Como Fazer: Transição do Evernote Basic, Plus ou Premium para o Evernote Business

Como Fazer: Transição do Evernote Basic, Plus ou Premium para o Evernote Business

Como Fazer: Transição do Evernote Basic, Plus ou Premium para o Evernote Business

Transição do Evernote Basic, Plus ou Premium para Evernote Business

Se você estiver usando Evernote é o seu próprio, você sabe que é uma excelente ferramenta para ajudá-lo a centralizar todo o seu trabalho. O Evernote Business traz os benefícios do Evernote para toda a sua equipe e adiciona um espaço de trabalho compartilhado e central para todos. Se você está transitando do uso do Evernote individual para o Evernote Business junto à sua equipe, isso vai ajudar a orientá-lo, a fim de entender as principais diferenças e lhe ensinar algumas das melhores práticas para realizar uma transição tranquila.

De que forma o Evernote Business é diferente?

Evernote (Basic, Plus e Premium) são projetados para ajudar as pessoas. O Evernote Business executa todos os recursos e benefícios do Evernote, mas foi projetado para ajudar a sua equipe a trabalhar em conjunto, deixando a sua empresa administrar de modo centralizado a conta e seus dados.

Separação do conteúdo pessoal e profissional

Quando um membro da equipe trabalha em um projeto para uma empresa, na maioria dos casos este conteúdo pertence à organização e não para ele pessoalmente. Com isto em mente, o Evernote Business dá às empresas um lugar para os membros da equipe criarem e trabalharem no conteúdo profissional (projetos, agendas de reuniões, serviço do cliente, e assim por diante), que é separado do conteúdo que cada pessoa pode criar para uso pessoal (receitas, planejamento de viagens, projetos familiares, etc.). Se um membro da equipe deixa a empresa, todo o trabalho criado por ele permanecerá na conta do Evernote Business da empresa, e o este membro da equipe pode levar seu conteúdo pessoal com ele em sua conta do Evernote pessoal.

Conteúdo do Business é de propriedade da empresa permanecerá com a empresa quando alguém sair da equipe. Tanto o criador do conteúdo quanto o administrador da empresa podem acessar o conteúdo do Business.

Conteúdo pessoal é de propriedade de cada indivíduo e permanece com ele caso o mesmo deixe a conta do Evernote Business de sua empresa. Ninguém na sua empresa pode ver o seu conteúdo pessoal, a menos que você compartilhe com alguém explicitamente. Você ainda pode criar conteúdos pessoais mesmo após ingressar no Evernote Business.

Para tornar o conteúdo profissional claramente separado do conteúdo pessoal, o Evernote Business tem vários recursos que ajudam a identificar e organizar cada tipo de conteúdo. Algumas delas serão familiares para você, já que é um usuário do Evernote, porém com a adição de uma nova camada de ferramentas orientadas para o Business.

Nota do Business são de propriedade da empresa. As notas de negócios estão contidas dentro dos cadernos de negócios, e podem haver etiquetas profissionais associadas à elas (veja abaixo mais informações sobre os cadernos de negócios e as etiquetas). Nova notas que você e os membros da sua equipe criaram relacionadas ao trabalho, devem ser, em sua maioria, notas profissionais.

Notas pessoais são de propriedade do indivíduo. As notas pessoais estão contidas dentro dos cadernos pessoais e podem haver etiquetas associadas a eles (veja abaixo mais informações sobre os cadernos pessoais e as etiquetas). As notas pessoais incluem todas as notas criadas por você previamente, quando você usava o Evernote Basic, Plus ou Premium, antes de ingressar na conta do Evernote Business.

Notas profissionais no Evernote para Mac

Cadernos de Negócios são de propriedade da empresa. Eles podem ser compartilhados com a empresa inteira, com pessoas relevantes de forma seletiva ou podem ser mantidos ainda como privados, de modo que somente a pessoa que os criou e os administradores da sua empresa possam ter acesso a eles.

Cadernos de Negócios no Evernote para Mac

Cadernos pessoais são de propriedade de cada indivíduo e quando estes saem da sua empresa, o conteúdo de seus cadernos pessoais sairão com eles. Os cadernos pessoais não podem ser compartilhados com toda a empresa. Os cadernos pessoais incluem todos os cadernos previamente criados quando usava o Evernote Basic, Plus ou Premium, antes de ingressar na conta do Evernote Business.

Cadernos pessoais no Evernote para Mac

É importante salientar que o que cada membro da equipe vê no modo de visualização dos cadernos pode variar, conforme ele for convidado para colaborar nos cadernos, ingressando em cadernos na Business Home (veja abaixo), e criando seus próprios cadernos de negócios.

Etiquetas profissionais são de propriedade da empresa. À medida que você adiciona etiquetas à uma nota que está num caderno de negócios, todas as etiquetas que você criar tornar-se-ão etiquetas profissionais, automaticamente. Qualquer pessoa que tenha acesso a um caderno de negócios terá acesso automático às etiquetas profissionais usadas dentro desse caderno.

Etiquetas profissionais no Evernote para Mac

Etiquetas Pessoais tal como os cadernos pessoais, elas são de propriedade de cada indivíduo. Se você adicionar etiquetas a uma nota que está num caderno pessoal, todas as etiquetas criados tornar-se-ão etiquetas pessoais. Você não pode usar etiquetas profissionais em um caderno pessoal ou vice-versa. As etiquetas pessoais incluem todas as etiquetas criadas previamente, quando você usava o Evernote Basic, Plus ou Premium, antes de ingressar na conta do Evernote Business.

Após ingressar numa conta do Evernote Business, sempre que você criar uma nova nota, caderno ou etiqueta, você poderá escolher se deseja criá-los como pessoal ou profissional. Você pode alternar a visualização entre notas, cadernos e etiquetas profissionais ou pessoais na barra lateral ou usando o botão alternar na parte superior das telas de suas notas, cadernos e etiquetas.

Para ver um exemplo de como uma empresa pode criar suas notas, cadernos e etiquetas no Evernote Business , veja um exemplo de estrutura organizacional. Conforme os membros da equipe forem criando conteúdo para a sua empresa, encoraje-os para criarem cadernos de negócios e etiquetas profissionais em vez de cadernos e etiquetas pessoais. Se você e os membros de sua equipe já estavam familiarizados com o uso do Evernote antes de começarem a usar o Evernote Business, certifique-se de que tanto você quanto eles tenham entendido as diferenças entre conteúdos pessoais e profissionais.

Lixeira do Business - Quando um membro da equipe exclui uma nota de um caderno de negócios, para prevenir uma possível perda de dados acidental, o Evernote Business não a apaga automaticamente. Em vez disso, ele a coloca no na lixeira do Business. Apenas o administrador da conta de uma empresa pode apagar e restaurar as notas que estão na lixeira do Business, e ele pode fazer isso através do Console Administrativo.

Novas formas de visualizar o conteúdo da equipe

A Business Home é uma ótima maneira de ver tudo o que está acontecendo na conta do Evernote Business da sua empresa. A partir da Business Home, você pode ter uma visão geral da atividades que ocorrem dentro do conteúdo da sua empresa, bem como ver sugestões de cadernos compartilhados que podem ser úteis para você.

Você pode ver o perfil de cada membro da equipe, juntamente às notas e cadernos em que ele está trabalhando e aos quais você tem acesso. Qualquer coisa que não tenha sido explicitamente compartilhada, não aparecerá em tal perfil. Por sim, você pode navegar por quaisquer cadernos publicados para a sua empresa e ingressar em qualquer caderno que você considere útil.

OBSERVAÇÃO: A Business Home está disponível, no momento, no Evernote para Mac e Windows Desktop.

Business Home no Evernote para Mac

Controle administrativo

Se você é o administrador da empresa, você pode gerenciar a conta do Evernote Business da sua equipe através do Console Administrativo. O Console Administrativo inclui configurações para pessoas, cadernos, etiquetas, informações de cobrança, e outras coisas mais. Você pode gerenciar a lixeira do Business da sua empresa pelo Console Administrativo. Vamos conhecer mais sobre o Console Administrativo um pouco mais a frente neste guia.

Registrar-se no Evernote Business

Quando você se registra no Evernote Business, você pode usar o seu nome de usuário e senha atuais do seu Evernote Basic, Plus ou Premium para começar. Ao fazer isso, você verá todas as suas notas pessoais e cadernos existentes ao lado do conteúdo profissional da sua empresaa. Você não precisa criar um novo nome de usuário e senha.

Depois de se registrar, você deve configurar um endereço de e-mail profissional. Quando você compartilhar o conteúdo do Business, o seu endereço de e-mail profissional será exibido, ao invés de seu e-mail pessoal. Quando você compartilhar conteúdos pessoais, seu endereço de e-mail pessoal será exibido. Você pode definir o seu endereço de e-mail profissional em configurações da conta.

Resumo da conta

Ao convidar os membros da sua equipe para o Evernote Business, certifique-se de incentivá-los a utilizar seus nomes de usuários e senhas do Evernote (caso eles já tenham utilizado o Evernote antes) e a configurar um endereço de e-mail profissional em suas configurações de conta.

Administrando a conta da sua equipe

Como o Evernote Business foi projetado para uma equipe, é preciso haver uma ou mais pessoas em sua equipe responsável pela conta da equipe. Essas pessoas são os administradores da sua empresa - pessoas que tenham a capacidade de supervisionar e gerenciar a conta do Evernote Business da sua empresa.

Se você é um administrador da conta da sua empresa, é importante que você se familiarize com o Console Administrativo. Ainda que você tenha usado o Evernote de forma pessoal, o Console Administrativo será novo para você quando da transição para o Evernote Business. Por meio do Console Administrativo, você pode:

  • Adicionar ou remover usuários
  • Mudar os níveis de permissão do usuários
  • Monitorar quais usuários acessaram o conteúdo do Business
  • Gerenciar cadernos de negócios, notas, etiquetas e a lixeira do Business
  • Visualizar e atualizar as informações de cobrança e o histórico de transações
  • Habilitar recursos de segurança como o Acesso Único
  • Gerenciar integrações como o Salesforce

Console administrativo

Invista algum tempo conhecendo as várias ferramentas dentro do Console Administrativo, já que somente você e os demais administradores da conta da sua empresa têm acesso a ele e às suas funcionalidades.

A sua conta deve ter sempre pelo menos dois administradores. Dessa forma, se uma pessoa não estiver disponível, há sempre uma pessoa de backup para acessar e gerenciar o espaço de trabalho de sua equipe. Um administrador pode ser um diretor de sua empresa, alguém confiável dos departamentos de TI, RH ou Finanças, e assim por diante. Todos os administradores têm mesmo nível de acesso e podem monitorar e gerenciar o conteúdo do Business, os usuários e as informações de cobrança da sua equipe. Desse modo, você deve escolher seus administradores criteriosamente. Provavelmente, você não vai querer tornar todos os seus usuários administradores de conta; em vez disso, escolha um pequeno grupo de pessoas de confiança para manter a governança da sua conta do Evernote Business.

Para adicionar mais administradores, a partir do Console Administrativo selecione 'Gerenciar Usuários' e escolha a pessoa ou as pessoas que você deseja tornar administradores. No menu suspenso 'Ações', selecione 'Tornar Administrador' para dar a cada pessoa um nível de acesso como administrador da conta do Evernote Business da sua empresa.

Gerenciar Usuários no Console Administrativo

O Evernote Business e a sua equipe

Organizando o espaço de trabalho da sua equipe

De modo pessoal, como você define a organização do seu espaço de trabalho no Evernote depende exclusivamente do seu critério - você pode organizá-lo tanto mais (ou tanto menos) você considerar conveniente para você. Com uma equipe, uma organização planejada e estruturada é essencial para o sucesso. Numa equipe, você precisa pensar em como o espaço de trabalho da sua equipe no Evernote Business será organizado e definir as coisas para ajudar a sua equipe a ser tonar bem sucedida. Para obter orientações, consulte o guia passo-a-passo de como configurar o espaço de trabalho do Evernote Business da sua equipe.

Depois que você tiver definido uma estrutura de cadernos, etiquetas e notas para a sua equipe no Evernote Business, é hora de adicionar conteúdo. Você pode adicionar um novo conteúdo ou, se você já tiver conteúdo na sua conta pessoal do Evernote, e que seja aplicável ao seu Business, você pode convertê-lo em conteúdo profissional.

Para converter uma única nota, basta movê-la de um caderno pessoal para um caderno de negócios. Ela ficará disponível para qualquer pessoa que tenha acesso a este caderno.

Para converter um caderno pessoal inteiro, a partir do Evernote para Mac ou Windows Desktop, clique com o botão direito do mouse ou dê um control-click em um caderno, e selecione a opção 'Converter para Caderno de Negócios.' O caderno, então, será removido da sua conta pessoal e será convertido em um caderno de negócios de propriedade da sua empresa. Algumas coisas importantes acontecem quando você converte um caderno:

  • O histórico de notas e as datas de criação são redefinidas para a data e a hora de quando você fez a conversão.
  • Se você compartilhou o caderno previamente com outras pessoas, você precisará compartilhá-lo novamente com estas pessoas depois que o caderno for convertido.

Notas criadas automaticamente de arquivos

Implantando o Evernote Business para a sua equipe

Além de pensar na estrutura organizacional do conteúdo para a sua equipe, você também poderá planejar de que forma irá estender o Evernote Business para todos. Por exemplo, você provavelmente terá algumas pessoas familiarizadas com o Evernote, e outras que não o utilizaram ainda. Você poderá planejar uma estratégia para deixar a sua equipe informada de que o Evernote Business estará disponível para ela, explicar os objetivos pelos quais você está trazendo-o para a sua equipe, definir expectativas quanto à sua utilização e determinar um cronograma para sua implantação, bem como quando se dará o treinamento para seu grupo.

Para ver um conjunto completo de diretrizes sobre como levar o Evernote Business com sucesso para a sua equipe, acesse o Guia de Implantação do Evernote Business.

Compartilhando conteúdo com a sua equipe

Após ter implantado o Evernote Business para a sua equipe, é hora de compartilhar conteúdo com ela. Embora o Evernote Business tenha sido projetado para o compartilhamento e a cooperação dentro de sua equipe, por padrão, todas as notas profissionais e cadernos de negócios são não compartilhados - somente o criador e o administrador(s) pode ver ou acessar este conteúdo. Quando estiver pronto para compartilhar um conteúdo, você tem duas opções primordiais - compartilhar com indivíduos ou com a sua empresa inteira.

Compartilhar com indivíduos - se você tem uma nota única ou um caderno que você deseja compartilhar com uma pessoa ou com algumas pessoas, basta clicar no botão 'Compartilhar'. Você será solicitado a adicionar as pessoas com quais deseja compartilhar e a definir o nível de acesso para o compartilhamento que tais pessoas irão receber. Eles poderão ver o conteúdo que você compartilhou, e se você lhes deu permissão, também poderão editar ou editar e compartilhar. Esta é uma ótima opção se você está trabalhando em um projeto com a sua equipe e você quer que todos vejam e criem conteúdo em conjunto, num lugar central. Você pode convidar pessoas externas à sua conta do Evernote Business, tal como um consultor ou contratado. Você sempre poderá revogar e/ou alterar as permissões de acesso depois, de acordo com as mudanças de suas necessidades e a evolução do(s) seu(s) projeto(s).

Compartilhar um caderno com pessoas individualmente

Compartilhar com a empresa inteira - no Evernote para Mac ou Windows Desktop, você tem outras opções de compartilhamento - publicar um caderno para sua empresa toda. Isso significa que todos na sua empresa podem acessar o caderno e o seu conteúdo a partir da Business Home, e o conteúdo do seu caderno publicado aparecerá nas pesquisas que a sua equipe fizer. Se você tem um projecto que não é privado, uma coleção de conteúdo que pode ser relevante para toda a empresa, ou está trabalhando em projetos não tão complexos, então o compartilhamento pode ser uma ótima opção, pois isso ajuda a adicionar a central de conhecimento pesquisável da sua empresa ao Evernote Business. Ótimos exemplos de cadernos que poderiam ser úteis para publicar são os formulários do RH, manuais dos funcionários e horários corporativos, recortes da imprensa, e assim por diante.

Publicar um caderno de negócios para a empresa inteira

De um modo geral, se você estiver trabalhando no esboço de um projeto e não está pronto para compartilhá-lo publicamente, você pode trabalhar nele em um caderno de negócios que você não compartilhou. Quando ele estiver pronto para que a sua equipe veja, você pode compartilhar ou publicar o caderno ou mover sua(s) nota(s) para um caderno compartilhado existente. Você pode deixar a sua equipe saber que você concedeu acesso a ela para que veja suas notas, clicando no botão 'Compartilhar' para iniciar um Work Chat, a fim de deixá-los por dentro de alguns detalhes do seu trabalho.

Novas maneiras de encontrar conteúdo em sua empresa

Além de colecionar e compartilhar conteúdo de negócios, o Evernote Business fornece à sua equipe novas formas de encontrar e acessar conteúdo nos quais os membros da sua equipe estão trabalhando.

No Evernote Basic, Plus ou Premium, você provavelmente está acostumado a procurar e encontrar os resultados de suas próprias notas e cadernos. Quando você faz uma pesquisa no Evernote Business, você vê os resultados de suas notas junto aos resultados das notas e cadernos que os membros da sua equipe compartilharam. Você vê ainda as sugestões sobre quem na sua empresa pode ter o conhecimento em relação a um determinado assunto que você está pesquisando. O Evernote Business inclui apenas os resultados de pesquisa dos conteúdos deliberadamente compartilhados com você ou publicados no Business.

Pesquise resultados em cadernos pessoais e cadernos de negócios

Além disso, você pode ver todos os membros da sua equipe e tudo que eles compartilharam, visitando a Business Home da sua empresa, acessível ao clicar no nome da sua empresa na barra lateral. Você pode pesquisar pelos cadernos de negócios diretamente da Business Home.

Business Home no Evernote para Mac

Mantendo a conta do Evernote Business da sua equipe

De modo pessoal, você não precisa gastar muito tempo mantendo a sua conta do Evernote. Numa equipe, é útil ter tempo para a remover notas desatualizados, excluir etiquetas não utilizadas, e assim por diante. Já que você e a sua equipe estarão compartilhando um espaço de trabalho, mantê-lo organizado e atualizado será mais fácil para que todos possam contribuir e encontrar conteúdo, de modo que possam concluir seus trabalhos.

Defina um tempo regularmente para:

  • Renomear quaisquer cadernos, etiquetas ou notas que não seguem as diretrizes organizacionais da sua equipe
  • Verificar cadernos para notas que estão duplicatas, desatualizados, e/ou não são mais úteis
  • Revisar as etiquetas da sua equipe, e remover as que são redundantes ou estão inutilizadas
  • Ajustar permissões de compartilhamento para notas e cadernos compartilhados

Se você é um administrador, você pode realizar algumas destas ações por conta própria, diretamente pelo Evernote ou através do Console Administrativo. Você também pode pedir às pessoas em sua equipe para ajudar a manter o conteúdo que você compartilhou.

Etiquetas no Console Administrativo

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