Практическое пособие: переход с Evernote Basic, Plus или Premium на Evernote Business

Практическое пособие: переход с Evernote Basic, Plus или Premium на Evernote Business

Практическое пособие: переход с Evernote Basic, Plus или Premium на Evernote Business

Практическое пособие: переход с Evernote Basic, Plus или Premium на Evernote Business

Если вы уже используете Evernote для личных целей, вы знаете, что эта программа помогает вам организовать и вашу работу. Evernote Business предоставляет все преимущества вашей команде в качестве централизованного рабочего пространства для каждого. Если вы переходите от индивидуального использования Evernote к использованию в команде Evernote Business, это руководство поможет вам понять основные различия этих версий и поможет вам перейти с одной версии на другую наилучшим способом.

Чем отличается Evernote Business?

Evernote (Basic, Plus и Premium) разработан для личного использования. Evernote Business предоставляет те же преимущества Evernote, но при этом он разработан специально для совместной работы в команде и позволяет вашей компании централизованно управлять аккаунтом и его содержимым.

Разделение личных и бизнес-данных

Когда участник команды работает над проектом, в большинстве случаев эти данные принадлежат компании, а не ему лично. Принимая это во внимание, Evernote Business предоставляет компаниям место для коллективной работы: над проектами, планами совещаний, с клиентами и партнерами и т.д.), разделяя эту информацию от личных данных, которые каждый участник команды может создавать для своих целей (чеки, планы поездки, семейные дела и т.д.). Если сотрудник увольняется, вся информация, над которой он трудился в компании, останется в аккаунте Evernote Business, при этом все его личные данные останутся при нем в личном аккаунте Evernote.

Содержимое бизнес-аккаунта принадлежит компании и остается в компании при увольнении кого-либо из сотрудников. К нему имеет доступ как сам сотрудник, его создававший, так и администратор аккаунта.

Личная информация принадлежит только сотруднику и останется с ним при увольнении и выходе из бизнес-аккаунта. Никто из сотрудников компании не имеет доступа к личной информации, если только вы специально не поделились какой-либо информацией с другими. Вы можете создавать личные заметки и после подключения к Evernote Business.

Для отчетливого разделения личной и рабочей информации в Evernote Business имеется ряд функций, позволяющих организовать каждый тип информации отдельно. Некоторые из них знакомы вам как пользователю Evernote, некоторые появляются только в бизнес-аккаунте.

Бизнес-заметки принадлежат компании. Они содержатся в бизнес-блокнотах, к ним могут быть добавлены бизнес-метки (подробнее о бизнес-блокнотах и метках читайте ниже). Новые заметки по работе, которые вы и ваши коллеги создаете, в большинстве случаев являются бизнес-заметками.

Личные заметки принадлежат только вам. Личные заметки содержатся в личных блокнотах, к ним могут быть добавлены личные метки (подробнее о личных блокнотах и метках читайте ниже). Личными заметками являются также все заметки, которые вы создавали и использовали ранее в Evernote Basic, Plus, или Premium, до момента подключения к аккаунту Evernote Business.

Бизнес-заметкии в приложении Evernote для Mac

Бизнес-блокноты принадлежат компании. Они могут быть доступны всей компании, отдельным сотрудникам или оставаться в частном использовании с доступом только самого создателя и администратора аккаунта.

Бизнес-блокноты в приложении Evernote для Mac

Личные блокноты принадлежат каждому персонально, и когда сотрудник увольняется, все содержимое личных блокнотов уходит вместе с ним. Личные блокноты не могут быть опубликованы для всей компании. Личными блокнотами являются также и все ранее созданные вами блокноты в Evernote Basic, Plus или Premium до момента подключения к аккаунту Evernote Business.

Личные блокноты в приложении Evernote для Mac

Важно отметить, что у сотрудников бизнес-блокноты могут быть разными, поскольку они могут быть приглашены редактировать разные блокноты, подключать разные блокноты с домашней страницы (смотри ниже) и создавать свои бизнес-блокноты.

Бизнес-метки принадлежат компании. Когда вы добавляете метку к заметке из бизнес-блокнота, то она автоматически становится бизнес-меткой. Каждый, кто имеет доступ к этому бизнес-блокноту, автоматически получает доступ к бизнес-метке.

Бизнес-метки в приложении Evernote для Mac

Личные метки, как и личные блокноты, являются частной собственностью. Если вы добавляете метку к заметке из личного блокнота, то эта метка автоматически становится личной. Вы не можете использовать бизнес-метки в личном блокноте и наоборот. Личными являются и ранее созданные вами метки в Evernote Basic, Plus или Premium до момента подключения к аккаунту Evernote Business.

После подключения к аккаунту Evernote Business при создании новой заметки, метки или блокнота вы можете решить, будет ли это являться личной или бизнес. Вы можете переключаться для просмотра личных и бизнес-заметок, блокнотов и меток в боковой панели или верхней части соответствующих экранов.

Посмотрите в нашем примере организации аккаунта Evernote Business, как можно создать структуру из заметок, блокнотов и меток. Поскольку сотрудники создают данные для работы, объясните им, что они должны создавать бизнес-блокноты и бизнес-метки вместо личных блокнотов и личных меток. Если вы и ваши сотрудники использовали Evernote до начала работы в Evernote Business, убедитесь. что весь коллектив понимает разницу между личным и бизнес-контентом.

Корзина бизнес-аккаунта - когда кто-либо из сотрудников удаляет заметку из бизнес-блокнота, Evernote Business не стирает ее автоматически, чтобы не допустить потери данных. Он помещает удаленную заметку в корзину бизнес-аккаунта. Лишь администратор из панели администратора может удалить или восстановить заметки из этой корзины.

Новый способ просмотра рабочей информации

Домашняя страница компании - это удобный способ просматривать все, что происходит в аккаунте Evernote Business. Отсюда вы можете увидеть, кто над чем работает, а также общие бизнес-блокноты, которые могут быть вам полезны.

Вы также можете посмотреть профиль любого сотрудника, так же как и заметки и блокноты, над которыми он работает и к которым у вас есть доступ. Все, к чему он не предоставил доступ, не будет видно в его профиле. И наконец, вы можете просмотреть любой блокнот, который был опубликован в вашей компании и подключить который вы считаете полезным для себя.

ПРИМЕЧАНИЕ: домашняя страница в настоящее время доступна в приложениях Evernote для Мас и Windows Desktop.

Домашняя страница компании в приложении Evernote для Мас

Административное управление

Если вы являетесь администратором, вы можете управлять аккаунтом Evernote Business вашей компании через панель администратора, включающую следующие настройки: управление сотрудниками, блокнотами, метками, платежной информацией, корзиной бизнес-аккаунта и т.д. Ниже мы опишем более подробно возможности работы в панели администратора.

Подключение к Evernote Business

Когда вы подключаетесь к Evernote Business, вы можете использовать имя пользователя и пароль от вашего личного аккаунта Evernote Basic, Plus или Premium. При этом вы увидите все ваши личные заметки и блокноты наряду с содержимым бизнес-аккаунта компании. Вы не должны создавать новое имя пользователя и пароль.

После того, как вы подключились к бизнес-аккаунту, вы должны установить ваш рабочий электронный адрес. Когда вы будете предоставлять доступ к вашей рабочей информации, будет отображаться ваш рабочий адрес электронной почты. Когда вы делитесь личной информацией, будет отображаться ваш личный email. Добавить рабочий адрес электронной почты можно в настройках аккаунта.

Общая информация об аккаунте

Когда вы приглашаете коллегу в Evernote Business аккаунт, убедите его использовать его имеющееся имя пользователя и пароль (если он до этого момента использовал Evernote) и просто добавить рабочий email в настройках аккаунта.

Администрирование бизнес-аккаунта

Поскольку Evernote Business разработан для коллективной работы, для аккаунта необходим один или несколько управляющих аккаунтом. Эти люди являются администраторами компании - сотрудники, имеющие права просмотра содержимого и управления аккаунтом Evernote Business.

Если вы - администратор аккаунта компании, необходимо, чтобы вы хорошо знали панель администратора. Даже если вы использовали Evernote для себя лично ранее, панель администратора - это новая для вас функция при переходе на Evernote Business. Из панели администратора вы можете:

  • Добавлять или удалять пользователей
  • Изменять уровень доступа
  • Просматривать, какие пользователи работают в бизнес-аккаунте
  • Управлять бизнес-блокнотами, заметками, метками и корзиной бизнес-аккаунта
  • Просматривать и обновлять платежную информацию и историю оплаты
  • Подключать функции безопасности, такие как функция единого входа, например
  • Управлять интеграцией, например, с Salesforce

Панель администратора

Потратьте некоторое время, чтобы ознакомиться с возможностями панели администратора, посколько доступ к ней будете иметь только вы и другие администраторы компании.

Предпочтительно, чтобы в вашей компании всегда было как минимум два администратора: когда один отсутствует, всегда есть второй, имеющий доступ к рабочему пространству вашей компании. Администратором может быть любой сотрудник, которому вы доверяете, например IT, отдел кадров или бухгалтерия. Все администраторы имеют одинаковый уровень доступа и могут просматривать и управлять содержимым бизнес-аккаунта, пользователями и платежами, таким образом следует внимательно отнестись к выбору администраторов. В целях безопасности данных лучше, чтобы это было несколько человек, а не весь коллектив.

Для добавления администратора выберите "Управление пользователями" из панели администратора и затем укажите этого человека из списка. Из выпадающего списка выберите “Сделать администратором”, предоставив этому сотруднику таким образом администраторский уровень доступа в Evernote Business аккаунт.

Управление пользователями в панели администратора

Evernote Business и ваша команда

Организация рабочего пространства компании

Какой способ организации рабочего пространства в Evernote вы выберете целиком и полностью зависит от вас - вы можете организовать много или мало информации. Для достижения наилучшей отдачи от Evernote Business спланируйте организацию рабочего пространства в нем и структурируйте его вместе с командой. Просмотрите для этого пошаговое руководство как организовать рабочее пространство в Evernote Business.

Как только вы создали структуру блокнотов, меток и заметок в Evernote Business, настало время добавлять контент. Вы можете добавлять новую информацию, а также использовать данные из вашего личного аккаунта, вам лишь потребуется конвертировать их в рабочие данные.

Чтобы конвертировать единичную заметку, вам нужно лишь переместить ее из личного в рабочий блокнот. Она станет доступна всем, имеющим доступ к этому блокноту.

Чтобы конвертировать целиком личный блокнот в бизнес-блокнот, нажмите на компьютере правой кнопкой мыши (или c нажатой клавишей Ctrl) на нем и выберите “Преобразовать в бизнес-блокнот”. При этом действии блокнот будет перемещен из личного аккаунта в бизнес-аккаунт и станет собственностью компании. Важно знать, что еще происходит при преобразовании блокнота:

  • История заметок и дата создания будут изменены на дату и время преобразования
  • Если вы ранее предоставляли доступ к этому блокноту другим, вам нужно будет сделать это повторно.

Заметки создаются автоматически

Развертываниее Evernote Business в компании

В дополнение к планированию и структурированию аккаунта, вам необходимо также задуматься о том, как вы будете внедрять Evernote Business каждому сотруднику. Например, в вашей команде есть кто-то, кто уже пользовался Evernote и те, кто ничего о нем не знают. Вам, вероятно, следует продумать стратегию, как вы будете объяснять команде, что такое Evernote Business, цели его внедрения, ожидания от его использования, а также вам нужно будет установить сроки внедрения и обучения сотрудников.

Наиболее полное описание внедрения Evernote Business вы найдете в Руководстве по развертыванию Evernote Business.

Предоставление общего доступа вашей команде к содержимому аккаунта

После развертывания Evernote Business в компании настало время предоставить общий доступ вашим сотрудникам к информации. Хотя Evernote Business разработан для коллективной работы команды, по умолчанию к бизнес-заметкам и бизнес-блокнотам имеет доступ только создатель и администратор. Когда вы готовы делиться информацией, у вас есть две возможности это сделать: предоставить общий доступ индивидуально или всей компании.

Индивидуальный общий доступ - если у вас есть заметка или блокнот, которым вы хотели бы поделиться с одним или несколькими сотрудниками, нажмите на кнопку “Общий доступ”. Вам будет предложено добавить сотрудников, доступ которым вы хотели бы предоставить, и установить уровень доступа. В зависимости от этого у них будет возможность просматривать информацию, а также редактировать, или редактировать и приглашать других.Это замечательное свойство, если вы работаете над проектом и вы хотели бы, чтобы каждый мог добавлять и редактировать информацию в центральном месте. Более того, вы даже можете приглашать людей не из вашей компании, как, например, консультанты или контракторы. В любое время по мере необходимости вы можете отозвать и/или изменить уровень доступа.

Предоставление индивидуального совместного доступа к блокноту

Предоставление общего доступа всей компании - на компьютере у вас есть другая возможность - поделиться со всей компанией. Это означает, что любой сотрудник будет иметь доступ к блокноту с домашней страницы бизнес-аккаунта, а содержимое вашего блокноты будет доступно для поиска сотрудниками компании. Если в вашем проекте нет ничего секретного, то предоставление общего доступа всем сотрудникам поможет созданию базы знаний с возможностью поиска и показа релевантного содержимого другим сотрудникам компании. Хороший пример блокнота, который может быть опубликован для всей компании - разнообразные бланки и формы отдела кадров, справочники сотрудников, расписание общекорпоратичных мероприятий, вырезки статей и т.д.

Публикация бизнес-блокнота для всей компании

Иными словами, если вы работаете над черновиком проекта и он еще не готов для просмотра коллегами, вы можете работать в блокноте, к которому доступ для других не предоставлен. Когда проект готов для показа коллегам и обсуждения его, вы можете либо предоставить индивидуальный доступ, либо опубликовать его в компании или переместить заметки в уже существующий общий блокнот.Вы можете сообщить коллегам, что дали им доступ к вашим заметкам, нажав кнопку “Поделиться” , открывающую окно Work Chat, где вы можете написать свой комментарий о проекте.

Новые способы поиска информации в бизнес-блокнотах

В дополнение ко сбору информации и к предоставлению общего доступа к ней Evernote Business предоставляет вашей команде новые пути поиска информации, над которой работают сотрудники компании.

Вы, возможно, уже использовали ранее возможности поиска информации в личных блокнотах и заметках в Evernote Basic, Plus или Premium. При поиске в Evernote Business вы увидите результаты как из ваших личных блокнотов, так и из общих с вами блокнотов коллег. Вы даже будете видеть подсказки, кто из сотрудников вашей компании может знать о том, что вы ищите. Evernote Business будет производить поиск только в блокнотах, к которым вам лично был предоставлен совместный доступ, и в опубликованных для всех компании блокнотах.

Результаты поиска в обоих блокнотах: личном и рабочем

Кроме того, вы можете видеть всех сотрудников компании и все, что опубликовано на домашней странице компании. Эта информация доступна при нажатии на ваше имя в боковом меню. Вы можете также производить поиск в бизнес-блокнотах непосредственно с домашней страницы компании.

Домашняя страница компании в приложении Evernote для Мас

Поддержка аккаунта Evernote Business

Вам не нужно тратить много времени для поддержки вашего аккаунта Evernote. Вашей команде полезно потратить время на удаление ненужных заметок, неиспользуемых меток и т.д. Поскольку вы и ваш коллектив находитесь в едином пространстве, сохранение информации в актуальном состоянии и следование структуре организации позволит сотрудникам лучше выполнять свою работу.

На регулярной основе установите время, требуемое для:

  • Переименования блокнотов, меток или заметок, которые выбиваются из принятой структуры организации информации
  • Проверки блокнотов на предмет наличия дублированных, устаревших и/или более неиспользуемых заметок
  • Проверки бизнес-меток и удаление неиспользуемых или неправильных
  • Настройки прав общего доступа для общих блокнотов и заметок

Если вы являетесь администратором, вы можете производить эти действия самостоятельно как в Evernote, так и через панель администратора. Вы также можете попросить сотрудников помогать поддерживать информацию, к которой они предоставили доступ..

Метки в панели администратора

Загружаемые шаблоны

Дополнительные материалы

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_EXCLUDE=ja

Воспроизводится видео %{current} из %{total}
Видео %{current} из %{total}