Como: Tornar reuniões mais produtivas

Como: Tornar reuniões mais produtivas

Como: Tornar reuniões mais produtivas

Torne as reuniões mais produtivas

As reuniões são uma parte necessária de como a maioria de nós trabalhamos, mas muitos de nós as consideram improdutivas, ou ainda pior, uma perda de tempo. Embora você provavelmente não possa eliminar as reuniões de seu fluxo de trabalho, o Evernote Business pode ajudar você e sua equipe torná-las muito mais eficazes e produtivas.

Veja como usar o Evernote Business para tornar as reuniões da sua equipe melhores do que nunca.

 

Escreva sua agenda no Evernote

Alguma vez você já entrou em uma reunião perguntando por que você está lá e o que será discutido? Se você tivesse uma agenda de antemão, você chegaria na reunião pronto para contribuir. Use o Evernote Business para criar agendas detalhadas para as suas reuniões, assegurando que cada um gaste o tempo de forma produtiva.

Veja como criar uma agenda eficaz:

Crie uma nova nota e a nomeie com a data da reunião e tópico. No corpo da nota, anote os seguintes elementos:

  • Objetivos da reunião
  • Resultados esperados
  • Uma checklist dos pontos de discussão
  • A cobertura esperada de cada participante
Nota da reunião
Dica especialÀ medida que você escreve, você automaticamente verá notas relacionadas que podem mostrar informações sobre o tópico em sua própria conta do Evernote e em notas compartilhadas por membros da equipe. Este contexto adicional pode dar a todos um bom início para a reunião.
 

Reúna as informações

Muitas reuniões exigem que você e sua equipe discutam projetos, documentos ou dados financeiros, que geralmente envolvem mais detalhes do que você vai querer incluir em sua agenda. Use a sua nota de agenda de reunião para reunir todos os detalhes relevantes em uma única nota:

  • Pesquisa de Internet coletada com o Evernote Web Clipper
  • Planilhas com orçamentos e projeções
  • Imagens com conceitos de design

Faça cadernos da agenda

 

Torne as agendas fáceis de encontrar

Para tornar mais fácil que todos possam encontrar a pauta das reuniões, crie um caderno de negócios chamado "Agendas de Reunião". Compartilhe este caderno com a equipe do projeto e lhes conceda permissão para adicionar as próprias notas e modificar as suas notas. Desta forma, cada membro da sua equipe pode adicionar seus próprios itens da agenda, anexar arquivos-chave, ou criar novas agendas para as reuniões que estão conduzindo.

Cadernos de agenda das reuniões

Se você tem consultores externos, fornecedores ou clientes participando de uma reunião, você provavelmente não vai querer convidá-los para o caderno da sua equipe intitulado Agenda de Reuniões, já que eles só precisam da agenda da reunião que estão participando. Para compartilhar uma agenda externamente, clique no ícone compartilhar de uma nota paracompartilhá-la com eles por e-mail ou URL. Eles poderão ver a agenda em seus navegadores, mesmo que ainda não tenham o Evernote instalado.

Compartilhe agendas externamente

 

Entre preparado

Uma vez que todas as pessoas que comparecerão à reunião possuem a agenda, elas podem revisá-las antes e durante a reunião em seu computador, telefone ou tablet. Os participantes saberão exatamente o tema da reunião e com o que se espera que eles contribuam.

Veja as agendas facilmente a partir de dispositivos móveis

Para garantir que todos estejam alinhados, defina um lembrete no Evernote para alertar a sua equipe um dia antes da reunião, para que todos reservem alguns minutos para rever a agenda da reunião.

Lembretes para alertar as pessoas sobre a agenda

 

Diga adeus aos slides

Como organizador da reunião, você está executando o show, então você pode ficar feliz em saber que você não precisará perder tempo preparando um conjunto de slides. Em vez disso, use o modo de apresentação para apresentar a sua agenda reunião de tela cheia diretamente no Evernote. Tudo que você precisa fazer é conectar o dispositivo a um monitor grande ou projetor e clicar no ícone do modo de apresentação para apresentar e navegar através de sua agenda. Se você tiver imagens anexadas, gráficos ou outros arquivos, estes serão exibidos em tela cheia também. Você pode até chamar a atenção (literalmente) para itens importantes com o ponteiro laser embutido.

Apresente as agendas num monitor secundário

 

Tome ótimas notas

Toda reunião deve ter um tomador de notas designado - alguém que tira fotos do quadro branco, observa importantes pontos de discussão, e escreve as decisões e os próximos passos. Em cada reunião, designe essa pessoa e peça-lhe para tomar notas na parte inferior da agenda compartilhada.

Detalhes da reunião que eles podem querer capturar no Evernote incluem:

  • Grave áudios da discussão
  • Fotos de quadros de avisos
  • Notas manuscritas em papel
  • Brainstorms escritos em Notas Post-it®

Se as notas forem escritas no Evernote ou capturadas em uma fotografia usando a câmera de documento do aplicativo, tudo é rapidamente pesquisável para que você e sua equipe possam facilmente encontrar o que está sendo salvo.

Pesquise facilmente qualquer coisa salva no Evernote

Dica profissionalIf multiple team members took notes during the meeting, you can merge them together and add them to your main meeting agenda note.

Observação: Antes de usar o recurso de gravação de áudio do Evernote para capturar alguma conversa, certifique-se de saber quais são as leis aplicáveis requeridas para que você tenha a permissão de alguém que poderá ser gravado por você.

 

Saia com clareza

Tipicamente, os participantes terão itens de acompanhamento de reuniões de equipe. Infelizmente, muitas vezes as idéias voam rápidas e furiosas em uma reunião habitual, o que torna difícil manter o controle de quem é responsável pelo quê. No final de cada reunião, peça aos participantes para rever os seus itens de ação de acompanhamento e faça perguntas se eles estiverem pouco claros. Isso garante que todos estão na mesma página e que podem começar com a sua parte do projeto.

Uma ótima maneira de conseguir isso é anotar os itens de ação de cada pessoa numa caixa de seleção na parte inferior da sua agenda de reuniões. Conforme os membros da equipe vão completando as tarefas, eles podem verificar as suas respectivas caixas, sinalizando quando a tarefa tiver sido concluída. Sem ter que enviar um único e-mail, sua equipe pode consultar a nota para ver o status de um projeto. Se houver itens que exijam um follow-up associado a prazos, adicione um lembrete a fim de alertar todos os participantes sobre as principais datas.

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