Практическое пособие: управление задачами в Evernote

Практическое пособие: управление задачами в Evernote

Практическое пособие: управление задачами в Evernote

Управляйте задачами в Evernote

Нам приходится управлять множеством задач как в профессиональной, так и в личной сферах. Для максимальной продуктивности и душевного спокойствия очень важно разработать удобную систему, которая поможет эффективно отслеживать текущие дела и поставленные задачи. Evernote — это не просто рабочее пространство для ведения проектов и реализации идей, но и возможность централизованного хранения, упорядочивания и контроля повседневных задач. Ниже мы расскажем об этом подробнее.

 

Базовый уровень управления

Если вы работаете с небольшим количеством задач, вам достаточно будет одного или нескольких списков. Например, если вам нужно создать список личных дел или рабочих задач, добавьте новую заметку (+Новая заметка) и назовите ее «Личные задачи».

Как только новая заметка создана, можно добавлять задачи. Нажмите на иконку флажка и напечатайте первую задачу. Нажмите «return», и Evernote автоматически добавит новый флажок для следующей задачи.

Как управлять задачами в Evernote

Наберите все поставленные задачи. Если у вас есть несколько категорий дел, разделите их заголовками разных цветов или полужирным шрифтом.

Как управлять задачами в Evernote

Если какие-либо задачи в этой заметке относятся к другим заметкам в вашем аккаунте Evernote, добавьте ссылку на заметку в список. Это обеспечит удобный и быстрый доступ к нужной информации и поможет быстрее решить поставленную задачу. Например, список продуктов слишком длинный, чтобы включать его в список дел на день или на неделю. Вы можете назвать задачу «Купить продукты» и поставить ссылку на заметку со списком продуктов.

Найдите заметку, на которую вы хотите поставить ссылку. В данном случае это будет заметка «Список продуктов». Нажмите на нее правой кнопкой (Windows) или комбинацией Control+щелчок (Mac) и выберите «Скопировать ссылку на заметку» в появившемся меню.

Как управлять задачами в Evernote

Вернитесь к заметке со списком задач. Выделите текст «Купить продукты» и нажмите правую кнопку мыши (Windows) или комбинацию Control+щелчок (Mac). В появившемся меню выберите «Ссылка» или «Гиперссылка», затем нажмите «Добавить».

Как управлять задачами в Evernote

Во всплывающем окне нажмите Ctrl+V (Windows) или Command+V, чтобы вставить ссылку на заметку. Затем нажмите OK.

Как управлять задачами в Evernote

Теперь вы сможете нажать на ссылку в списке дел и мгновенно перейти к нужной заметке. Чтобы вернуться к заметке со списком задач, нажмите на кнопку «Назад» в панели инструментов.

Как управлять задачами в Evernote

Скорее всего вы будете достаточно часто обращаться к списку дел, чтобы отмечать выполненные задачи и грамотно планировать время. Перетащите заметку в раздел ярлыков в левой панели, чтобы обеспечить удобный доступ к списку дел.

Как управлять задачами в Evernote

Теперь вы можете открыть все задачи одним нажатием кнопки.

Не забывайте отмечать задачи в списке по мере выполнения. Это можно сделать как на стационарных компьютерах и ноутбуках, так и на мобильных устройствах.

Как управлять задачами в Evernote

 

Расширенное управление

Для решения более комплексных задач, например ведения проекта или отслеживания статуса задачи, получения информации о том, кто отвечает за ту или иную задачу, а также управления задачами в нескольких блокнотах, нужен другой подход.

Сначала определитесь, как вы хотите фильтровать или просматривать задачи. Возможно, вам нужно просматривать задачи по статусу (сделать, в работе, готово), по проекту или клиенту, сотруднику компании (Игнатенко, Иванова, Сидоров) или по комбинации этих параметров. Список возможных фильтров может выглядеть следующим образом:

Статус

  • Сделать
  • В ожидании
  • В работе
  • Готово
  • На будущее

Проект

  • Название проекта

Клиент

  • Имя клиента (ФИО)
  • Название компании

Коллега

  • Имя

Страна/Регион

  • Северная Америка
  • Южная Америка
  • Страны Европы, Ближнего Востока и Африки
  • Китай
  • Япония
  • Страны Азиатско-тихоокеанского региона и Австралазии

После того, как вы разработаете собственный список фильтров, вы можете приступить к созданию необходимых меток, которые позволят вам фильтровать заметки по выбранным критериям. Ключевое достоинство меток — возможность находить отмеченные заметки вне зависимости от блокнотов, в которых они находятся.

Чтобы добавить метку, откройте заметку, нажмите на иконку метки вверху заметки и наберите подходящее название.

Как управлять задачами в Evernote

Вы увидите новую метку вверху заметки. Чтобы добавить дополнительные метки, нажмите рядом с уже созданной меткой, наберите название и нажмите клавишу Enter/Return. Вы можете добавить любое количество меток в заметку, например, статус задачи и ответственное лицо.

Как управлять задачами в Evernote

Метки из вашего аккаунта будут автоматически появляться в выпадающем меню, когда вы будете добавлять новые метки. Пользователи бизнес-аккаунта Evernote Business автоматически получают доступ ко всем меткам в блокнотах коллег, к которым у них есть доступ.

Регулярно отмечайте метками заметки с задачами, которые необходимо контролировать.

 

Отслеживание задач

Как только вы добавите метки к заметкам, вы сможете использовать эти метки в качестве фильтра. Вы можете отфильтровать заметки по меткам несколькими способами, о которых мы расскажем ниже.

Посмотреть все имеющиеся в вашем аккаунте метки можно в одноименном разделе в боковом меню. Пользователи бизнес-аккаунта Evernote, увидят не только метки из личных блокнотов, но и из доступных бизнес-блокнотов.

Как управлять задачами в Evernote

При нажатии на метку все отмеченные ей заметки появляются в списке заметок, в каком бы блокноте они ни находились. Вы можете оперативно посмотреть все задачи по определенному проекту или в работе определенного сотрудника. В нашем примере мы нажали на метку «Джон» и открыли все заметки, которым она присвоена.

Как управлять задачами в Evernote

Если вам нужно, чтобы определенные метки были на видном месте, перетащите их в панель ярлыков в боковом меню. При нажатии на ярлык вы увидите заметки с выбранной меткой. Это особенно актуально для просмотра задач с определенным статусом. Например, перетащите ярлыки «В работе», «Сделать» и «Готово». Теперь, чтобы посмотреть все заметки с каждой из этих меток, вам достаточно будет один раз нажать на кнопку мыши.

Как управлять задачами в Evernote

Если вам нужно отфильтровать заметки сразу по нескольким меткам одновременно, например, если вы хотите посмотреть все задачи, над которыми работает определенный сотрудник в данный момент. В этом случае выберите статус «В работе» и метку с фамилией сотрудника.

Windows: нажмите «Заметки» в боковой панели, чтобы перейти к списку заметок. Нажмите вверху списка заметок на фильтр по меткам и выберите нужные метки.

Как управлять задачами в Evernote

Вы можете выбрать несколько меток в качестве фильтра — в этом примере мы добавим метки для «Джон» и «В работе», чтобы посмотреть все задачи, над которыми работает Джон.

Как управлять задачами в Evernote

По мере добавления новых меток вы обратите внимание, что список заметок фильтруется по заметкам, которым присвоены выбранные метки. Таким образом вы можете посмотреть только те задачи, которые нужны вам по комбинации статуса работы, ответственного лица и проекта.

Если вы хотите использовать определенную комбинацию меток в будущем, создайте сохраненный запрос. Для этого наберите комбинацию в строке поиска и нажмите «Сохранить запрос». Назовите запрос, как только вам будет предложено это сделать.

Как управлять задачами в Evernote

Сохраненный запрос будет появляться каждый раз, когда вы нажимаете на поисковую строку. Вы можете добавить сохраненные запросы и ярлыки для каждой метки или комбинации меток из вашего аккаунта.

Как управлять задачами в Evernote

Просто перетащите сохраненный запрос из выпадающего меню в панель ярлыков.

Как управлять задачами в Evernote

Mac: выберите «Заметки» в боковом меню для перехода к списку заметок, затем нажмите на окно поиска. Прокрутите выпадающее меню поиска вних и нажмите «Добавить настройки поиска». Теперь выберите «Метка». Выберите первую нужную метку из списка и нажмите «Добавить». В примере ниже мы сначала добавили метку «Джон», а затем добавим метку «Сделать».

Как управлять задачами в Evernote

Теперь вы можете посмотреть заметки, отфильтрованные по метке «Сделать».

Как управлять задачами в Evernote

Если вы хотите сохранить поисковый запрос для повторного использования, нажмите в панели меню «Правка > Найти > Сохранить запрос» и наберите название запроса.

Как управлять задачами в Evernote

Сохраненные поисковые запросы появятся в окне поиска. Перетащите их в ярлыки, чтобы осуществить нужный поиск одним нажатием кнопки.

Как управлять задачами в Evernote

 

Изменение статуса задач

Со временем задачи меняются. Ваша команда начинает работать над новыми проектами, меняются статусы поставленных задач и т.д. Не забывайте обновлять метки время от времени, чтобы отражать текущие перемены.

Чтобы обновить статус задачи, откройте заметку с одной или несколькими метками, по которым вы фильтруете задачи. Выберите ненужную метку и нажмите на клавишу Delete на клавиатуре.

Как управлять задачами в Evernote

После того, как вы удалите неактуальную метку, добавьте новую метку с указанием на изменившиеся обстоятельства. Например, если задача была в статусе «Сделать», и вы приступили к работе над ней, удалите старую метку и замените ее меткой «В работе». Если вы уже использовали такую метку, она появится в выпадающем меню, как только вы начнете печатать ее название.

Как управлять задачами в Evernote

Для эффективного управления задачами не забывайте корректировать метки. Адаптируйте метки под изменения в проектах и задачах. Если вы работаете в команде, объясните систему присвоения меток к заметкам по проектам коллегам.

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_EXCLUDE=ja

Воспроизводится видео %{current} из %{total}
Видео %{current} из %{total}