Como: Criar um escritório sem papel com o Evernote

Como: Criar um escritório sem papel com o Evernote

Como: Criar um escritório sem papel com o Evernote

Crie um escritório sem papel com o Evernote

Colaboração em equipe eficaz exige um local central onde todos possam rapidamente armazenar e encontrar documentos. Isto significava centralizar arquivos de papel em armários pesados de metal ou, mais recentemente, lançar os arquivos digitais em servidores compartilhados que eram difíceis de acessar e navegar.

Digite Evernote, o "arquivo de gabinete" digital para a forma como trabalhamos hoje. O Evernote viaja com você em seu laptop, smartphone, tablet ou para que você possa encontrar instantaneamente qualquer documento ou ativo que você ou um colega criaram. Você também pode adicionar e atualizar notas, capturar idéias e retransmitir informações para a sua equipe, tornando o Evernote a ferramenta ideal para ajudar equipes ocupadas e engajadas a serem mais produtivas.

Defina sua estrutura

O primeiro passo para maximizar a produtividade é a criar uma estrutura clara e consistente para os arquivos digitais da sua equipe.

Primeiro, considere uma estrutura de nomenclatura e organização para os cadernos da equipe no Evernote. Idealmente, sua estrutura de cadernos irá espelhar os sistemas de armazenamento digital e de papel atuais de sua empresa. Isso criará consistência em todas as suas plataformas, tornando mais fácil que todos se sintam rapidamente confortáveis com esse novo processo. Depois que os cadernos da sua equipe forem configurados, você pode começar a migrar os seus arquivos digitais e de papel para o Evernote.

Para mais ideias sobre como criar uma estrutura para sua equipe, leia "Como: Configurar o espaço de trabalho do seu Evernote Business".

Traga o seu papel para o Evernote

A maior parte dos escritórios ainda lida com quantidades variáveis de papel. Com o Evernote, você pode reduzir a quantidade de papel em seu escritório e tornar qualquer papel que for adicionado ao Evernote pesquisável e compartilhável entre sua equipe.

Antes de começar o processo de transformar seus documentos atuais de papel em notas do Evernote, você pode querer primeiramente dar uma olhada em seus papéis e descartar qualquer coisa que não seja mais necessária ou pertinente.

Estrategicamente falando, você pode primeiramente querer gastar tempo digitalizando seus documentos recém-completados. Depois disso, dê uma olhada em seus armários de arquivo de papel e digitalize um arquivo de cada vez. Você pode optar por fazer isso tudo de uma vez só ou trabalhar do seu modo, no seu tempo. Quando você terminar, reveja a política de retenção de documentos de sua empresa para determinar se e como eliminar ou destruir os documentos antigos de papel.

Depois de selecionar quais documentos serão inseridos no Evernote, é hora de começar a digitalização. Com o aplicativo de digitalização móvel do Evernote, o Scannable, é fácil e rápido migrar seus documentos em papel para o Evernote. Depois de ter baixado o Scannable em seu iPhone ou iPad, você pode capturar e salvar rapidamente tudo para o Evernote, de recibos a cartões de visita e contratos.

Para começar, posicione o papel que você pretende digitalizar em um fundo contrastante. Em seguida, abra o aplicativo e coloque o seu dispositivo móvel acima do papel que você pretende digitalizar. Segure-o sobre o documento até que o retângulo azul de detecção de documento do aplicativo apareça, ativando o processo de digitalização.

Digitalize com o Scannable

Quando a contagem regressiva terminar, a digitalização terá sido processada e estará pronta na bandeja de digitalização do Scannable para pré-visualização. Se você estiver satisfeito com a digitalização, basta tocar na etiqueta de seleção para aprová-la. Se você quiser melhorar a imagem, você pode fazer ajustes a ela ou digitalizá-la novamente.

Depois de ter aprovado uma imagem digitalizada, você pode salvá-la no Evernote e organizá-la no caderno de sua escolha. As digitalizações individuais serão enviadas para o Evernote como imagens ou PDFs, dependendo do tipo de documento original, enquanto várias imagens serão agrupadas e salvas como um grande PDF. Tire algum tempo para dar título ou para renomear suas notas que contêm seus documentos digitalizados a fim de que você possa facilmente identificá-las mais tarde.

Salve as digitalizações do Scannable para o Evernote

Ícone de Dica Especial Se você tiver mais do que alguns documentos que você gostaria de adicionar ao Evernote, você precisará de uma maneira mais rápida de digitalizar. O Scannable foi projetado para trabalhar com o ScanSnap Evernote Edition Scanner, que é ideal para uma equipe que precise de uma ajuda extra na digitalização de um maior volume de trabalho.

Reúna seus arquivos digitais

Além de documentos em papel, a sua empresa provavelmente tem documentos digitais e arquivos espalhados por computadores pessoais e discos compartilhados. Colecioná-los no Evernote permitirá que todos encontrem os arquivos que precisam com mais facilidade e que colaborem com eles na equipe.

Você não necessariamente deseja ou precisa mover todos os arquivos para o Evernote. Em vez disso, pense nos arquivos e identifique os documentos que são regularmente compartilhados com a sua equipe, ou aqueles dos quais várias pessoas poderiam se beneficiar caso tivessem acesso a eles. Bons candidatos para arquivos que você pode querer mover para o Evernote são aqueles relacionados a projetos específicos, políticas da empresa, informações de referência do produto, ferramentas de vendas e assim por diante.

Neste exemplo, vamos trazer os arquivos relacionados a um projeto recente de redesenho de um informativo. Comece criando um novo caderno de negócios e dê a ele o título de "Projeto - Redesenho do Informativo".

Crie cadernos para projetos existentes

Agora você tem um local para reunir todos os arquivos relacionados ao seu projeto. Com o Evernote, basta arrastar e soltar os arquivos existentes em seu computador para movê-los diretamente para o Evernote. Neste exemplo, vamos abrir a pasta que contém várias idéias de design, pesquisas e outros trabalhos que têm sido feitos no projeto de redesenho do informativo. Para trazê-los para o Evernote, basta arrastá-los para o novo caderno que acabamos de criar.

Arraste e solte arquivos para o Evernote

Evernote irá criar automaticamente uma nova nota para cada um dos documentos.

Notas criadas automaticamente de arquivos

Seus documentos originais ainda estão em seu computador nos seus locais originais. Se você quiser, você pode usar a versão que está armazenada no Evernote como sendo a versão "oficial", um benefício para a sua equipe, pois a última versão do documento será sempre atualizada automaticamente entre os seus dispositivos - computador, smartphone, tablet.

“Pro-tip Você pode abrir e editar os arquivos que são armazenados nas notas, e as alterações feitas serão salvas automaticamente. Isto torna mais fácil para todos em sua equipe terem a certeza de que eles estão trabalhando na versão correta de um documento.

Compartilhe entre a sua equipe

Depois de ter concluído o processo de transferência dos documentos digitais e de papel para os cadernos do Evernote da sua equipe, aumente a colaboração da sua equipe compartilhando-os com quem precisa de acesso a eles. Você pode facilmente compartilhar notas individuais ou cadernos inteiros através do Work Chat.

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