Краткая справка: продуктивность в офисе и за его пределами

Краткая справка: продуктивность в офисе и за его пределами

Краткая справка: продуктивность в офисе и за его пределами

Продуктивность в офисе и за его пределами

Где бы ни застала вас работа, Evernote Business поможет вас быть продуктивным. Даже в отсутствии Интернета вы сможете начать и продолжать работу над проектами. Вот как это происходит.

Подготовка мобильного рабочего пространства

Обезопасьте ваши данные

Если вы планируете использовать ваши заметки и блокноты на мобильных устройствах, то использовать дополнительные уровни безопасности Evernote было бы для вас отличной идеей. Evernote предлагает два дополнительных уровня безопасности для устройств: двухфакторную аутентификацию и пароль (Touch ID). Мы советуем вам включить все доступные возможности безопасности Evernote, особенно если вы работаете в Evernote Business. Если это сделать, то даже без шифрования заметок доступ до содержимого вашего аккаунта будет практически невозможен в случае потери или кражи устройства.

Создайте блокнот Входящие

Когда вы не сидите за столом в офисе, вам, возможно, потребуется добавлять заметки, сделанные на совещаниях, записывать голосовые заметки, фотографировать чеки. Вполне возможно, у вас не будет времени выбрать блокнот для этих записей на ходу. Evernote предоставляет вам блокнот по умолчанию, куда записываются все новые заметки. Чаще всего этот блокнот называют "Входящие" для интуитивно понятной работы с ним.

Чтобы переименовать блокнот по умолчанию, в приложении на компьютере найдите его в списке блокнотов, нажмите на нем правой кнопкой мыши (или с нажатым Ctrl), выберите "Переименовать блокнот" и введите новое имя. Если вы добавите дефис (-) или подчеркивание перед именем блокнота, он всегда будет показываться вверху списка блокнотов.

Переименование блокнота в приложении Evernote для Mac

Впоследствии, когда вы будете добавлять заметки на мобильном устройстве, они будут по умолчанию сохраняться именно в эт блокнот. Позже, сидя за рабочим столом, вы сможете переместить их в нужные блокноты.

Создайте ярлыки для часто используемых заметок, меток и блокнотов

Прежде чем выйти из-за офиса, подумайте какие заметки и блокноты могут вам потребоваться на мобильном устройстве. Например, если вы работаете в продажах, вам могут потребоваться презентации, формы запросов и брошюры, которые вы и ваша команда собирала в Evernote Business. Для этих заметок/блокнотов создайте ярлыки, и вы получите доступ к информации на мобильном устройстве в один клик. Чтобы создать ярлыки, вам нужно просто перетащить в боковое меню необходимые заметки, метки, сохраненные запросы и даже блокноты. Ярлыки синхронизируются с мобильными приложениями.

Перемещение для создания ярлыков

Работайте офлайн

Evernote Business специально разработан так, чтобы предоставить вам и вашей команде лекгий доступ ко всему аккаунту без всякой дополнительной установки. Другими словами, если вы планируете быть на встречах, последуйте нашим советам, это поможет вам настроить Evernote оптимальным путем.

Важно понимать, что хотя содержимое вашего аккаунта одинаково на всех устройствах, Evernote хранит заметки по-разному на компьютерах и на мобильных устройствах. На компьютерах Evernote хранит на жестком диске все ваши блокноты и заметки, а также и все блокноты компании к которым предоставлен общий доступ, (если вы используете Evernote Business.) Если вы в самолете и работаете без доступа в Итнернет, у вас будет доступ до всех ваших заметок и блокнотов, как только вы выйдете в режим онлайн, все изменения синхронизируются со всеми устройствами.

На мобильном устройстве, как то смартфон или планшет, место для хранения ограничено. Принимая это во внимание, Evernote не хранит все блокноты и заметки на устройстве. Это означает, что для доступа к содержимому аккаунта вам нужен Интернет. Если вы используете Evernote Business, Evernote Premium или Evernote Plus, вы можете активировать блокнот(ы) офлайн, выбрав блокнот, к которому у вас будет доступ в отсутствии Интернета.

Прежде, чем выйти из-за стола, включите режим офлайн для наиболее часто используемых на мобильных устройствах блокнотов. Вы можете это сделать в настройках приложения Evernote на смартфоне или планшете.

Настройка офлайн-блокнотов

В зависимости от количества заметок в выбранном вами блокное, может потребоваться несколько минут для начальной синхронизации с вашим устройством. После синхронизации вы будете иметь доступ к заметкам в этих блокнотах для просмотра, редактирования и создания новых заметок. Как только вы подключитесь к Интернету, все изменения будут синхронизированы и появятся на остальных устройствах.

Работа на выезде

Итак вы работаете на выезде или просто путешествуете. Теперь вы можете нажать на заранее подготовленный ярлык и открыть необходимую заметку. Если ярлык указывает на заметку или блокнот, доступный вашей компании, вся добавленная и обновленная вашими коллегами информация автоматически появится в вашем аккаунте после синхронизации. Например, если ваша команда в офисе обновила презентацию, вы получите новую версию после синхронизации, находясь на встрече с клиентом.

Меню ярлыков в Evernote на Android

Если вы перешли в режим офлайн или связь с Интернетом потеряна - например, в офисе клиента - у вас сохранится доступ к наиболее важным заметкам, поскольку вы включили из в офлайн-блокнот.

Заметки, которые вы добавляли, - подробности со встреч с клиентами, снимки записей на доске, фотографии чеков, отсканированные визитки с выставки и т.д. - по умолчанию они попадают в ваши "входящие". Вы можете переместить их в общие с вашей командой блокноты. Если вы сделаете это сразу же, ваша команда будет в курсе последних событий вашей работы и ваших достижений.

В дополнение к текстовым заметкам, фотографиям, аудиозаписям и сканам документов, вы можете также копировать и сохранять содержимое веб-страниц прямо с мобильного устройства. Это особенно удобно при присмотре профилей LinkedIn или для добавления последних штрихов в заметки перед совещанием. Когда вы просматриваете Интернет на Android и iOS, вам нужно просто нажать иконку "Поделиться" и выбрать Evernote. Этим действием вы автоматически скопируете в блокнот по умолчанию всю просматриваемую страницу.

Копирование в Evernote из Интернета

Продолжение по возвращению на работу

Когда вы вернулись к своему рабочему столу и сели за компьютер, вы можете продолжить начатую на выезде работу. Черновики предложений клиентам, заметки со встреч и различные идеи, записанные на мобильном устройстве, появятся в приложении Evernote на вашем компьютере. Там же вы увидите и скопированные веб-страницы.

Скопированные заметки в приложении Evernote

Вы можете отредактировать заметки и продолжить работу. Самым оптимальным было бы потратить несколько минут на организацию заметок, когда вы сели за компьютер: просмотреть ваш блокнот по умолчанию и перенести новые заметки, сделанные на выезде, в соответствующие тематические блокноты.

И наконец, бывают случаи, когда вы сильно торопитесь или что-то быстро копируете на мобильном устройстве, и у вас не было времени назвать заметки. Если такое с вами случается, не пожалейте несколько минут на переименование заметок, чтобы вы могли легко идентифицировать их при просмотре.

Дополнительные материалы

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_INCLUDE=it LANGUAGES_EXCLUDE=ja

Воспроизводится видео %{current} из %{total}
Видео %{current} из %{total}