Como: Usar o Evernote para gerenciar informações financeiras

Como: Usar o Evernote para gerenciar informações financeiras

Como: Usar o Evernote para gerenciar informações financeiras

Use o Evernote para gerenciar informações financeiras

Toda empresa financeira precisa se organizar e gerenciar suas informações, mas as formas de fazê-lo são variadas e imperfeitas. Para resolver isso, grandes empresas financeiras gastam milhões de dólares desenvolvendo sistemas personalizados. Pequenas e médias empresas dependem frequentemente dos sistemas disponíveis no mercado, que são complexos e não atendem à realidade multiplataforma do ambiente de trabalho moderno.

Para resolver essas lacunas de gestão financeira das informações, mais de 350 empresas de gestão de investimentos, representando US$10 trilhões em ativos sob gestão, implementaram o Evernote Business. Com seu alto grau de capacidade de implementação e personalização, o Evernote oferece a flexibilidade que as soluções mais caras não oferecem.

Veja como usar o Evernote Business como uma central para o gerenciamento de informações financeiras.

Estruture a coleção de pesquisa da sua equipe

Com o Evernote Business, sua equipe pode organizar suas informações da forma que faça mais sentido para você. Não há nenhuma maneira errada de estruturar tais informações, e cada empresa faz isso de forma diferente.

Dito isso, entre as empresas de investimento que gerenciam suas informações com o Evernote, existem alguns métodos comuns de organização. Tais métodos incluem:

  • Monitoramento de carteiras - relatórios anuais coletados, depósitos e registros de ganhos das empresas do portifólio
  • Memorandos de Catalogação de Investimentos - resumos compartilhados de potenciais investimentos
  • Coleta de notícias e pesquisas sobre títulos - artigos e dados salvos
  • Gravação de atas de reunião - notas de reunião gravadas para a referência da equipe

As equipes normalmente baseiam a sua organização em torno de um caderno de negócios compartilhado para cada um destes tópicos.

Exemplo de estrutura de caderno

Use cadernos como centrais de informação

Vamos supor que você está começando um caderno para monitoramento de carteira. Para começar, clique na seção cadernos, no menu do lado esquerdo, e clique em +Novo Caderno. Dê a este caderno o título "Monitoramento de Carteira."

Criar um caderno monitoramento de carteira

Agora você tem um local para reunir todas as informações de carteira que você deseja acompanhar, incluindo relatórios trimestrais e anuais, arquivos da CVM e outros, registros de ganhos das empresas do seu portfólio, que você está acompanhando.

Para começar a adicionar esses registros ao Evernote, basta arrastar e soltar os PDFs existentes e outros arquivos para o caderno. Isso criará uma nova nota que contém o documento original. Você pode adicionar vários arquivos à mesma nota, ou dar algum contexto ao seu documento, escrevendo algumas anotações.

Adicione arquivos existentes no Evernote

Os PDFs, o formato comum para os relatórios financeiros, exibem direitamente na nota. Planilhas do Excel, quando abertas a partir de uma nota, capturam todas as alterações feitas diretamente no Evernote, para que você não tenha que adicionar o arquivo à nota novamente. Isso também garante que a sua equipe tenha a versão atual de uma planilha, relatório ou outro documento.

Colecione notícias e pesquisas

Parte de ficar por dentro dos investimentos é manter-se a par das notícias atuais, e também fazer análise prévia através de pesquisas. O Evernote Web Clipper é uma ferramenta incrível para pesquisar o conteúdo que você encontra online, uma vez que permite a captura de páginas da web diretamente para o Evernote. Uma vez lá, o conteúdo capturado pode ser rapidamente organizado e pesquisado.

Para adicionar o Web Clipper, basta acessar https://evernote.com/webclipper/, onde você será direcionado para instalá-lo em seu navegador.

Uma vez adicionado, clique no ícone do elefante que representa o Web Clipper quando estiver em qualquer página da web. No menu que aparece, selecione para salvar o artigo que você encontrou, especifique o caderno "Monitoramento de Carteira" e clique em Salvar.

Capture conteúdo da web

Quando você voltar para o Evernote, você vai ver o seu artigo capturado diretamente em seu caderno "Monitoramento de Carteira". O artigo fica armazenado permanentemente no Evernote, onde você poderá anotá-lo e compartilhá-lo com a sua equipe.

Insira etiquetas para as pesquisas de títulos

Com tantas ações para controlar potencialmente, as etiquetas são uma ferramenta valiosa para qualquer pessoa dentro da empresa encontrar rapidamente informações relacionadas a empresas individuais.

No último exemplo, um artigo que menciona o Google foi capturado para o Evernote. Quando vir a nota que contém o artigo, clique no topo da nota que diz "Clique para adicionar etiquetas" e digite o símbolo de registro do Google, GOOG.

Crie etiquetas para símbolo de registro

Depois, quando você quiser encontrar rapidamente todas as suas notas relacionadas ao Google, basta você clicar nela ou procurar a etiqueta GOOG. Isso trará à tona todas as notas que possuem a etiqueta GOOG.

Fazer isso com todas as ações que você monitora torna mais fácil para você e qualquer membro da equipe rapidamente lembrar de pesquisas passadas que a sua empresa realizou em qualquer empresa de capital aberto.

Compartilhe com a sua equipe para um acesso fácil

Para que isso seja um recurso da equipe, você precisa compartilhar o caderno com as demais pessoas. No modo de visualização dos Cadernos, clique com o botão direito em "Monitoramento de Carteira" e selecione Modificar Compartilhamento e, em seguida, publique o Caderno. No painel de compartilhamento que aparece, clique em Publicar se você quiser compartilhá-lo com toda a empresa

Compartilhe cadernos com a equipe

Os cadernos que são compartilhados com a empresa podem ser encontrados na seção da Business Home, no menu do lado esquerdo. Este é o seu ponto de acesso central para ver o que outras pessoas da empresa compartilharam e no que elas estão trabalhando. Nessa janela, você e os demais colegas podem encontrar o caderno "Monitoramento de Carteira", dentro da guia Cadernos de Negócios.

Ao combinar o Web Clipper com cadernos e etiquetados e compartilhados, os nossos clientes na indústria financeira têm encontrado no Evernote Business uma maneira conveniente de gerenciar suas pesquisas. Enquanto a estrutura de como você implanta o Evernote em sua empresa pode variar, o centro de implantações mais bem sucedido em torno de apenas alguns cadernos compartilhados mantêm as coisas simples e fáceis de controlar.

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