使用Evernote实现无纸化办公

使用Evernote实现无纸化办公

使用Evernote实现无纸化办公

使用Evernote进行无纸化办公

想要实现高效地团队协作,专门设置一处存放文件的地方,供团队成员随时取用是十分必要的。在过去,这意味着储存在笨重金属柜中的大量文件,想要快速查找到想要的文件真是难上加难。

如今,有了Evernote,你的数字“文件柜”,你可以选择一种全新的办公方式。只要有电脑、智能手机或平板电脑,你可以随时随地访问你和同事们存储的任何资料。你可以随时对资料进行更新或者添加新的信息,同步之后,你的同事们将在第一时间看到这些变化。Evernote是团队协作最有效的得力工具,能帮助整个团队将工作变得井井有条。

设置文件存放的结构

想要最大限度提高工作效率,第一步是设置一个清晰的文档存放的结构。

首先,你需要考虑团队的Evernote笔记本将如何命名和组织结构。理想的情况下,笔记本设立的结构应和公司现有文件存放结构相同。这样能够保证团队成员在查找资料时不需要重新进行培训。以在设置好笔记本结构之后,就可以开始将所有文件迁移到Evernote中了。

若需获得更多有关创建团队笔记本结构的信息,请查阅设置Evernote企业版办公空间

将纸质文件扫描进Evernote中

如今大多数公司仍在使用大量纸质文件来存放资料。有了Evernote的帮助,可以帮助你大大减少纸质文档的使用量,而且极大地提升文档资料的分享和检索效率。

在你将文件扫描进Evernote之前,你需要先浏览一遍这些文件,舍弃已经不再需要的部分。

从公司战略上讲,你需要先扫描最新完成的文档。一旦你完成了这些文档的扫描之后,你可以按照时间或其他顺序对剩下的文档依次进行扫描。当所有工作完成后,你可以查阅公司的文档保存政策,决定如何处置或销毁已经扫描过的纸质文件。

在你选定了需要的文档之后,是时候来扫描它们了。使用Evernote专用移动扫描应用Scannable,轻松快速地向Evernote中添加扫描文档。下载Scannable到iPhone或iPad后,你就可以开始快速扫描并将文档同步的Evernote中了。除了一般文档,Scannable还可以帮助你快速扫描收据、名片和合同等资料。

开始扫描之前,将文件放到色彩对比度强的背景之上。然后打开Scannable应用,对准文件,开始扫描。当屏幕中文档上出现蓝色阴影时,表示文件自动识别过程开始。

使用Scannable扫描

当倒计时结束后,扫描过程完成,你可以在Scannable中预览扫描的图像。如果你对扫描结果很满意,可以点击屏幕中的对勾按钮来进行确认,如果你觉得还需要改进,可以直接在Scannable中进行简单的编辑或再次进行扫描。

在确认扫描结果之后,你可以将扫描的图片存储进Evernote中,整理进相应的笔记本中。按照原文件的类型不同,单个扫描图像将以图片或PDF文件的形式存储。如果是多个扫描图片,将合成一个PDF文件存入Evernote中。记得花点时间对扫描生成的文档进行命名或重命名,以便后续整理和检索。

将Scannable扫描文件存储到Evernote中

进阶技巧 如果待扫描文件比较多,你就需要一种更快的扫描方法。Scannable专门设计了配合ScanSnap无线扫描仪使用的功能。在扫描大量文件时,使用两者配合进行工作,可以极大地提高扫描效率。

收集数字文档

除了纸质文档,公司中也可能会有许多存储在个人电脑中和公用网盘中的电子文件。将这些文档存入Evernote中,方便团队中的每个人快速搜索想要的文档,提升协作效率。

不一定要将所有文件都存入Evernote中。需要存入Evernote中的文件是团队经常使用的,或者许多人需要同时使用的那种。还有那些涉及到具体项目的、公司政策、产品的参考信息、销售工具,等等。

在本文例子中,我们将为您演示将一些与通讯设计项目有关的文件扫描进Evernote中的过程。首先,创建一本企业笔记本,命名为“项目 - 通讯设计”。

为现有项目创建笔记本

现在你有了专门的笔记本用于存储所有与这个项目有关的资料。在这个例子中,要将与项目有关的各种文件存入Evernote中,直接在电脑上将这些文件拖动进刚创建的笔记本中即可。

拖放保存文件到Evernote中

Evernote将自动为每个文件单独创建一条笔记,

附件自动生成笔记

这些原始文件仍保存在电脑中原来的位置。你可以将存储在Evernote中的文件视为“官方”版本,因为存储在Evernote中的文件可以及时更新、自动同步到你的各种设备中 - 包括桌面电脑、智能手机和平板电脑。

“Pro-tip你可以直接打开笔记中的附件并进行修改,你做出的修改被将自动保存。这样一来能够保证团队中的每个人使用的都是最新版本的文档。

在团队中分享

在完成将纸质文档和电子文档存储到Evernote的过程之后,当任何人需要访问文档的时候,你都可以轻松地通过工作群聊将笔记分享给他们。

与团队分享笔记

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