Практическое пособие: документирование рабочего процесса

Практическое пособие: документирование рабочего процесса

Практическое пособие: документирование рабочего процесса

Документирование рабочего процесса

Ваши рабочие процессы - это краеугольный камень вашей ежедневной продуктивности. Это цепь привычек и процессов, которая помогает сотрудникам выполнять свою работу.

Поскольку рабочий процессы уже установлены и работают, казалось бы, документировать отдельные шаги или задачи не имеет смысла. Но это крайне важно для тех, кто выполняет такую же работу.

C помощью Evernote вы можете задокументировать рабочие процессы очень легко и удобно. Это пособие позволит вам выяснить, как составить рабочие процессы и поделиться этой информацией с командой.

Виды документов

В Evernote вы можете создать три основных вида документов для документооборота: процедуры, задачи и руководства. Общее описание каждого типа приведено ниже.

  • Процедуры намечают задачи, которые необходимо выполнить для создания продукта или услуги.
  • Списки задач гарантируют, что задача выполнена, зачастую эти списки выстроены в определенном порядке. Отметка чекбокса означает выполнение задачи, в то время как неотмеченные задачи являются напоминанием того, что еще нужно сделать.
  • Руководства обеспечевают пошаговые инструкции, часто сопровождаются различными графиками и рисунками. Такие документы прекрасно выглядят и работают в описаниях рабочих процессов на основе экранов.

Начнем с общей процедуры

Представьте, что вы создаете новостную рассылку и хотите убедиться, что вы подготовите письмо тем же способом и в то же время в следующий раз. Чтобы это сделать вам необходимо создать инструкцию пошаговой подготовки данного документа - процедуру.

Начните с создания бизнес-блокнота, содержащего вашу документацию. Нажмите +Новый блокнот и выберите Бизнес-блокнот. Назовите блокнот "Рабочие процессы".

Создайте блокноты для текущих проектов

Рассмотрим ступени решения общей задачи. Например, в процессе отправки новостного письма необходимо выполнить следующие ключевые шаги:

  1. Создать копию новостного письма
  2. Создать черновик с текстом и изображениями
  3. Создать тестовую отправку
  4. Создать список
  5. Отправить по списку
  6. Проследить результаты

Возможно, вы захотите создать заметку, в которой описваются все вышеперечисленные шаги - центральная точка, которая описывает каждую важную процедурную единицу. Нажмите +Новая заметка в вашем блокноте "Рабочие процессы", назовите ее "Новостное письмо - Создание и отправка" и затем опишите все эти шаги вашей процедуры. Добавьте чекбоксы, которые вам помогут отслеживать выполнение задачи.

Ключевые шаги создания списка задач

Создать список

Теперь, когда у вас уже есть заметка, описывающая шаги всей процедуры, настало время добавить детали. Вы сможете это сделать, создав список задач для каждого шага процесса создания новостного письма.

Нажмите +Новая заметка в блокноте для создания новой заметки и назовите ее "Новостное письмо - 01 - Создание копии письма." Убедитесь, что у вас установлена сортировка заметок по названию. Это устанавливается в верхнем меню - вид. Добавляйте цифры в название каждой заметки для организации сортировки по нумерации в вашем блокноте.

Теперь вам необходим список определенных шагов для завершения задачи. Добавьте чекбокс для каждого шага, нажав на соответствующую иконку на панели редактирования заметки. Вам, возможно, необходимо создать заметку на каждый шаг процедуры, с соответствующими списками для каждого шага.

Детализированные списки задач

Руководства

Процедуры и списки задач - это шаги, которые легко могут быть описаны, но как насчет описания действий?Skitch, используемый в связке с Evernote, может применяться для захвата части экрана, добавления комментариев на него и добавления таких скриншотов в документацию.

Первым делом откройте приложение или веб-страницу, которую вы хотите включить в документацию. В этом случае мы открываем программу управления отправкой новостных писем. Открываем Skitch и выбираем Снимок экрана. Указываем курсором область, которую мы хотим захватить. В этом случае это окно шаблона нашей программы отправки писем.

Ваш снимок будет автоматически помещен в Skitch, где вы сможете нарисовать стрелки, добавить текст или выделить область на этом снимке.

Используйте Skitch для добавления комментариев на снимки

Это может быть полезно при документировании рабочего процесса, поскольку вы уточняете место, куда именно следует нажать, и таким образом уменьшаете вероятность ошибки, как в нашем примере с новостным письмом.

Используйте Skitch для добавления текста

Как только шаг вашего процесса был прокомментирован, перетащите скриншот в заметкe в блокнот "Рабочий процесс" в Evernote. Таким образом он будет сохранен вместе с текстом, чекбоксами и другой информацией. Если в рабочем процессе несколько шагов, то вам просто нужно сделать скриншоты на каждый шаг, прокомментировать их и затем перетащить в Evernote. Одна заметка может содержать множество скриншотов.

Делайте скриншоты для иллюстрации руководств

Используйте ссылки для быстроты навигации

Если в описании ваших процедур используется много шагов, то свяжите их с помощью ссылок из одной заметки. Мы использовали заметку "Новостное письмо - Создание и Отправка" для организации остальной документации этого процесса.

Прежде всего, найдите в списке заметку "Новостное письмо - 01 - Создание копии письма". Нажмите правой кнопкой на эту заметку в списке и выберите "Скопировать ссылку на заметку". Это действие создаст ссылку, которая будет скопирована в буфер обмена.

Скопировать ссылки на заметку

Теперь перейдите обратно в заметку "Новостное письмо - Создание и Отправка". Выделите текст из первого пункта ("Зоздание копии письма") и нажмите правую кнопку мыши. Прокрутите вниз выпадающее меню до слова "Ссылка" и нажмите на "Добавить".

Укажите текст, который будет являться ссылкой

Во всплывающем окне нажмите правой кнопкой мыши и выберите "Вставить" или нажмите на клавиатуре Ctrl+V (Windows) или Command+V, чтобы вставить ссылку на заметку. Затем нажмите OK.

Вставьте ссылку в заметку

Вы увидете, что ссылка была создана для текста, который вы только что выбрали. Нажатие на ссылку перенесет вас прямо в заметку с шагами по созданию копии письма.

Завершите ссылки на заметки

Совместная работа

После того, как вы задокументировали рабочий процесс, вам нужно убедиться, что ваша команда имеет доступ к вашему описанию. Вы можете предоставить доступ вашей команде прямо из Evernote с помощью Work Chat. На компьютере Windows выберите Блокноты в боковом меню, нажмите Поделиться для блокнота "Рабочие процессы". На Мас в верхней части блокнота "Рабочие процессы" нажмите кнопку Work Chat. Это действие пригласит участников вашей команды просматривать и взаимодействовать с вами по документам.

Делитесь заметками с командой

Участники вашей команды будут иметь возможность простатривать заметки, которые вы создали, и, если вы им предоставили такую возможность, смогут при необходимости уточнять заметки, описывающие ваш рабочий процесс.

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_EXCLUDE=ja

Воспроизводится видео %{current} из %{total}
Видео %{current} из %{total}