Краткая справка: безбумажный офис с Evernote

Краткая справка: безбумажный офис с Evernote

Краткая справка: безбумажный офис с Evernote

Создание безбумажного офиса с Evernote

Для эффективной командной работы необходимо централизованное пространство для хранения и поиска всех необходимых документов. Долгое время таким местом был массивный сейф и переполненные бумагами шкафы, затем файлы переместились в папки на сервере, но работа с ними по-прежнему вызывала затруднения.

Войдите в Evernote, и вы поймете, каким должно быть хранилище файлов в современном мире. Evernote путешествует вместе с вами на ноутбуке, смартфоне и планшете, поэтому вы можете не только мгновенно найти любой созданные вами или вашими коллегами документ, где бы вы ни находились. Evernote позволяет добавлять и редактировать заметки, сохранять интересные идеи и работать в команде. Все это делает сервис незаменимым инструментом для максимальной продуктивности команд и компаний.

Создайте удобную структуру

Первый шаг на пути к продуктивной работе — создание простой и понятной структуры для цифровых файлов компании.

Первым делом мы рекомендуем определиться с порядком наименования и организации информации в блокнотах Evernote.Удобнее всего, чтобы структура блокнотов повторяла файловую систему, которая уже сложилась в вашей компании. Таким образом каждому сотруднику будет проще перейти на новую систему. Вы можете начать перенос бумажных и цифровых документов в Evernote сразу же после создания нужного набора блокнотов.

С различными вариантами структуризации информации в Evernote можно познакомиться в статье: Краткая справка: рабочее пространство Evernote Business для вашей команды.

Перенесите бумаги в Evernote

Большинство компаний по-прежнему сталкиваются с большим объемом бумаг. Вы можете освободить пространство в офисе, сохранив бумажные документы в Evernote. Но главное преимущество этого процесса не в наведении порядка, а в том, что все бумаги в аккаунте Evernote доступны для поиска и совместной работы в команде.

Прежде, чем приступить к переносу бумаг в заметки Evernote, мы рекомендуем отобрать только нужные и актуальные документы. Посмотрите все бумаги и избавьтесь от ненужных прежде, чем начать сканирование.

Начните со сканирования свежей документации и бумаг, которые находятся в работе в текущий момент. Затем переходите к разбору шкафов. Как только вы отсканируете все нужные документы, сверьтесь с политикой компании по уничтожению и архивированию документов и избавьтесь от лишних бумаг.

Если говорить о самом процессе сканирования, наше приложение Scannable — это простой и быстрый способ перенести бумажные документы в Evernote. Загрузите Scannable на iPhone или iPad и сохраняйте все бумаги в аккаунт Evernote, начиная от квитанций и визиток и заканчивая многостраничными доковорами.

Положите документ на контрастный фон. Откройте приложение и наведите камеру устройства на лист или визитку, чтобы отсканировать документ. Подождите появления голубого прямоугольника на экране. Сразу после этого запустится сканирование.

Сканируйте Scannable

По завершении обратного отсчета отсканированный документ появится в навигаторе приложения. Если вы довольны качеством отсканированной копии, нажмите на галочку. Чтобы улучшить изображение, попробуйте отредактировать его или повторите сканирование.

Одобренные изображения можно сохранить в Evernote и отправить в нужный блокнот. Единичные документы сохраняются в Evernote в формате изображений или файлов PDF, в зависимости от типа оригинального документа. Многостраничные документы сохраняются в едином файле PDF. Постарайтесь найти минуту и назвать новые заметки с отсканированными документами — это упростит их поиск в будущем.

Сохраняйте отсканированные изображения в Evernote

Иконка профессионального совета Если вы хотите перенести в Evernote большое количество документов, попробуйте сочетание Scannable и сканера ScanSnap Evernote Edition, с которым работает приложение. Сканер специально создан для офисного сканирования большого объема документов.

Сохраняйте цифровые файлы

Помимо бумажных документов в вашей компании наверняка есть цифровые файлы, хранящиеся на сервере и персональных компьютерах сотрудников. Сохраните их в Evernote, чтобы обеспечить удобный поиск информации для всей команды и предоставить сотрудникам оптимальные возможности для совместной работы.

Возможно, вам не нужно переносить в Evernote все имеющиеся файлы. Подумайте, к каким документам ваши сотрудники обращаются чаще всего и с какими файлами работают сразу несколько человек. Чаще всего это политика компании, информация о продуктах, инструменты для службы продаж и документация по отдельным проектам.

На этом примере мы покажем, как сохранить в Evernote файлы по проекту новостной рассылки. Начните с создания нового блокнота «Проект - рассылка редизайн».

Создайте блокноты для текущих проектов

Теперь у вас есть место для сохранения всех файлов, относящихся к этому проекту. Чтобы сохранить файлы в Evernote, просто перетащите все нужные документы в только что созданный блокнот. В этом примере мы открыли папку с различными идеями дизайна, аналитической информацией и другими документами по проекту.

Перетаскивайте файлы в Evernote

Evernote автоматически создаст новую заметку для каждого документа.

Заметки создаются автоматически

Оригиналы документов останутся на вашем компьютере. Если вы хотите, вы можете сделать версию заметки с документом в Evernote официальной версией компании, тогда ваша команда всегда будет работать с самой свежей версией документа, которая синхронизируется между всеми устройствами, которыми пользуются вашим сотрудниками — компьютерами, смартфонами и планшетами.

“Pro-tip Вы можете редактировать вложенные в заметки файлы. Любые правки сохраняются автоматически, гарантируя, что все сотрудники работают с актуальной версией документа.

Делитесь с командой

Как только процесс оцифровки бумаг завершен и все документы сохранены в бизнес-блокноты Evernote, поделитесь этими блокнотами со всей командой или с отдельными сотрудниками для повышения эффективности работы. Вы можете делиться отдельными заметками и целыми блокнотами в Work Chat.

Делитесь заметками с командой

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_EXCLUDE=ja

Воспроизводится видео %{current} из %{total}
Видео %{current} из %{total}