Практическое пособие: экономьте время с помощью шаблонов

Практическое пособие: экономьте время с помощью шаблонов

Практическое пособие: экономьте время с помощью шаблонов

Экономьте время с помощью шаблонов

Каждый раз, когда вам нужно создать часто используемый вид документа, как например план совещания, маркетинговый календарь или сроки проекта, вы начинаете это делать с нуля. Безусловно, это неэффективный путь использования ваших способностей. Создание в Evernote библиотеки шаблонов для подобных документов сэкономит вам время и силы. Вот, что вам нужно для этого сделать.

 

Создайте библиотеку шаблонов

Вам нужно место, в котором будут храниться все шаблоны для использования вашей командой. Начните с создания нового бизнес-блокнота и назовите его «Библиотека шаблонов». Здесь вы будете создавать и хранить шаблоны и пользоваться ими вместе с коллегами.

Как сэкономить время с помощью шаблонов

После создания блокнота «Библиотека шаблонов» можно начинать добавлять сами шаблоны. Рассмотрим наиболее часто используемые документы, как то:

  • планы встреч
  • планы проектов
  • сроки проектов и задач
  • авансовые отчеты
  • журналы телефонных звонков
  • ... и так далее

Любой часто используемый документ можно превратить в шаблон.

В этом примере мы создадим шаблон для плана совещания, который вы сможете повторно использовать. Добавим первый шаблон, нажав кнопку "+ Новая заметка" в верхней части окна Evernote. Назовем заметку "Шаблон - План совещания".

Как сэкономить время с помощью шаблонов

После того, как вы добавили новую заметку, напечатайте любой текст, добавьте форматирование или другие элементы, которые вы хотели бы иметь в качестве части шаблона. В нашем примере плана совещания мы добавим несколько элементов, которые будут полезны на любой встрече.

Как сэкономить время с помощью шаблонов

После завершения одного шаблона, создайте все остальные, которые вам помогут упорядочить свою ежедневную работу, и добавьте их в блокнот "Библиотека шаблонов".

Как сэкономить время с помощью шаблонов

 

Повторное использование

Когда вам нужно использовать один из шаблонов из вашей библиотеки, нажмите правой кнопкой мыши (Windows) или удерживая Ctrl (Mac) и выберите "Скопировать в блокнот" из выпадающего меню.

Как сэкономить время с помощью шаблонов

Выберите блокнот, в который вы ходите поместить копию шаблона. В нашем случае мы используем блокнот "Совещания" и скопируем "Шаблон - План встречи" в него.

Как сэкономить время с помощью шаблонов

Перейдите в блокнот, в который скопировали свой шаблон. Вы увидите копию шаблона, готовую для редактирования и добавления деталей. Ваш оригинальный шаблон при этом находится в блокноте "Библиотека шаблонов".

Как сэкономить время с помощью шаблонов

Заполните копию шаблона подробностями, имеющими отношение к проекту или планируемой встречи. В нашем примере мы добавим детали предстоящей встречи, изменив название заметки и добавив важные комментарии непосредственно в саму заметку.

Как сэкономить время с помощью шаблонов

Вы можете легко предоставить доступ коллегам к этой заметке через Work Chat (как и к любой заметке Evernote). Нажмите кнопку "Поделиться" и предоставьте коллегам доступ.

Как сэкономить время с помощью шаблонов

 

Предоставление общего доступа коллегам к шаблонам

Не держите свои шаблоны только для себя - вполне вероятно, вашим коллегам они тоже могут пригодиться. После того, как вы создали блокнот "Библиотека шаблонов", поделитесь им с вашей непосредственной рабочей группой через Work Chat или со всей вашей компанией, опубликовав блокнот в Evernote.

Как сэкономить время с помощью шаблонов

Возможно, вам лучше открыть уровень доступа "Можно просматривать" при предоставлении общего доступа или публикации блокнота с шаблонами. Таким образом, ваши коллеги получат доступ к шаблонам, которые вы создали, но они не смогут случайно перезаписать или удалить их.

 

Загрузить шаблоны

Просмотрите всю коллекцию шаблонов Evernote и скачайте шаблоны для похожих бизнес-задач, в том числе для расходов, отслеживания маркетинговых календарей, планов встреч и пр.

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_EXCLUDE=ja

Воспроизводится видео %{current} из %{total}
Видео %{current} из %{total}