Como: Gerenciar suas tarefas com Evernote

Como: Gerenciar suas tarefas com Evernote

Como: Gerenciar suas tarefas com Evernote

Gerencie suas tarefas com o Evernote

Você provavelmente tem muitas tarefas para acompanhar, em todos os aspectos de sua vida. Para obter o máximo de produtividade e manter a sanidade, é fundamental ter um sistema que ajuda você a se manter no topo de todos os afazeres em sua vida. O Evernote não é apenas seu espaço de trabalho para acompanhar idéias e projetos, ele também pode ser o ponto central para organizar e controlar suas tarefas. Veja como.

 

Gerenciamento básico de tarefas

Se você tiver necessidades de gerenciamento de tarefas relativamente simples, uma ou duas listas simples de suas tarefas podem ser tudo o que você precisa. Por exemplo, se você quiser criar uma lista de verificação do seu trabalho ou tarefas pessoais, basta adicionar uma nota nova, clicando em +Nova Nota, e renomeá-la para ‘Tarefas Pessoais.’

Depois de ter criado a sua nova nota, é hora de adicionar as suas tarefas. Clique no ícone caixa de seleção e, em seguida, comece a escrever sua primeira tarefa. Quando você tocar em voltar, o Evernote irá adicionar automaticamente uma nova caixa de seleção para sua próxima tarefa.

Como administrar suas tarefas no Evernote

Continue adicionando todas as suas tarefas à presente nota. Se você tem grandes categorias de tarefas, separe-as com títulos em negrito ou em uma cor de fonte diferente.

Como administrar suas tarefas no Evernote

Se algumas das suas tarefas se relacionam com outras notas que você tem no Evernote, você pode acessá-las com um único clique, conectando suas notas ao mesmo tempo. Por exemplo, uma lista de supermercado pode ser muito longa para incluir diretamente em uma lista de tarefas (a tarefa em si é, na verdade, Ir às compras no supermercado), mas você precisaria ter acesso rápido a ela diretamente na tarefa. Para fazer isso, nós vamos criar uma conexão de nota.

Procure a nota que você deseja conectar. Neste caso, é a nota Lista de Supermercado. Clique com o botão direito do mouse (Windows) ou Control-click (Mac), e selecione 'Copiar Conexão de Nota' no menu.

Como administrar suas tarefas no Evernote

Volte para a sua lista de Tarefas Pessoais. Destaque a tarefa Fazer compras de supermercado. Enquanto o texto estiver selecionado, clique com o botão direito do mouse (Windows) ou Control-clique (Mac), e selecione 'Link' ou 'Hyperlink' e, depois, 'Adicionar' a partir do menu.

Como administrar suas tarefas no Evernote

Na janela pop-up, é só apertar Ctrl+V (Windows) ou Command+V para colar o link da nota e, em seguida, clicar em OK.

Como administrar suas tarefas no Evernote

Uma vez que a conexão de nota for adicionada , você pode simplesmente clicar sobre a tarefa com o texto sublinhado, e você irá diretamente para a nota relacionada. Você pode navegar de volta para sua lista de tarefas clicando no botão de volta na barra de ferramentas.

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Depois de ter adicionado todas as suas tarefas, você provavelmente vai querer acessar sua lista de tarefas com bastante freqüência para que você possa manter-se organizado e no caminho certo. Para acessar rapidamente a sua lista de tarefas, arraste-a para a seção de Atalhos na barra lateral.

Como administrar suas tarefas no Evernote

Agora você tem acesso com um só clique para todas as suas tarefas.

À medida que você concluir as tarefas em sua lista, você pode simplesmente clicar na caixa de verificação de um item para marcá-lo como concluído. Você também pode fazer isso em seu telefone ou tablet à medida que você concluir suas tarefas quando estiver na rua.

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Gerenciamento de tarefas aprimorado

Para necessidades mais complexas, como manter o controle de um projeto detalhado ou o status de tarefa, ver qual membro da equipe é responsável por uma tarefa específica, ou gerenciar tarefas em vários cadernos, você vai precisar de uma abordagem diferente.

Comece por considerar como você deseja filtrar ou ver as suas tarefas. Você pode querer vê-las por status (lista de tarefas, fazendo, finalizadas), por projeto ou cliente (‘Boletim informativo’ ou ‘Conta Smith’), ou por membro da equipe (Josh, Chris, Emma) - ou por uma combinação dessas características. Gaste alguns momentos considerando quais poderiam ser seus filtros. A lista poderia ser algo assim:

Status

  • Tarefas
  • Aguardando/pendente
  • Fazendo
  • Feito
  • Um dia

Projeto

  • Nome do Projeto

Consumidor/cliente

  • Nome do cliente (último nome, primeiro nome)
  • Nome da empresa

Membro da equipe

  • Nome

Região

  • América do Norte
  • América do Sul
  • EMEA - EUROPA, ORIENTE MÉDIO E ÁFRICA
  • China
  • Japão
  • APAC - ÁSIA E PACÍFICO

Depois de determinar quais serão seus filtros, você pode usar sua lista para criar etiquetas, o que permitirá que você filtre suas notas por essas características. Um recurso muito útil das etiquetas é a capacidade de encontrar notas etiquetadas independentemente do caderno em que elas estão, permitindo que você filtre as suas notas através de seus cadernos.

Para adicionar uma etiqueta, primeiro abra uma nota na qual você gostaria de aplicar uma etiqueta. Clique no ícone de etiqueta no topo da nota e digite o nome da etiqueta.

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Você verá a etiqueta aplicada na parte superior da nota. Se você quiser adicionar etiquetas adicionais, basta clicar proximo à etiqueta que você acabou de adicionar e começar a digitar o nome da próxima etiqueta e, em seguida, pressionar enter ou voltar quando estiver pronto. Você pode adicionar quantas etiquetas você precisar - por exemplo, o status da tarefa, além de quem em sua equipe é responsável por isso.

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Depois que você adicionar uma etiqueta a qualquer nota, quando você começar a digitar na caixa de entrada de etiquetas para adicionar uma etiqueta a uma nova nota, todas as etiquetas criadas anteriormente irão aparecer automaticamente. No Evernote Business, qualquer pessoa em sua equipe que tiver acesso a um caderno com uma ou mais etiquetas aplicadas automaticamente terão acesso a estas etiquetas.

Continue adicionando etiquetas às suas notas que contêm as tarefas que você deseja monitorar.

 

Rever suas tarefas

Uma vez que você adicionar as etiquetas necessárias às notas, você pode querer filtrar suas notas por uma ou mais etiquetas. Há duas maneiras de fazer isso.

Para ver todas as suas etiquetas, clique em 'etiquetas' na barra lateral. Você verá todas as suas etiquetas, e se você estiver usando o Evernote Business, você também verá todas as etiquetas aplicadas às notas nos cadernos de negócios aos quais você tem acesso.

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Quando você clica em uma etiqueta, todas as notas que possuem essa etiqueta aplicada aparecerão na sua lista de notas, independentemente do caderno em que elas estão. Você pode ver rapidamente todas as tarefas atribuídas a um determinado membro da equipe ou a um projeto específico. Neste caso, nós clicamos na etiqueta 'João' e estamos vendo todas as notas que lhe são atribuídas.

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Se você deseja ter acesso rápido a etiquetas específicas, basta arrastar a etiqueta ou etiquetas para as quais deseja criar atalhos na barra lateral. Toda vez que você clicar sobre o atalho, você verá apenas as notas que têm essa etiqueta aplicada. Isto é especialmente útil para uma visualização rápida do status das tarefas. Por exemplo, arraste as etiquetas para 'Tarefas,' 'Fazendo' e 'Concluídas' para Atalhos, e você estará a apenas um clique de distância de ver o status de todas as suas tarefas.

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Em alguns casos, você pode querer filtrar por várias etiquetas ao mesmo tempo - por exemplo, se você quiser ver todas as tarefas em que um membro da equipe está trabalhando no momento. Nesse caso, você poderia filtrar por seu nome (neste exemplo, João) e status (Tarefas).

Windows:Clique em "Notas" na barra lateral para ver sua lista de notas. No topo da lista de notas, clique para filtrar por etiqueta e escolha as etiquetas pelas quais você deseja filtrar.

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Você pode escolher mais de uma etiqueta - neste caso, vamos adicionar as etiquetas para 'João' e 'Tarefas' para monitorar as tarefas de João.

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À medida que você adiciona cada etiqueta, você vai notar a sua lista de notas filtrar suas notas pelas etiquetas que você adicionou. Dessa forma, você pode ver apenas as tarefas (representadas por notas) que correspondem a qualquer combinação de status, pessoa ou projeto. No exemplo acima, podemos agora ver todas as tarefas que João ainda tem para fazer.

Se você quiser reutilizar essa combinação de etiquetas no futuro, basta criar uma pesquisa salva. Para fazer isso, certifique-se de que a caixa de pesquisa reflete a combinação de etiquetas que você deseja, clique na caixa de pesquisa e, em seguida, clique em ‘Salvar Pesquisa’. Você será solicitado a digitar um nome para a pesquisa salva.

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Depois de salvá-la, você a verá na lista suspensa sempre que você clicar na caixa de pesquisa. Você pode adicionar pesquisas salvas e atalhos a qualquer uma das etiquetas ou combinações de etiquetas que você criou para filtrar suas tarefas.

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Basta arrastar a pesquisa salva a partir do menu suspenso para os atalhos.

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Mac:Clique em "Notas" na barra lateral para exibir a lista de notas e, então, clique na caixa de pesquisa. Na parte inferior do menu pop-up caixa de pesquisa, clique em ‘Adicionar Opção de Pesquisa’ e, em seguida, selecione ‘Etiqueta’. Escolha a primeira etiqueta que você desejar na lista e clique em 'Adicionar'. Neste exemplo, vamos primeiro adicionar a etiqueta 'João' e, então, vamos adicionar outra para "Tarefas".

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Nós agora veremos nossas notas filtradas mostrando apenas os itens de tarefas de João.

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Para salvar esta pesquisa para reutilização, podemos criar uma pesquisa salva. Na barra de menu, clique em ‘Editar > Encontrar > Salvar Pesquisa’ e, então, digite um nome para a pesquisa.

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Sua pesquisa salva agora aparece na caixa de pesquisa. Para acessá-la com um clique basta arrastá-la da caixa de pesquisa para Atalhos.

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Ajustar status das tarefas

Ao longo do tempo, suas tarefas irão mudar. Os membros da equipe irão se mover de projeto para projeto, o status das tarefas irá mudar, e assim por diante. Certifique-se de atualizar suas etiquetas ao longo do tempo para refletir a natureza mutável de suas tarefas.

Para atualizar suas tarefas, abra uma nota que contém uma ou mais das etiquetas que você está usando para filtrar suas tarefas. Você pode excluir uma etiqueta, selecionando-a e, em seguida, clicar em delete no seu teclado.

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Uma vez que a etiqueta não mais relevante for removida, adicione uma etiqueta para indicar a atualização. Por exemplo, se uma tarefa estava no estágio Tarefas e agora está sendo trabalhada, remova a etiqueta antiga e a substitua por uma etiqueta 'Fazendo'. Se você já usou uma etiqueta antes, ela aparecerá assim que você começar a digitar.

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Manter suas etiquetas é essencial para um gerenciamento de tarefas eficaz. Adquira o hábito de ajustar suas etiquetas à medida que tarefas e projetos se modifiquem. Se você está trabalhando em uma equipe, certifique-se de que todos entenderam como e quando devem ajustar etiquetas nas notas e tarefas em que estão trabalhando.

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