Space 入门指南

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Space 入门指南

指南:

 

概述

Evernote企业版中的 Space 可以让你和团队更加轻松地收集和共享信息,让团队成就更多。

通过为每个项目、每个论题或每个工作组创建一个新 Space, 你的团队可以:

  • 在同一处可以快速查看、分享和编辑相关的笔记和笔记本的集合
  • 轻松查看团队其他成员正在处理的工作—其他人已经添加或更新了哪些内容
  • 通过置顶笔记来进行高亮标注,以便轻松查阅

一旦你创建了一个 Space, 你邀请其他成员加入,他们就可以自动访问和查看那个 Space 里任何笔记和笔记本的更新。

Space 使用方法

你和你的团队如何组织 Space 取决于你的团队的工作形式以及期待取得的成果。

例如:

  • 管理客户和供应商

    目标: 管理用户和合作伙伴帐户,以便团队中每个人都可以快速收集、保存、找到他们所需资料。

    重点:

    • 一组客户或供应商一个 Space,依地区、拥有者或类型分类。
    • 为每个客户或供应商分别创建笔记本,其中包含相关会议记录、从网上剪藏的文章或PDF提案文档。
    • 使用最新动态功能追踪客户和供应商的最新活动和会议
    • 使用置顶笔记快速访问重要客户或供应商帐户,或那些需要立即处理的事项。
  • 管理项目

    目标: 追踪项目资料、任务、时间表;以便团队中每个人都可快速收集、保存、找到他们所需资料。

    重要内容:

    • 为每个项目分别创建 Space
    • 不同类别资料分别创建笔记本,例如会议记录、创意、设计方案、营销资料等
    • 查看最新动态,追踪最近更新的项目时间表和任务清单。
    • 使用置顶笔记,快速访问项目概述、重要事件或资料笔记
  • 流程管理

    目标:随着项目流程每一阶段的推进,对人员和交付结果进行管理和追踪

    • 随着招聘流程的推进,人事部经理或招聘人员可以将候选人的简历从一个笔记本移动到另一个笔记本
    • 最新动态可以追踪候最新候选人活动,置顶笔记可以为团队提供快速访问招聘和人力资源指南

    重点:

    • 一个流程创建一个 Space,例如招聘、博客发布或创意性设计流程
    • 一个流程的不同步骤、时期、阶段都要分别创建笔记本,其中包括你想要追踪的每个负责人或交付结果的笔记
    • 浏览最新动态,查看最近更新的候选人信息、副本文档或项目简介
    • 使用置顶笔记,快速查看面试问题、品牌和风格指南或审批人名单。

 

如何创建 Space

在正式开始之前,建议你打开Evernote,到 Space 目录中参考示例 Space。与你的团队成员讨论,确定什么类型的 Space 对你的团队最有帮助,然后再按照以下三步进行操作;

  1. 创建一个新 Space
  2. 向你的 Space 里添加笔记
  3. 与团队共享 Space

一旦你与团队共享 Space,团队的每个人都可以看到那个 Space 中的所有信息。你需要决定每个人可以拥有多少权限。

创建一个新 Space

点击 新 Space创建一个新 Space,并为你的 Space 命名。

创建一个 Space

向你的 Space 中添加笔记

首先你可以直接在 Space 中创建几条笔记。并将一些笔记作为 Space 中的参考指南。比如创建‘Space 简介’或‘团队入门’笔记就是向团队新成员介绍 Space 和团队的好方法。

向你的 Space 中添加一条笔记:

  1. 在侧边栏中点击绿色 + 新笔记按钮
  2. 添加标题以及一些文本或图片

向你的 Space 里添加笔记

使用笔记本管理你的笔记

将一系列相关笔记分类整理到笔记本中,使Space 保持井井有条,便于管理。

在那个 Space 里直接创建一个新笔记本:

  1. 在屏幕中央直接点击 新笔记本 或在屏幕右上角点击 "+ 笔记本”图标。
  2. 为你的新笔记本命名。

一旦你创建了一个新笔记本,你可以选中进行移动笔记,也可以将笔记拖拽到其他地方。想要显示或隐藏笔记本内容,只需点击笔记名称旁边的箭头,轻松搞定。

将笔记移动到笔记本中

你的团队已经使用Evernote企业版了吗?

如果你已经在使用Evernote,你可以将已有笔记本移动到一个 Space 中。确保将要移动的笔记本和将要移入的 Space 你都拥有编辑权限。

如何将笔记本移动到 Space:

  • 在任何 Space 中,可点击笔记本页面上方的三个点,然后选择 "移动笔记本到”, 之后再选择你想要移入的 Space。
  • 在笔记本列表中,找到你想要移动的一个笔记本,然后右击,选择 "移动笔记本

注意:笔记本一次只能保存在一个 Space 中

导入笔记本

与团队共享你的 Space。

你在 Space 中添加几个笔记和笔记本后,你就可以邀请你的团队成员了,以便大家共同协作。

  1. 点击 "邀请” 按钮,邀请你公司Evernote企业帐户的成员。
  2. 决定团队成员是否可以拥有查看、编辑或邀请他人的权限。 注意: 一旦你邀请了团队成员加入,那个 Space 中的所有笔记和笔记本,他们都将拥有同样的权限。
  3. 你可以在屏幕的右上方看到你将 Space 已共享的成员。

邀请团队成员

将你的 Space 与企业帐户中的所有人共享

如果想要Evernote企业帐户中的每个人都可以看到或加入你的 Space,在 ‘创建 Space’ 窗口中选择 "展示在团队的 Space 目录”。想要访问 Space 目录,在你的 Space 列表底部点击 Space 目录

展示在 Space 目录

 

团队协作更高效

Space 用于帮助你和你的团队随时保持信息更新,而无需另外发送邮件通知。

轻松展示每一个 Space:

  • 最新动态: 所有最新创建和更新的笔记
  • 置顶笔记: 已经置顶,便于快速访问的笔记

最新动态

最新动态

快速找到一个 Space 中你和团队的其他成员最新添加和更新的笔记。你的笔记视图会自动刷新,随着项目推进,这个功能对于保持团队成员信息同步非常有帮助。

置顶笔记

置顶笔记

用于快速访问重要笔记,例如项目概况、流程指南或最新报告。

如何使用Evernote网页版置顶笔记:

  1. 点击 编辑
  2. 在列表中选择你想要置顶的笔记
  3. 点击 完成

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