Dicas para organizar notas, blocos de notas e etiquetas

Dicas para organizar notas, blocos de notas e etiquetas

Dicas para organizar notas, blocos de notas e etiquetas

Embora o Evernote facilite a pesquisa de conteúdo, é uma boa ideia estabelecer uma forma consistente de organizar e nomear notas, blocos de notas e etiquetas para tornar ainda mais fácil para si e para os outros encontrarem o que necessitam.

Mais informações acerca de como organizar notas nos blocos de notas

Mais informações acerca de como organizar notas com as etiquetas

Dicas para uma melhor organização das notas

  1. Crie uma estrutura de bloco de notas lógica
  2. Defina um conjunto de etiquetas reutilizáveis
  3. Estabeleça convenções de nomenclatura

Crie uma estrutura de bloco de notas lógica

Os blocos de notas podem ser organizados de diversas formas, por exemplo: título do projeto ou estado, departamento ou grupo, ou contas de clientes.

Exemplo:

Grupo (ou Departamento): Bloco de notas

Descrição

Recursos humanos:

Manual do novo funcionário

Contém uma coleção de recursos partilhados com toda a empresa (políticas de férias, benefícios, feriados das empresas, políticas e procedimentos, organograma, etc.)

Recrutamento:

Contratar administrador de recursos

Contém conteúdo como entrevistas e modelos de feedback, procedimentos de contratação e descrições de trabalho, e só é partilhado com a Equipa de Recrutamento.

Desenvolvimento do produto:

Projeto X

Contém notas com especificações, desenhos, notas de reuniões e tarefas, e é partilhado com todas as equipas do produto

Design:

Ativos da marca

Contém logótipos, imagens, fontes, e é partilhado com toda a empresa

Vendas e marketing:

Melhores práticas

Contém histórias e estudos de casos de empresas que utilizam bem um produto e é partilhado com toda a empresa

Marketing:

Inspirações para projetos de design

Contém exemplos de e-mails interessantes de outras empresas, sites capturados, campanhas, e é partilhado dentro da Equipa de Marketing

Defina um conjunto de etiquetas reutilizáveis

Adicione etiquetas pesquisáveis ​​que fazem referência à uma empresa, ao estado do projeto, ao proprietário de uma tarefa ou projeto, ou outros termos para tornar mais fácil encontrar ou filtrar conteúdo.

Nota: Os administradores de conta do Evernote Business têm a capacidade de criar e gerir as etiquetas que eles gostariam que os seus utilizadores utilizassem.

Exemplos

Escrever

Amostras de etiquetas utilizadas

Localização

Recrutamento:

zurique, tóquio, são francisco, boston

Estado ou fase

Gestão de tarefas:

agora, próximo, concluído

Rastrear pedidos:

agora, em progesso, pendente, fechado

Pessoa-chave ou equipa

Gestão de projetos (pessoa ou departamento de recrutamento):

jfk, mlk, marketing

Número identificador único

Recrutamento (identificação do cargo):

ca-swe-14919, 14919

Desenvolvimento de software (bug ou número de especificação de recurso):

9984 ou fr9984

Departamento, tipo ou função

Recrutamento:

android, ios, marketing

Identificador comum

Recrutamento:

ucberkeley, stanford, waterloo

Consultadoria:

empresa1, empresa2, empresa3

Utilize um sublinhado (“_”) para criar etiquetas com várias palavras

Recrutamento:

zurique_aberta, zurique_fechada

Estabeleça convenções de nomenclatura

As convenções de nomenclatura facilitam a todos na empresa encontrar e a gerir o conteúdo de forma mais rápida. Por exemplo, você poderia propor uma diretriz em que cada grupo ou departamento utiliza o seu próprio código de grupo (“MKTG” para “Marketing”, por exemplo) sempre que criarem um novo título de bloco de notas. Esse código poderá ser utilizado para procurar por todos os blocos de notas que um grupo ou departamento específico possui.

Exemplos

  • Para blocos de notas: Todos os títulos de blocos de notas que começam com um prefixo de uma palavra para o departamento ou grupo que o possui. Assim, todos os blocos de notas do departamento de vendas, por exemplo, começariam com “Vendas:” como em “Vendas: Relatórios”

  • Para notas: Todas as notas relacionadas com a reunião começam com a data no título da nota como em “05/09/2014 Reunião Semanal PM”

  • Para etiquetas: Todas as etiquetas que se referem a um projeto ou a uma fase de lançamento começam com um asterisco (*) como em “*alpha”, “*design”, ou “*pendente”

Modelo - Estrutura organizacional do Evernote Business I Exemplo

 

Qual é a diferença entre etiquetas pessoais, etiquetas partilhadas e etiquetas business?

  • Etiquetas pessoais: Pode criar, remover e editar as etiquetas em qualquer bloco de notas pessoal que você criou. Qualquer etiqueta de que já não necessita pode também ser eliminada da sua conta. Quando você converte um bloco de notas pessoal num bloco de notas Business, o Evernote cria etiquetas Business com os mesmos nomes, sem eliminar nenhuma das etiquetas existentes na sua conta pessoal (embora as suas notas pessoais sejam transferidas para o lixo no processo de conversão).

  • Etiquetas partilhadas: Se lhe foi concedido num bloco de notas partilhado particular o acesso de edição, você poderá adicionar e remover etiquetas em qualquer uma das notas existente no bloco de notas partilhado. Quando você remover etiquetas de notas existentes no bloco de notas partilhado, elas não serão eliminadas das etiquetas listadas na conta do criador do bloco de notas. Uma vez que uma etiqueta tenha sido removida de todas as notas de um bloco de notas partilhado, esta ação é irreversível. Você terá que pedir ao criador do bloco de notas para adicionar novamente a(s) etiqueta(s) às notas partilhadas.

  • Etiquetas Business: Você pode criar e remover etiquetas de notas em qualquer bloco de notas business a que se tenha associado e que tenha acesso à edição. No entanto, apenas um administrador de conta, poderá aceder à consola administrativa e renomear ou eliminar as etiquetas da conta.

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