Como fazer: Documente seu fluxo de trabalho

Como fazer: Documente seu fluxo de trabalho

Como fazer: Documente seu fluxo de trabalho

Documente seu fluxo de trabalho

Seu fluxo de trabalho é a espinha dorsal de sua produtividade diária. É a cadeia de hábitos e processos que ajudam você a realizar tarefas.

Como seu fluxo de trabalho é tão arraigado, documentar as etapas envolvidas em projetos ou tarefas pode parecer desnecessário. Mas isso cria indicações valiosas para outras pessoas que podem precisar fazer o mesmo trabalho.

O Evernote torna fácil documentar os fluxos de trabalho de sua equipe. Este guia irá orientá-lo através de como compilar e compartilhar procedimentos com sua equipe.

Tipos de documentação

Existem três tipos essenciais de fluxo de trabalho de documentação que você pode criar no Evernote: procedimentos, listas de verificação e como fazer. Aqui está um breve resumo de cada um:

  • Os Procedimentos delineiam as tarefas necessárias para entregar o seu produto ou serviço.
  • As Checklists garantem que uma tarefa seja concluída, frequentemente numa ordem específica. Riscar um item significa progresso, enquanto tarefas desmarcadas servem como um lembrete de coisas que ainda precisam ser feitas.
  • Como FazerFornece instruções passo-a-passo e claras. Eles são muitas vezes apoiados por gráficos, razão pela qual eles funcionam bem para fluxos de trabalho baseados em tela.

Comece com o procedimento geral

Imagine que você está criando um boletim informativo para enviar por e-mail, e você quer ter certeza de que você preparou o boletim informativo da mesma forma cada vez que você precisar enviá-lo. Para fazer isso, você vai precisar criar um conjunto de instruções que documentam as etapas - um procedimento.

Comece por criar um caderno de negócios que contenha a sua documentação. Clique em + Novo Caderno e selecione 'Caderno de Negócios.' Nomeie o caderno como "Fluxos de Trabalho".

Crie cadernos para projetos existentes

Considere os passos para a tarefa global que você está tentando realizar. Por exemplo, um boletim informativo pode ter as seguintes etapas fundamentais no processo de envio:

  1. Crie uma cópia do boletim informativo
  2. Construa um projeto do boletim informativo com textos e imagens
  3. Crie um teste de envio
  4. Crie uma lista
  5. Envie para a lista
  6. Acompanhe os resultados

Você pode querer criar uma nota que descreve todas estas etapas - um local central que lista cada item importante do processo. Clique em +Nova Nota em seu caderno "Fluxos de trabalho", intitule-a de "Boletim Informativo - Criar e Enviar" e, em seguida, anote todas as etapas do procedimento. Adicione caixas de verificação para ajudá-lo a permanecer no caminho certo.

Checklists das etapas-chave

Crie uma checklist

Agora que você tem uma nota listando as etapas do processo, é hora de adicionar mais informações. Você vai fazer isso criando uma checklist para cada uma das etapas do processo de criação do boletim informativo.

Clique em +Nova Nota no Fluxo de Trabalho para adicionar uma nota em branco ao caderno, e dê o título "Boletim Informativo - 01 - Criar Cópia de Boletim Informativo." Certifique-se de que você está classificando suas notas por título, encontrados abaixo de "Visualizar" na barra de ferramentas. Atribua um numeral para cada nota para organizar as notas numericamente em seu caderno.

Agora, liste os passos específicos necessários para completar a tarefa. Adicione uma caixa de verificação para cada etapa clicando no ícone de caixa de verificação na barra de ferramentas do editor de notas. Você provavelmente vai criar uma nota para cada grande passo do processo, com listas de verificação associadas dentro de cada um.

Checklists com etapas detalhadas

Documente as 'formas de como fazer'

Procedimentos e listas de verificação são ótimos para medidas que podem ser facilmente descritas com palavras, mas como descrever ações na tela? O Skitch , quando usado em conjunto com o Evernote, torna mais fácil capturar e anotar seus fluxos de trabalho baseados em tela e incorporá-los em sua documentação.

Primeiro, abra o aplicativo ou a página da web que você deseja documentar. Neste caso, estamos abrindo a nossa ferramenta de gerenciamento do e-mail do boletim informativo. Abra o Skitch e selecione a ferramenta Screen Snap. Arraste o cursor sobre a área que deseja capturar. Neste caso, o modelo da seleção de tela da nossa ferramenta de e-mail do boletim informativo.

Sua tela irá aparecer automaticamente no Skitch. De lá, você pode desenhar setas, caixas, adicionar o texto, ou realçar seções da tela.

Use o Skitch para anotar nas capturas de tela

Isto pode ser particularmente útil se você estiver documentando um fluxo de trabalho, pois você pode mostrar especificamente onde clicar e eliminar qualquer confusão potencial, como em nosso exemplo do boletim informativo.

Use o Skitch para adicionar um texto explicativo

Uma vez que cada etapa do seu processo foi claramente anotada, basta arrastar a imagem para uma nota em seu caderno "Fluxos de trabalho" no Evernote. Isto irá armazená-la ao lado de qualquer texto explicativo, listas de verificação e outras informações de suporte sobre cada fluxo de trabalho. Se um fluxo de trabalho tem várias etapas, apenas capture várias imagens e, em seguida, arraste-as para o Evernote. Uma nota pode conter várias imagens relacionadas a um fluxo de trabalho específico.

Faça captura de telas para acompanhar etapas sobre 'como fazer'

Use os links de notas para uma navegação mais rápida

Quando seus procedimentos têm muitas etapas, colocar hiperlinks neles em uma única nota pode lhe poupar tempo. Nós vamos usar a sua nota de procedimento mestre "Boletim Informativo - Criar e enviar" para organizar o restante de sua documentação.

Em primeiro lugar, encontre sua nota "Boletim Informativo - 01 - Criar cópia de Boletim Informativo" na lista de notas. Clique com o botão direito do mouse sobre a nota na lista e selecione 'copiar link de Nota.' Isto irá criar um hyperlink que será copiado para a área de transferência do seu computador.

Copiar links de notas

Agora, volte para a nota "Boletim Informativo - Criar e Enviar". Destaque o texto do primeiro item na lista, "Criar cópia do Boletim Informativo" e, em seguida, clique com o botão direito. No menu pop-up, vá para "link" e, depois, clique em 'Adicionar.'

Especifique o texto para convertê-lo em um link

Na janela pop-up, clique com o botão direito e selecione 'Colar' ou toque emControl-V ou Command-V no teclado, para colar o link que foi copiado para a área de transferência do seu computador e, em seguida, clique em OK.

Cole o link na nota

Você verá que um link foi criado para o texto que você acabou de selecionar. Clicar no link o levará diretamente para a nota com passos para criar uma cópia de boletim informativo.

Link de nota concluído

Compartilhe com a sua equipe

Uma vez que você documentou seu fluxo de trabalho, então é hora de se certificar de que sua equipe pode acessar o que você criou. Você pode compartilhar com sua equipe diretamente no Evernote com o Work Chat. No Windows, clique em Cadernos na barra lateral, clique em Compartilhar ao pairar sobre seu caderno "Fluxos de trabalho". No Mac, no topo de seu caderno "Fluxos de trabalho", clique no botãoWork Chat. Isto irá convidar membros de sua equipe para visualizar ou colaborar com você em sua documentação.

Compartilhe notas com a equipe

Os membros de sua equipe poderão ver as notas que você criou, e se você deu permissão a eles para fazer isso, eles poderão atualizar os fluxos de trabalho de suas notas, já que as coisas mudam ao longo do tempo.

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