住 Control 键并点击笔记本,然后选择“转换为企业笔记本”。随后,该笔记本将从你的私人帐户中被移除,并将转换为由你公司所有的企业笔记本。当你转换笔记本时,需要注意以下几点重要事项:

  • 笔记历史和创建日期将被重置为你执行转换之时的日期和时间。
  • 如果你之前曾与其他人共享过笔记本,进行笔记本转换后,则需要与他们重新共享。

将Evernote企业版部署到整个团队

除了为你的团队准备企业版中的记录结构之外,你也需要计划一下如何将Evernote企业版在团队中顺利部署。你需要知道哪些人之前使用过Evernote,哪些人没有,然后准备相应的计划为成员提供专门的培训。

请参考Evernote企业版部署指南来将Evernote部署到你的团队中。

与团队分享内容

在为团队顺利部署 Evernote 企业版之后,是时候与他们进行共享了。虽然 Evernote 企业版专门为团队共享和协作而设计,但所有 Space、企业笔记和笔记本在默认情况下处于共享状态 - 仅创建者和管理员可以查看或访问该内容。当你准备好共享内容时,你拥有两个主要选项 - 共享给个人或共享给整个公司。

与个人共享 - Space 是与他人共享笔记和笔记本的最简便方法。只需单击“共享”按钮。随后将提示你添加要共享的人员,并设置他们将获得的共享权限等级。他们将能够查看你共享的内容。如果你授予他们权限,他们也可以进行编辑或者编辑和共享。如果你和团队合作致力于一个项目而且你希望团队每个人都能够在一个中央平台查看并一起创建内容,Space 是一个绝佳选择。随着项目的推进,在需要时,你可以随时撤回和/或更改访问权限。

使用 Space 与你的团队共享

与整个公司共享 - 在 Space 目录中列出共享 Space,便于公司每个人都能访问并查看其中的全部内容。这有助于为你公司的可搜索共享知识中心增加内容。共享整个公司的 Space 非常实用的典型例子包括 HR 表格、员工手册和企业日程表、新闻剪报等。

与整个公司共享 Space

一般来说,如果你在起草项目计划等文件时,还没有做好公开共享的准备,你可以在未共享过的Space 中进行起草工作。当你准备完毕可供团队成员查看时,你就可以共享 Space 或者将你的笔记移入共享 Space 中。你可以告诉团队你已经授予他们访问笔记的权限,只需点击“共享”按钮即可。

在企业版中发现新内容的方法

除了收集和共享信息,Evernote企业版为你的团队提供了新的方式来查找和获取信息。

你可能已经习惯从自己的笔记和笔记本中搜索和查找结果。当你在 Evernote 企业版中进行搜索时,你除了可以搜索到个人笔记中的结果,还可以搜索到你的团队成员共享的笔记和笔记本中的结果。你甚至还可以看到有用的建议,比如公司中有谁可能会在你搜索的给定主题上拥有专长。 Evernote 企业版仅包含已特意共享给你或整个企业的内容中的搜索结果。

帐户摘要

管理企业帐户中的内容

对于你自己来说,不需要花太多时间维护你的Evernote帐户,但是对于一个团队来说,这样做是很有用的。花时间删除过时的笔记,没用的标签等等。时常整理企业版空间有助于团队成员更高效地完成自己的工作。

定期留出时间来做以下事情:

  • 对不符合团队组织指导方针的所有 Space 、笔记本、标签或笔记进行重命名
  • 检查笔记是否有重复的、过时的或不再有用的
  • 检查企业标签,删除重复的和没用的
  • 调整共享 Space、笔记和笔记本的共享权限

如果你是企业管理员,你可以在管理控制台执行上述工作。你也可以让团队成员帮助你整理企业帐户中的共享内容。

管理控制台中的标签

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