Mẹo sắp xếp ghi chú, sổ tay và thẻ
Mặc dù Evernote giúp bạn dễ tìm nội dung, cũng là một ý tưởng hay nếu bạn có một cách thống nhất để tổ chức và đặt tên cho ghi chú, sổ tay và thẻ, nhờ đó bạn và người khác càng có thể tìm thấy những gì mình cần một cách dễ dàng hơn.
Tìm hiểu thêm về cách tổ chức ghi chú trong sổ tay
Tìm hiểu thêm về cách tổ chức ghi chú bằng thẻ
Mẹo giúp tổ chức ghi chú tốt hơn
- Tạo một cấu trúc hợp lý cho sổ tay
- Xác định một bộ thẻ có thể dùng lại được
- Thiết lập quy ước đặt tên
Tạo một cấu trúc hợp lý cho sổ tay
Có thể tổ chức sổ tay theo nhiều cách, ví dụ: theo tên hoặc trạng thái của dự án, phòng ban hoặc nhóm, hoặc tài khoản khách hàng.
Thí dụ:
|
Nhóm (hoặc Phòng ban): Sổ tay |
Mô tả |
|---|---|
|
Nhân sự: Hướng dẫn cho nhân viên mới |
Chứa một bộ tài liệu dùng chung cho toàn công ty (chính sách nghỉ dưỡng, quyền lợi, ngày nghỉ của công ty, các chính sách và thủ tục, sơ đồ tổ chức, v.v.) |
|
Tuyển dụng: Tài liệu cho người phụ trách tuyển dụng |
Chứa những nội dung như mẫu phỏng vấn và phản hồi, quy trình tuyển dụng và phần mô tả công việc và chỉ được chia sẻ với Nhóm tuyển dụng |
|
Phát triển sản phẩm: Dự án X |
Chứa những ghi chú về các thông số, thiết kế, ghi chú họp và nhiệm vụ -- nội dung này được chia sẻ cho mỗi nhóm sản phẩm |
|
Thiết kế: Tài sản thương hiệu |
Chứa biểu trưng, hình ảnh, phông chữ và được chia sẻ với toàn công ty |
|
Bán hàng và tiếp thị: Phương pháp hay nhất |
Chứa những câu chuyện và nghiên cứu điển hình về những công ty sử dụng hiệu quả một sản phẩm -- nội dung này được chia sẻ với toàn công ty |
|
Tiếp thị: Cảm hứng thiết kế |
Chứa ví dụ về những mẫu email hữu ích của công ty khác, bản trích nội dung trang web, các chiến dịch và được chia sẻ cho toàn Nhóm tiếp thị |
Xác định một bộ thẻ có thể dùng lại được
Thêm thẻ tham chiếu đến một công ty, trạng thái của dự án, một nhiệm vụ, người phụ trách dự án hoặc các từ khóa khác để dễ dàng tìm kiếm hoặc lọc nội dung.
Lưu ý: Quản trị viên của một tài khoản Evernote Teams có khả năng tạo và quản lý những thẻ mà họ muốn người dùng sử dụng.
Ví dụ
|
Loại |
Ví dụ về thẻ sử dụng |
|---|---|
|
Vị trí |
Tuyển dụng: zurich, tokyo, sf, boston |
|
Trạng thái hoặc giai đoạn |
Quản lý nhiệm vụ: bây giờ, tiếp theo, đã hoàn thành Theo dõi phiếu yêu cầu: mới, đang xử lý, đang chờ xử lý, đã đóng |
|
Người hoặc nhóm chính |
Quản lý dự án (người hoặc bộ phận tuyển dụng): jfk, mlk, tiếp thị |
|
Mã số nhận dạng duy nhất |
Tuyển dụng (mã công việc): ca-swe-14919, 14919 Phát triển phần mềm (mã số của lỗi hoặc tính năng): 9984 hoặc fr9984 |
|
Phòng ban, loại hình hoặc chức năng |
Tuyển dụng: android, ios, tiếp thị |
|
Mã định danh chung |
Tuyển dụng: ucberkeley, stanford, waterloo Tư vấn: company1, company2, company3 |
|
Dùng dấu gạch dưới (“_”) nếu tiêu đề thẻ chứa nhiều từ |
Tuyển dụng: zurich_mở, zurich_đóng |
Thiết lập quy ước đặt tên
Việc đặt tên theo quy ước giúp mọi người trong công ty tìm kiếm và quản lý nội dung một cách nhanh chóng hơn. Ví dụ: bạn có thể đề xuất mỗi nhóm hoặc phòng ban sử dụng một mã nhóm riêng (ví dụ: "MKTG" cho "Tiếp thị") khi đặt tiêu đề cho sổ tay mới. Có thể dùng mã này khi cần tìm toàn bộ sổ tay thuộc sở hữu của một nhóm hoặc phòng ban cụ thể.
Ví dụ
-
Đối với sổ tay: Dùng một từ tương ứng với phòng ban hoặc nhóm để đặt tiêu đề cho mọi sổ tay thuộc sở hữu của phòng ban hoặc nhóm đó. Ví dụ: mọi sổ tay của bộ phận Kinh doanh sẽ được đặt tiêu đề bắt đầu bằng "KDoanh:", chẳng hạn như "KDoanh:Báo cáo"
-
Đối với ghi chú: Mọi ghi chú liên quan đến việc họp hành sẽ được đặt tiêu đề bắt đầu bằng ngày tháng, chẳng hạn như “2014-09-05 Họp tuần QLDA”
-
Đối với thẻ: Mọi thẻ tham chiếu đến một dự án hoặc giai đoạn phát hành sẽ được đặt tiêu đề bắt đầu bằng dấu hoa thị (*), chẳng hạn như “*alpha”, “*thiết kế” hoặc “*chờ xử lý”
Thẻ cá nhân, thẻ dùng chung và thẻ nhóm có gì khác nhau?
-
Thẻ cá nhân: Bạn có thể tạo, xóa và chỉnh sửa thẻ trong mọi sổ tay cá nhân mà bạn tạo. Bạn cũng có thể xóa những thẻ bạn không còn cần đến khỏi tài khoản của bạn. Khi bạn sao chép một sổ tay từ một tài khoản cá nhân sang một tài khoản nhóm, Evernote tạo các thẻ nhóm có cùng tên, mà không xóa những thẻ hiện có khỏi tài khoản cá nhân của bạn.
-
Thẻ dùng chung: Nếu bạn được cấp quyền chỉnh sửa đối với một sổ tay dùng chung, bạn có thể thêm hoặc xóa thẻ của bất kỳ ghi chú nào trong sổ tay đó. Khi bạn xóa thẻ khỏi ghi chú trong sổ tay dùng chung, chúng sẽ không bị xóa khỏi danh sách thẻ trong tài khoản của người tạo sổ tay. Sau khi xóa một thẻ khỏi tất cả ghi chú trong một sổ tay dùng chung, bạn không thể hủy thao tác xoá đó. Bạn sẽ phải yêu cầu người tạo sổ tay thêm lại (những) thẻ đó vào các ghi chú dùng chung.
-
Thẻ nhóm: Bạn có thể tạo và xóa thẻ khỏi ghi chú trong mọi sổ tay nhóm mà bạn tham gia và có quyền chỉnh sửa. Tuy nhiên, chỉ có quản trị viên tài khoản mới có thể truy cập bảng điều khiển quản trị để đổi tên hoặc xóa thẻ khỏi tài khoản đó.
Từ khóa:
- quản trị viên doanh nghiệp
- sổ tay doanh nghiệp
- các ghi chú doanh nghiệp
- thẻ doanh nghiệp
- quản trị viên nhóm
- sổ tay nhóm
- ghi chú nhóm
- thẻ nhóm
- tạo mới
- dễ tìm hơn
- dễ tìm kiếm hơn
- evernote business
- ví dụ
- quy ước đặt tên
- tiêu đề ghi chú
- tiêu đề sổ tay
- các sổ tay
- ghi chú
- tổ chức
- sắp xếp
- các thẻ