Практическое пособие: переход с Evernote Basic, Plus или Premium на Evernote Business

Практическое пособие: переход с Evernote Basic, Plus или Premium на Evernote Business
< Назад / Вперед >

Практическое пособие: переход с Evernote Basic, Plus или Premium на Evernote Business

Примечание: это руководство предназначено для аккаунтов Evernote Business , созданных до 15 сентября 2017 года.

Практическое пособие: переход с Evernote Basic, Plus или Premium на Evernote Business

Если вы уже используете Evernote для личных целей, вы знаете, что эта программа помогает вам организовать и вашу работу. Evernote Business предоставляет все преимущества вашей команде в качестве централизованного рабочего пространства для каждого. Если вы переходите от индивидуального использования Evernote к использованию в команде Evernote Business, это руководство поможет вам понять основные различия этих версий и поможет вам перейти с одной версии на другую наилучшим способом.

Чем отличается Evernote Business?

Evernote (Basic, Plus и Premium) разработан для личного использования. Evernote Business предоставляет те же преимущества Evernote, но при этом он разработан специально для совместной работы в команде и позволяет вашей компании централизованно управлять аккаунтом и его содержимым.

Разделение личных и бизнес-данных

Когда участник команды работает над проектом, в большинстве случаев эти данные принадлежат компании, а не ему лично. Принимая это во внимание, Evernote Business предоставляет компаниям место для коллективной работы: над проектами, планами совещаний, с клиентами и партнерами и т.д., разделяя эту информацию от личных данных, которые каждый участник команды может создавать для своих целей (чеки, планы поездки, семейные дела и т.д.). Если сотрудник увольняется, вся информация, над которой он трудился в компании, останется в аккаунте Evernote Business, при этом все его личные данные останутся при нем в личном аккаунте Evernote.

  • Содержимое бизнес-аккаунта принадлежит компании и остается в компании при увольнении кого-либо из сотрудников. К нему имеет доступ как сам сотрудник, его создававший, так и администратор аккаунта.
  • Личная информация принадлежит только сотруднику и останется с ним при увольнении и выходе из бизнес-аккаунта. Никто из сотрудников компании не имеет доступа к личной информации, если только вы специально не поделились какой-либо информацией с другими. Вы можете создавать личные заметки и после подключения к Evernote Business.

Для отчетливого разделения личной и рабочей информации в Evernote Business имеется ряд функций, позволяющих организовать каждый тип информации отдельно. Некоторые из них знакомы вам как пользователю Evernote, некоторые появляются только в бизнес-аккаунте.

  • Бизнес-заметки принадлежат компании. Они появляются в бизнес-аккаунте вашей компании. Новые заметки по работе, которые вы и ваши коллеги создаете, в большинстве случаев являются бизнес-заметками.
  • Личные заметки принадлежат только вам. Они появляются в вашем личном аккаунте. Личными заметками являются также все заметки, которые вы создавали и использовали ранее в Evernote Basic, Plus, или Premium, до момента подключения к аккаунту Evernote Business.

Бизнес-заметки в приложении Evernote для Mac

Бизнес-блокноты принадлежат компании. Они могут быть доступны всей компании, отдельным сотрудникам или оставаться в частном использовании с доступом только самого создателя и администратора аккаунта.

Бизнес-блокноты в приложении Evernote для Mac

Личные блокноты принадлежат каждому персонально, и когда сотрудник увольняется, все содержимое личных блокнотов уходит вместе с ним. Личные блокноты не могут быть опубликованы для всей компании. Личными блокнотами являются также и все ранее созданные вами блокноты в Evernote Basic, Plus или Premium до момента подключения к аккаунту Evernote Business.

Личные блокноты в приложении Evernote для Mac

Важно отметить, что у сотрудников бизнес-блокноты могут быть разными, поскольку сотрудники могут быть приглашены в разные проекты или могут запросить доступ к одному из Доступных проектов. Они могут также создавать свои собственные проекты.

Бизнес-метки принадлежат компании. Когда вы добавляете метку к заметке из аккаунта компании, она автоматически становится бизнес-меткой, и будет добавлена в набор меток компании.

Бизнес-метки в приложении Evernote для Mac

Личные метки, как и личные блокноты, являются частной собственностью. Если вы добавляете метку к заметке в личном аккаунте Evernote, эта метка автоматически становится личной. Вы не можете использовать бизнес-метки в личном блокноте и наоборот. Личными являются и ранее созданные вами метки в Evernote Basic, Plus или Premium до момента подключения к аккаунту Evernote Business.

Вы можете переключаться для просмотра личных и бизнес-заметок, блокнотов и меток в боковой панели или верхней части соответствующих экранов.

В нашем примере организационной структуры Evernote Business посмотрите, как можно создать структуру из заметок, блокнотов и меток в проекте. Поскольку сотрудники создают данные для работы, объясните им, что они должны создавать бизнес-блокноты и бизнес-метки. Если вы и ваши сотрудники использовали Evernote до начала работы в Evernote Business, убедитесь. что весь коллектив понимает разницу между личным и бизнес-контентом.

Корзина бизнес-аккаунта – когда кто-либо из сотрудников удаляет заметку из бизнес-блокнота, Evernote Business не стирает ее автоматически, чтобы не допустить потери данных. Он помещает удаленную заметку в корзину бизнес-аккаунта. Лишь администратор из панели администратора может удалить или восстановить заметки из этой корзины.

Новый способ просмотра рабочей информации

Проекты в Evernote Business предоставляют удобную возможность командам видеть, над чем все работают. В разделе «Последние действия» вы можете сразу увидеть, какие заметки были добавлены или изменены вашей командой. В разделе «Закрепленные заметки» вы получите быстрый доступ к часто используемым и важным заметкам.

Административное управление

Если вы являетесь администратором, вы можете управлять аккаунтом Evernote Business вашей компании через панель администратора, включающую следующие настройки: управление сотрудниками, проектами, блокнотами, метками, платежной информацией, корзиной бизнес-аккаунта и т.д. Ниже мы опишем более подробно возможности работы в панели администратора.

Создание нового аккаунта Evernote Business

Когда вы настраиваете новый аккаунт Evernote Business, вы автоматически становитесь администратором аккаунта. После того, как вы пригласите свою команду, вы можете назначить кого-то другого администратором аккаунта, или у вас может быть даже несколько администраторов. Администраторы аккаунта имеют доступ к панели администратора для просмотра параметров всей организации, управления бизнес-контентом и приглашения членов команды для подключения к Evernote Business. Подробней >>

Для начала:

  1. Перейдите на сайт Evernote Business и нажмите Начать.
  2. Заполните форму, указав свое полное имя, название компании, свой рабочий адрес электронной почты и пароль аккаунта.

Если у вас уже есть аккаунт Evernote, и вы хотите использовать адрес электронной почты, связанный с этим аккаунтом, то для своего нового аккаунта Evernote Business вам будет предложено войти в систему и выбрать другой личный адрес электронной почты для существующего аккаунта.

Общая информация об аккаунте

Когда вы приглашаете коллегу в аккаунт Evernote Business, убедите его использовать имеющееся имя пользователя и пароль (если он до этого момента использовал Evernote) и просто добавить рабочий электронный адрес в настройках аккаунта.

Администрирование бизнес-аккаунта

Поскольку Evernote Business разработан для коллективной работы, для аккаунта необходим один или несколько управляющих аккаунтом. Эти люди являются администраторами компании – сотрудники, имеющие права просмотра содержимого и управления аккаунтом Evernote Business.

Добавление дополнительных администраторов

Если вы – администратор аккаунта компании, необходимо, чтобы вы хорошо знали панель администратора. Даже если вы использовали Evernote для себя лично ранее, панель администратора – это новая для вас функция при переходе на Evernote Business. Из панели администратора вы можете:

  • Добавлять или удалять пользователей
  • Изменять уровень доступа
  • Просматривать, какие пользователи работают в бизнес-аккаунте
  • Управлять проектами, бизнес-блокнотами, заметками, метками и корзиной бизнес-аккаунта
  • Просматривать и обновлять платежную информацию и историю оплаты
  • Подключать функции безопасности, такие как функция единого входа, например
  • Управлять интеграцией, например, с Salesforce

Панель администратора

Потратьте некоторое время, чтобы ознакомиться с возможностями панели администратора, посколько доступ к ней будете иметь только вы и другие администраторы компании.

Предпочтительно, чтобы в вашей компании всегда было как минимум два администратора: когда один отсутствует, всегда есть второй, имеющий доступ к рабочему пространству вашей компании. Администратором может быть любой сотрудник, которому вы доверяете, например IT, отдел кадров или бухгалтерия. Все администраторы имеют одинаковый уровень доступа и могут просматривать и управлять содержимым бизнес-аккаунта, пользователями и платежами, таким образом следует внимательно отнестись к выбору администраторов. В целях безопасности данных лучше, чтобы это было несколько человек, а не весь коллектив.

Для добавления администратора выберите "Управление пользователями" из панели администратора и затем укажите этого человека из списка. Из выпадающего списка выберите “Сделать администратором”, предоставив этому сотруднику таким образом администраторский уровень доступа в Evernote Business аккаунт.

Evernote Business и ваша команда

Организация рабочего пространства компании

Какой способ организации рабочего пространства в Evernote вы выберете целиком и полностью зависит от вас – вы можете организовать много или мало информации. Для достижения наилучшей отдачи от Evernote Business спланируйте организацию рабочего пространства в нем и структурируйте его вместе с командой. Просмотрите для этого пошаговое руководство как организовать проекты команды. Как только проекты в бизнес-аккаунте будут настроены, вы можете добавлять содержимое. Создайте новые заметки, переместите их в общие проекты.

Для аккаунтов Evernote Business , созданных до 15 сентября 2017 года:

Если у вас уже есть содержимое в личном аккаунте Evernote, относящееся к работе, сначала преобразуйте его в бизнес-контент с любого компьютера из Evernote.

Чтобы конвертировать единичную заметку, вам нужно лишь переместить ее из личного в рабочий блокнот. Она станет доступна всем, имеющим доступ к этому блокноту.

Чтобы конвертировать целиком личный блокнот в бизнес-блокнот, нажмите на компьютере правой кнопкой мыши (или c нажатой клавишей Ctrl) на нем и выберите “Преобразовать в бизнес-блокнот”. При этом действии блокнот будет перемещен из личного аккаунта в бизнес-аккаунт и станет собственностью компании. Важно знать, что еще происходит при преобразовании блокнота:

  • История заметок и дата создания будут изменены на дату и время преобразования
  • Если вы ранее предоставляли доступ к этому блокноту другим, вам нужно будет сделать это повторно.

Внедрение Evernote Business для вашей команды

В дополнение к планированию и структурированию аккаунта, вам необходимо также задуматься о том, как вы будете внедрять Evernote Business каждому сотруднику. Например, в вашей команде есть кто-то, кто уже пользовался Evernote и те, кто ничего о нем не знают. Вам, вероятно, следует продумать стратегию, как вы будете объяснять команде, что такое Evernote Business, цели его внедрения, ожидания от его использования, а также вам нужно будет установить сроки внедрения и обучения сотрудников.

Наиболее полное описание внедрения Evernote Business вы найдете в Руководстве по развертыванию Evernote Business.

Предоставление общего доступа вашей команде к содержимому аккаунта

После развертывания Evernote Business в компании настало время предоставить общий доступ вашим сотрудникам к информации. Хотя Evernote Business разработан для коллективной работы команды, по умолчанию ко всем проектам, к бизнес-заметкам и бизнес-блокнотам имеет доступ только создатель и администратор. Когда вы готовы делиться информацией, у вас есть две возможности это сделать: предоставить общий доступ индивидуально или всей компании.

Индивидуальный общий доступ – проекты – наиболее простой способ делиться заметками и блокнотами с другими. Просто нажмите кнопку “Общий доступ”. Вам будет предложено добавить сотрудников, доступ которым вы хотели бы предоставить, и установить уровень доступа. В зависимости от этого у них будет возможность просматривать информацию, а также редактировать, или редактировать и приглашать других.Это замечательное свойство, если вы работаете над проектом и вы хотели бы, чтобы каждый мог добавлять и редактировать информацию в центральном месте. В любое время по мере необходимости вы можете отозвать и/или изменить уровень доступа.

Использование проектов, чтобы поделиться информацией с командой

Общий доступ для всей компании. Опубликуйте общий проект в Доступных проектах, чтобы все пользователи вашей компании могли получить доступ к нему и всему его содержимому. Это позволит добавить его в поисковый центр вашей компании в Evernote Business. Хорошие примеры проектов для всей компании – это формы для заполнения персоналом, руководства для сотрудников и расписания, вырезки статей и т.д.

Предоставление общего доступа к проекту всей компании

Иными словами, если вы работаете над черновиком проекта, и он еще не готов для просмотра коллегами, вы можете работать в блокноте, к которому доступ для других не предоставлен. Когда проект готов для показа коллегам и обсуждения его, вы можете либо предоставить индивидуальный доступ, либо опубликовать его в компании или переместить заметки в уже существующий общий проект. Вы можете сообщить коллегам, что дали им доступ к вашим заметкам, нажав кнопку “Поделиться”.

Новые способы поиска информации в бизнес-блокнотах

В дополнение ко сбору информации и к предоставлению общего доступа к ней Evernote Business предоставляет вашей команде новые пути поиска информации, над которой работают сотрудники компании.

Вы, возможно, уже использовали ранее возможности поиска информации в личных блокнотах и заметках в Evernote Basic, Plus или Premium. При поиске в Evernote Business вы увидите результаты как из ваших личных блокнотов, так и из общих с вами блокнотов коллег. Вы даже будете видеть подсказки, кто из сотрудников вашей компании может знать о том, что вы ищите. Evernote Business будет производить поиск только в блокнотах, к которым вам лично был предоставлен совместный доступ, и в опубликованных для всех компании блокнотах.

Общая информация об аккаунте

Поддержка аккаунта Evernote Business

Вам не нужно тратить много времени для поддержки вашего аккаунта Evernote. Вашей команде полезно потратить время на удаление ненужных заметок, неиспользуемых меток и т.д. Поскольку вы и ваш коллектив находитесь в едином пространстве, сохранение информации в актуальном состоянии и следование структуре организации позволит сотрудникам лучше выполнять свою работу.

На регулярной основе установите время, требуемое для:

  • Переименования проектов, блокнотов, меток или заметок, которые выбиваются из принятой структуры организации информации
  • Проверки блокнотов на предмет наличия дублированных, устаревших и/или более неиспользуемых заметок
  • Проверки бизнес-меток и удаление неиспользуемых или неправильных
  • Настройки прав общего доступа для общих проектов, блокнотов и заметок

Если вы являетесь администратором, вы можете производить эти действия самостоятельно как в Evernote, так и через панель администратора. Вы также можете попросить сотрудников помогать поддерживать информацию, к которой они предоставили доступ..

Метки в панели администратора

Загружаемые шаблоны

Дополнительные материалы

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_EXCLUDE=ja