Практическое пособие: эффективные совещания

Практическое пособие: эффективные совещания

Практическое пособие: эффективные совещания

Эффективные совещания

Деловые встречи — это важная составляющая рабочего процесса, хотя многие сотрудники находят такой формат работы непродуктивным или даже считают пустой тратой времени. Скорее всего, вы не сможете исключить совещания из рабочего дня, но сможете повысить их эффективность и продуктивность с помощью Evernote Business.

Ниже мы расскажем о возможностях Evernote Business для проведения эффективных деловых встреч.

 

Создавайте планы совещаний в Evernote

Случалось ли с вами такое, что вы идете на встречу и не знаете, о чем пойдет речь? Если бы у вас была программа встречи еще до ее начала, вы могли бы прийти уже подготовленным и внести свой вклад в обсуждение. Создавайте планы совещаний в бизнес-аккаунте Evernote, чтобы каждый участник мог продуктивно потратить рабочее время.

Создать план совещания можно следующим образом:

Создайте новую заметку, в ее названии укажите тему и дату встречи. В теле заметки укажите следующую информацию:

  • Цели встреч
  • Ожидаемые результаты
  • Список вопросов для обсуждения
  • Темы для каждого участника встречи
Заметка со встречи
Профессиональный советКак только вы напишите, вы сразу же увидите автоматически появившиеся связанные с темой текущей записи заметки, которые могут показать вам информацию из вашего аккаунта Evernote и из общих блокнотов коллег. Такой дополнительный контекст может помочь вам на встрече.
 

Сохраняйте информацию

На ряде совещаний от вашей команды требуется участие в обсуждении проектов, документов и финансовой информации — важных моментов, которые невозможно учесть в программе встречи. Объедините все детали обсуждения в заметке с программой встречи, в том числе:

  • Информацию из интернета, скопированную с помощью Evernote Web Clipper
  • Таблицы с бюджетами и прогнозами
  • Изображения концепций дизайна

Создавайте блокноты с повестками встреч

 

Более удобный поиск

Чтобы каждый участник деловой встречи смог быстро и легко найти программу обсуждения, создайте бизнес-блокнот под названием «Программы встреч». Поделитесь блокнотом с командой и предоставьте каждому сотруднику право добавлять новые заметки и редактировать уже имеющиеся. Таким образом, каждый член команды сможет добавить пункты для обсуждения, прикрепить нужные файлы или создать программу встречи, которую они организуют.

Блокноты с повестками встреч

Если вы сотрудничаете со сторонними консультантами, поставщиками или клиентами, которые также должны быть на встрече, вполне вероятно, что им не понадобится доступ ко всем заметкам в блокноте, поэтому вы можете поделиться с ними только программой конкретной встречи. Для этого нажмите на иконку совместного доступа в заметке и отправьте нужным людям URL заметки или заметку по электронной почте. Тогда они смогут открыть программу встречи в браузере, даже если у них еще нет аккаунта в Evernote.

Совместный доступ для сторонних пользователей

 

Готовьтесь заранее

Как только у каждого участника встречи появится доступ к программе, они смогут обращаться к этой заметке на любом используемом устройстве до, во время и по окончании мероприятия. У каждого будет информация о том, чему посвящена встреча и что от него требуется.

Просматривайте повестки на мобильных устройствах

Чтобы все были в курсе любых изменений и не забыли о встрече, установите напоминание в Evernote с уведомлением за день до намеченного мероприятия.

Напоминания уведомят людей о повестке встречи

 

Попрощайтесь с необходимостью готовить слайды

Отличная новость: вам больше не нужно тратить время на создание слайдов. Вместо этого вы можете использовать режим презентации в Evernote, чтобы представить программу обсуждения и нужные документы на большом экране прямо из аккаунта. Все, что от вас требуется — это подключить устройство к большому монитору или проектору и нажать на иконку режима презентации. Если вы вложили в заметку таблицы, изображения или другие файлы, участники встречи увидят и их. Вы даже можете привлечь внимание аудитории к нужным фрагментам слайдов с помощью встроенной лазерной указки.

Показывайте повестку совещания на втором экране

 

Конспектируйте по ходу встречи

На каждой встрече должен быть человек, ответственный за ведение записей по ходу совещания. Он может делать снимки записей на доске, отмечать важные пункты обсуждения, записывать принятые решения и дальнейшие шаги. Попросите назначенного сотрудника добавлять важные записи и фотографии в совместную заметку с программой встречи.

Заметки с деловой встречи могут включаться в себя следующую информацию:

  • Аудиозаметки с обсуждением
  • Фотографии доски для записей
  • Рукописный текст
  • Фотографии идей на клейких листочках Post-it®

Любая информация, включая рукописный текст и фотографии, сделанные с помощью камеры для документов, будет сразу доступна для поиска и работы в Evernote каждому участнику встречи.

Находите любую сохраненную в Evernote информацию

Профессиональный советIf multiple team members took notes during the meeting, you can merge them together and add them to your main meeting agenda note.

Обратите внимание: перед использованием функции аудио в Evernote для записи обсуждений, убедитесь, что вы получили разрешение на запись.

 

Четкое понимание дальнейших действий

Обычно на каждой встрече обсуждаются дальнейшие действия команды. К сожалению, во время насыщенных новой информацией встреч сложно уследить, кто и за что должен нести ответственность. В конце каждой встречи попросите всех участников посмотреть свои задачи по итогам обсуждения и задать вопросы, если таковые имеются. Таким образом вы будете уверены, что все под контролем, и каждый участник готов к работе над своей частью проекта.

Проще и удобнее всего добавить в заметку с программой встречи список поставленных задач с указанием ответственных за каждую задачу сотрудников. По мере работы сотрудники смогут отмечать выполненные задачи галочкой, так что вся ваша команда будет в курсе состояния дел по проекту без необходимости вести переписку по электронной почте. Если какие-то пункты списка имеют жесткие сроки, добавьте напоминание, чтобы каждый член команды видел приближающийся дедлайн.

Загрузить шаблоны

 

Загрузить шаблоны

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_EXCLUDE=ja

Воспроизводится видео %{current} из %{total}
Видео %{current} из %{total}