如何用Evernote建立信息库

如何用Evernote建立信息库

如何用Evernote建立信息库

在Evernote中建立信息库

对于任何团队来说,建立一套方便成员之间分享信息的系统都是很有必要的。如果没有的话,当你急需某份文档或资料的时候就会显得十分麻烦。Evernote可以帮你轻松搭建一个信息资料库。操作简单,设定完成后即可多人共用,而且不论是架构、使用或是维护,都比结构复杂的内部网络或wiki简单的多。

以下是使用Evernote构建团队信息库的入门指南

确定内容资料

在考虑哪些资料要放进团队的Evernote共享资料库时,不妨先从那些公司里几乎每个人都会用得到的资料着手。

常用资料可能包括:

  • 项目模版
  • 进度清单
  • 企业目标
  • 员工手册
  • 审批单
  • IT 指南

将这些资料保存到你的资料库中,方便团队成员随时查找参考。

收集资料到笔记本中

点击+新建笔记本按钮,创建一本企业笔记本,并命名为“团队信息库”。

创建名为团队信息库的笔记本

现在你们有了收集信息并分享给整个团队的地方了。Evernote让信息的收集和分享变成了简单的几步操作:将文件拖拽进笔记窗口,分享给整个团队。举例来说,打开电脑上的文件夹,选中其中的一些文件。

仅需将这些文件拖拽进笔记窗口中,我们将自动将文件同步到Evernote服务器中。

拖放保存文件到Evernote中

这步操作将直接创建一条附有原文件备份的笔记。 你可以在一条笔记中添加多个附件,也可以在附件旁添加一些说明或备注。

附件自动生成笔记

“Pro-tip如果你有许多文件需要一次性加入“团队信息库”笔记本中,你可以一次性将所有文件选中,直接拖拽到笔记本列表的笔记本中。每一个文件将自动生成一条笔记。

轻松与团队进行分享

如果要将笔记本作为团队共享资源库,你需要首先将笔记本共享给团队。打开笔记本列表页面,在“团队信息库”点击右键选择修改共享。如果想要分享给企业的所有成员,请点击共享页面上的发布按钮。

附件自动生成笔记

你可以在企业主页的侧边栏中找到共享给整个企业的笔记本。企业主页便是资料的集中营,你可以从这里进入你的资料库,也可以看到其他人分享了什么资料,以及团队的其他成员都在进行哪些项目。在企业笔记本标签下也可以找到“团队信息库”笔记本。

Evernote企业版主页

如果你只是希望将资料分享给部分人士,点击工作群聊共享按钮就可以选择指定联系人,还可以决定共享内容的共享权限。

与团队分享笔记

企业笔记本是最适合用来收集企业常用资料的方式。用户可以随时随地通过任何设备查看或搜索保存在Evernote中的内容。

 

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