如何进行项目协作

如何进行项目协作

如何进行项目协作

一起进行项目协作

明确的组织分工对高效的团队协作是必要的。从时间表到备忘录、笔记、文件和提案,项目中有许多灵活的变量。信息的集中和沟通对于团队中每个人及时了解项目进展等信息以及及时完成任务具有重要意义。

 

将每个项目的信息集中整合并单独存储

当团队的所有项目资料都整合到Evernote企业版时,团队成员就可以随时随地使用电脑、平板或手机来快速查看或编辑最新资料。

使用Evernote企业版进行协作的第一步是为项目创建一个企业笔记本。在创建笔记本时给予每个团队成员修改权限,然后与你的团队分享笔记本

如何进行项目协作

鼓励团队中的每个人使用共享的笔记本来推动项目进展。

 

将所有资料集于一处

一个项目也许源自网络上的某点灵感,在团队头脑风暴时有了生命,在写下项目计划的过程中逐渐成型。使用Evernote企业版可以将所有资料全部集于一处,打造团队知识库,让团队里的每个人都能随时参考所有细节资料。

下面给出一些范例,帮你了解你可以用Evernote企业版在你的工作空间中收集哪些资料:

  • 项目时间表
  • 剪藏 及相关文章
  • 照片
  • 复制草稿
  • 预算表
  • 带有执行要点的会议议程

如何进行项目协作

头脑风暴会议中,用Evernote中自带的相机功能拍下白板上的好点子。让这些灵感与项目相关的所有资料存于一处。

 

使用笔记本来保持所有工作(及所有人)都井然有序

以下列出一些有效整理笔记本及其中内容的方法,方便所有人快速找到所需资料。

项目所有者应为:

  • 建立并维护项目笔记本
  • 为笔记制定命名规则
  • 添加已经收集到的内容及资料

要求所有笔记本创建人都遵守命名规则,方便资料管理及查找。

若要追踪项目进展,添加一条项目计划笔记,好让团队成员对项目各个变动有详细的了解(查看并下载项目计划模板)

如何进行项目协作

通过创建笔记目录来使团队成员快速找到想要的笔记内容。

如何进行项目协作

通过为笔记添加提醒(在笔记窗口上方的闹钟标志)来使笔记在笔记列表里置顶显示。

 

与客户、供应商和顾问共享笔记

将Evernote企业版中的笔记与公司外的人共享的方法很简单。与公司外部的合作方共享笔记,使对方可以更改笔记、更新项目进展和与你的团队分享新的灵感。

如果你想让合作方或供应商浏览某条笔记,却不需要让其更改笔记内容,你可以通过电子邮件或网页链接分享笔记。如果你选择通过网页链接分享笔记,并且在发送链接后对笔记内容进行过更新,对方可以在浏览器中看见笔记的最新版本。这种方法对于共享需要对方持续关注的内容,如项目计划或时间表,十分有效。

如何进行项目协作

 

使用标签将任务分配给团队成员

除了与你的团队分享协作内容,你或许也需要及时追踪项目中特定部分的负责人,以及哪些部分已经完成、哪些部分仍在进展。

标签可以帮助团队中的每个人了解各自的分工,也能使项目负责人能够及时了解整个项目的进展。你可以在项目各部分的笔记中添加相应负责人的标签。如果同一个笔记中记录的内容由多位成员负责,你为笔记可以添加多个标签。

标签也可以用来标明每个笔记中工作的进展情况。举例来说,如果你想表明某条笔记中的工作内容是未完成的,并且是紧急的。你可以为笔记加入如下标签:

  • 状态 - 完成,未完成,即将开始
  • 紧急程度 - 紧急,不紧急,已延误

如何进行项目协作

叮嘱团队成员及时更新笔记标签。

Evernote企业版使你有多种方法监控项目中整个项目的进展。若要找出项目中的哪些部分需要提前,创建多个标签名称结合的保存搜索,例如“代理人”和“未完成”。接下来,将已保存的搜索拖拽到快捷方式一栏中,以便日后随时使用。

  • 将已保存的搜索拖拽到快捷方式一栏中以便日后随时使用
  • 设置提醒和通知,确保团队及时了解关键任务和时间安排

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