Como fazer: Transição do Evernote Basic ou Premium para o Evernote Business

Como fazer: Transição do Evernote Basic ou Premium para o Evernote Business
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Como fazer: Transição do Evernote Basic ou Premium para o Evernote Business

Atenção: Este guia é voltado para contas do Evernote Business criadas antes de 15 de setembro de 2017.

Transição do Evernote Basic ou Premium para o Evernote Business

Se você estiver usando Evernote é o seu próprio, você sabe que é uma excelente ferramenta para ajudá-lo a centralizar todo o seu trabalho. O Evernote Business traz os benefícios do Evernote para toda a sua equipe e adiciona um espaço de trabalho compartilhado e central para todos. Se você está transitando do uso do Evernote individual para o Evernote Business junto à sua equipe, isso vai ajudar a orientá-lo, a fim de entender as principais diferenças e lhe ensinar algumas das melhores práticas para realizar uma transição tranquila.

De que forma o Evernote Business é diferente?

O Evernote Basic e Premium foram desenvolvidos para pessoas. O Evernote Business usa todos os recursos e benefícios do Evernote, mas é desenvolvido para ajudar sua equipe a trabalhar junta e deixar sua empresa administrar de maneira central a conta e seus dados.

Separação do conteúdo pessoal e profissional

Quando um membro da equipe trabalha em um projeto para uma empresa, na maioria dos casos este conteúdo pertence à organização e não para ele pessoalmente. Com isto em mente, o Evernote Business dá às empresas um lugar para os membros da equipe criarem e trabalharem no conteúdo profissional (projetos, agendas de reuniões, serviço do cliente, e assim por diante), que é separado do conteúdo que cada pessoa pode criar para uso pessoal (receitas, planejamento de viagens, projetos familiares, etc.). Se um membro da equipe deixa a empresa, todo o trabalho criado por ele permanecerá na conta do Evernote Business da empresa, e o este membro da equipe pode levar seu conteúdo pessoal com ele em sua conta do Evernote pessoal.

  • Conteúdo do Business é de propriedade da empresa permanecerá com a empresa quando alguém sair da equipe. Tanto o criador do conteúdo quanto o administrador da empresa podem acessar o conteúdo do Business.
  • Conteúdo pessoal é de propriedade de cada indivíduo e permanece com ele caso o mesmo deixe a conta do Evernote Business de sua empresa. Ninguém na sua empresa pode ver o seu conteúdo pessoal, a menos que você compartilhe com alguém explicitamente. Você ainda pode criar conteúdos pessoais mesmo após ingressar no Evernote Business.

Para tornar o conteúdo profissional claramente separado do conteúdo pessoal, o Evernote Business tem vários recursos que ajudam a identificar e organizar cada tipo de conteúdo. Algumas delas serão familiares para você, já que é um usuário do Evernote, porém com a adição de uma nova camada de ferramentas orientadas para o Business.

  • Notas do Business são de propriedade da empresa. Estas notas aparecem na conta de negócios da sua empresa. Novas notas que você e os membros da sua equipe criam, que são relacionadas a trabalho devem, na maioria dos casos, ser notas de negócios.
  • Notas pessoais são de propriedade do indivíduo. Notas pessoais aparecem em sua conta pessoal. Notas pessoais incluem todas as notas criadas antes de ingressar em uma conta do Evernote Business.

Notas profissionais no Evernote para Mac

Cadernos de Negócios são de propriedade da empresa. Eles podem ser compartilhados com a empresa inteira, com pessoas relevantes de forma seletiva ou podem ser mantidos ainda como privados, de modo que somente a pessoa que os criou e os administradores da sua empresa possam ter acesso a eles.

Cadernos de Negócios no Evernote para Mac

Cadernos pessoais são de propriedade de cada indivíduo, e quando eles saem da sua empresa, os conteúdos de seus cadernos pessoais vão com eles. Cadernos pessoais não podem ser compartilhados com o seu negócio inteiro. Cadernos pessoais incluem todos os cadernos criados antes de ingressar em uma conta Evernote Business.

Cadernos pessoais no Evernote para Mac

É importante notar que o que cada membro de equipe vê no seu caderno pode variar, já que eles podem ser convidados diretamente por alguém para ingressar nos spaces ou podem solicitar o ingresso no Diretório Spaces. Eles também podem criar seu próprio conjunto de spaces.

Etiquetas de negócios são de propriedade da empresa. Conforme você adiciona etiquetas à uma nota na conta da sua empresa, quaisquer etiquetas que você crie serão adicionadas automaticamente ao conjunto de etiquetas de negócios da sua empresa.

Etiquetas profissionais no Evernote para Mac

Etiquetas pessoais, assim como cadernos pessoais, são de propriedade de cada pessoa. Se você adicionar etiquetas à uma nota na sua conta pessoal Evernote, quaisquer etiquetas que sejam criadas serão adicionadas ao seu conjunto de etiquetas pessoais. Não é possível usar etiquetas de negócios em um caderno pessoal, ou vice-versa. Etiquetas pessoais incluem todas as etiquetas criadas quando você usou anteriormente o Evernote antes de ingressar em uma conta Evernote Business.

Você pode alternar entre visualizar notas, cadernos e etiquetas pessoais ou de negócios na barra lateral, ou usando o alternar no topo das telas de notas, cadernos e etiquetas.

Para ter um exemplo de como um negócio configura suas notas, cadernos e etiquetas do Evernote Business dentro de um space, veja uma amostra de uma estrutura organizacional. Conforme os membros da equipe estão criando conteúdo para sua empresa, encoraje-os a criar cadernos e etiquetas na sua conta de negócios da empresa. Se você e os membros da sua equipe já conheciam o uso do Evernote antes de sua equipe começar a usar o Evernote Business, certifique-se que eles entendam as diferenças entre conteúdo pessoal e de negócios.

Lixeira do Business - Quando um membro da equipe exclui uma nota de um caderno de negócios, para prevenir uma possível perda de dados acidental, o Evernote Business não a apaga automaticamente. Em vez disso, ele a coloca no na lixeira do Business. Apenas o administrador da conta de uma empresa pode apagar e restaurar as notas que estão na lixeira do Business, e ele pode fazer isso através do Console Administrativo.

Novas formas de visualizar o conteúdo da equipe

Os Spaces no Evernote Business são uma ótima maneira das equipes verem tudo no que todo mundo está trabalhando. A partir da área Novidades, você pode ter uma visão geral da atividade de notas recente dentro da sua equipe. A partir da área Notas Fixadas, você terá acesso rápido a notas importantes e frequentemente acessadas.

Controle administrativo

Se você é o administrador da empresa, consegue gerenciar a conta do Evernote Business da sua equipe a partir do Console Administrativo. O Console Administrativo inclui configurações para pessoas, spaces, cadernos, etiquetas, informações de faturamento e mais. Você também pode gerenciar a lixeira de negócios da sua empresa a partir do Console Administrativo. Vamos falar mais sobre o Console Administrativo mais para frente neste guia.

Criar uma nova conta do Evernote Business

Quando você configura uma nova conta do Evernote Business, você se torna o administrador de conta como padrão. Após convidar sua equipe, é possível designar outra pessoa para ser o administrador de conta, ou você pode ter vários administradores de conta. Administradores de conta possuem acesso ao console administrativo para ver configurações de toda a empresa, gerenciar conteúdo do business e convidar membros da equipe para ingressarem. Saiba mais >>

Para começar:

  1. Vá para o site do Evernote Business e clique em Introdução.
  2. Preencha o formulário com seu nome completo, o nome da sua empresa, seu e-mail corporativo e uma senha para a conta.

Se você já possui uma conta Evernote e gostaria de usar o endereço de e-mail associado àquela conta para sua nova conta do Evernote Business, será solicitado que você entre e escolha um endereço de e-mail pessoal diferente para sua conta existente para que você possa usar seu endereço de e-mail corporativo para a conta nova.

Resumo da conta

Ao convidar os membros da sua equipe para o Evernote Business, certifique-se de incentivá-los a utilizar seus nomes de usuários e senhas do Evernote (caso eles já tenham utilizado o Evernote antes) e a configurar um endereço de e-mail profissional em suas configurações de conta.

Administrando a conta da sua equipe

Como o Evernote Business foi projetado para uma equipe, é preciso haver uma ou mais pessoas em sua equipe responsável pela conta da equipe. Essas pessoas são os administradores da sua empresa - pessoas que tenham a capacidade de supervisionar e gerenciar a conta do Evernote Business da sua empresa.

Adicionar mais administradores

Se você é um administrador da conta da sua empresa, é importante que você se familiarize com o Console Administrativo. Ainda que você tenha usado o Evernote de forma pessoal, o Console Administrativo será novo para você quando da transição para o Evernote Business. Por meio do Console Administrativo, você pode:

  • Adicionar ou remover usuários
  • Mudar os níveis de permissão do usuários
  • Monitorar quais usuários acessaram o conteúdo do Business
  • Gerenciar spaces, cadernos de negócios, notas, etiquetas e a lixeira de negócios
  • Visualizar e atualizar as informações de cobrança e o histórico de transações
  • Habilitar recursos de segurança como o Acesso Único
  • Gerenciar integrações como o Salesforce

Console administrativo

Invista algum tempo conhecendo as várias ferramentas dentro do Console Administrativo, já que somente você e os demais administradores da conta da sua empresa têm acesso a ele e às suas funcionalidades.

A sua conta deve ter sempre pelo menos dois administradores. Dessa forma, se uma pessoa não estiver disponível, há sempre uma pessoa de backup para acessar e gerenciar o espaço de trabalho de sua equipe. Um administrador pode ser um diretor de sua empresa, alguém confiável dos departamentos de TI, RH ou Finanças, e assim por diante. Todos os administradores têm mesmo nível de acesso e podem monitorar e gerenciar o conteúdo do Business, os usuários e as informações de cobrança da sua equipe. Desse modo, você deve escolher seus administradores criteriosamente. Provavelmente, você não vai querer tornar todos os seus usuários administradores de conta; em vez disso, escolha um pequeno grupo de pessoas de confiança para manter a governança da sua conta do Evernote Business.

Para adicionar mais administradores, a partir do Console Administrativo selecione 'Gerenciar Usuários' e escolha a pessoa ou as pessoas que você deseja tornar administradores. No menu suspenso 'Ações', selecione 'Tornar Administrador' para dar a cada pessoa um nível de acesso como administrador da conta do Evernote Business da sua empresa.

O Evernote Business e a sua equipe

Organizando o espaço de trabalho da sua equipe

Por conta própria, como você escolhe organizar seu espaço de trabalho Evernote é sua escolha pessoa - você pode organizar o máximo (ou o mínimo) que for adequado para você. Com uma equipe, a organização planejada e estruturada é essencial para o sucesso. Em uma equipe, você precisará pensar como o espaço de trabalho da sua equipe no Evernote Business será organizado e preparar as coisas para ajudar sua equipe a ser mais bem-sucedida. Como orientação, reveja o guia passo a passo sobre como configurar os spaces compartilhados da sua equipe. Assim que você configurar os spaces da sua equipe no Evernote Business, aí chegou a hora de adicionar conteúdo. Comece adicionando novo conteúdo. Mova notas para spaces compartilhados.

Para contas do Evernote Business criadas antes de 15 de setembro de 2017:

Se você já tem conteúdo na sua conta pessoal do Evernote que seria mais aplicável ao seu negócio, primeiro converta isso em conteúdo de negócios a partir de qualquer cliente desktop Evernote.

Para converter uma única nota, é só movê-la de um caderno pessoal para um caderno de negócios. Logo ela estará disponível para todos que tenham acesso aquele caderno.

Para converter um caderno pessoal inteiro, a partir do Evernote para Mac ou Windows Desktop, clique com o botão direito ou ctrl+clique em um caderno, e escolha 'Converter para Caderno de Negócios.' Com isso o caderno será removido da sua conta pessoal e depois convertido em um caderno de negócios de propriedade da sua empresa. Algumas coisas importantes vão acontecer quando você converter um caderno:

  • O histórico de notas e as datas de criação são redefinidas para a data e hora que você efetuar a conversão.
  • Se você já havia compartilhado o caderno com outras pessoas, precisará compartilhá-lo novamente com eles assim que o caderno for convertido.

Implantando o Evernote Business para a sua equipe

Além de pensar na estrutura organizacional do conteúdo para a sua equipe, você também poderá planejar de que forma irá estender o Evernote Business para todos. Por exemplo, você provavelmente terá algumas pessoas familiarizadas com o Evernote, e outras que não o utilizaram ainda. Você poderá planejar uma estratégia para deixar a sua equipe informada de que o Evernote Business estará disponível para ela, explicar os objetivos pelos quais você está trazendo-o para a sua equipe, definir expectativas quanto à sua utilização e determinar um cronograma para sua implantação, bem como quando se dará o treinamento para seu grupo.

Para ver um conjunto completo de diretrizes sobre como levar o Evernote Business com sucesso para a sua equipe, acesse o Guia de Implantação do Evernote Business.

Compartilhando conteúdo com a sua equipe

Assim que você implantar o Evernote Business na sua equipe, é hora de compartilhar conteúdos com eles. Apesar do Evernote Business ser desenvolvido para compartilhamento e colaboração dentro da sua equipe, por padrão, todos os spaces, notas e cadernos de negócios não são compartilhados - somente o criador e o(s) administrador(es) podem ver ou acessar aquele conteúdo. Quando você estiver pronto para compartilhar conteúdo, você tem duas opções primárias - compartilhar com indivíduos ou com sua empresa inteira.

Compartilhando com indivíduos - Spaces é a maneira mais simples de compartilhar notas e cadernos com outros. É só clicar no botão 'Compartilhar'. Será solicitado que você adicione pessoas para compartilhar, e defina o nível de acesso de compartilhamento que elas terão. Elas poderão ver os conteúdos que você compartilhou, e se você lhes deu permissão, editar ou editar e compartilhar também. Esta é uma ótima opção se você está trabalhando em um projeto com sua equipe e quer que todos consigam ver e criar conteúdos juntos em um local central. Sempre é possível revogar e/ou alterar permissões de acesso mais tarde, conforme suas necessidades mudarem e seu(s) projeto(s) evoluírem.

Use spaces para compartilhar com sua equipe

Compartilhando com a empresa inteira - Liste um space compartilhado no Diretório Spaces para que todos na sua empresa possam acessá-lo e todos os seus conteúdos. Isso ajuda a adicionar ao hub de conhecimento pesquisável da sua empresa no Evernote Business. Bons exemplos de spaces para a empresa inteira que podem ser úteis de compartilhar são formulários de RH, manuais para funcionários, programações, clippings de imprensa, e muito mais.

Compartilhe um space com a empresa inteira

De modo geral, se você está trabalhando em rascunhos de um projeto e ele não está pronto para todos verem, você pode trabalhar nele em um space que você ainda não tenha compartilhado. Quando estiver pronto para sua equipe ver, você pode ou compartilhar o space ou mover sua(s) nota(s) para um space compartilhado. Você pode avisar sua equipe que deu acesso a eles usando o botão 'Compartilhar'.

Novas maneiras de encontrar conteúdo em sua empresa

Além de colecionar e compartilhar conteúdo de negócios, o Evernote Business fornece à sua equipe novas formas de encontrar e acessar conteúdo nos quais os membros da sua equipe estão trabalhando.

Você provavelmente está acostumado a pesquisar e encontrar resultados nas suas próprias notas e cadernos. Quando você faz uma pesquisa no Evernote Business, verá resultados das suas notas junto com resultados de notas e cadernos que os membros da sua equipe compartilharam. Você verá até sugestões sobre quem na sua empresa pode ter conhecimento sobre um dado assunto que você está pesquisando. O Evernote Business inclui somente resultados de pesquisa de conteúdos que foram deliberadamente compartilhados ou com você ou a empresa inteira.

Resumo da conta

Mantendo a conta do Evernote Business da sua equipe

De modo pessoal, você não precisa gastar muito tempo mantendo a sua conta do Evernote. Numa equipe, é útil ter tempo para a remover notas desatualizados, excluir etiquetas não utilizadas, e assim por diante. Já que você e a sua equipe estarão compartilhando um espaço de trabalho, mantê-lo organizado e atualizado será mais fácil para que todos possam contribuir e encontrar conteúdo, de modo que possam concluir seus trabalhos.

Defina um tempo regularmente para:

  • Renomeie quaisquer spaces, cadernos, etiquetas ou notas que não seguem as diretrizes organizacionais da sua equipe.
  • Verificar cadernos para notas que estão duplicatas, desatualizados, e/ou não são mais úteis
  • Revisar as etiquetas da sua equipe, e remover as que são redundantes ou estão inutilizadas
  • Ajuste permissões de compartilhamento para space, notas e cadernos compartilhados

Se você é um administrador, você pode realizar algumas destas ações por conta própria, diretamente pelo Evernote ou através do Console Administrativo. Você também pode pedir às pessoas em sua equipe para ajudar a manter o conteúdo que você compartilhou.

Etiquetas no Console Administrativo

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