Guia Básico: Como trabalhar em conjunto nos projetos

Guia Básico: Como trabalhar em conjunto nos projetos

Guia Básico: Como trabalhar em conjunto nos projetos

Trabalhe em conjunto nos projetos

Uma organização clara é essencial para uma colaboração em equipe eficaz. Os projetos têm muitas partes móveis, de prazos a checklists, notas, arquivos e propostas. Um local centralizado para ver os projetos permite que todos tenham acesso à informação atualizada e uma melhor capacidade de acompanhar os resultados e prazos.

 

Salve cada projeto em um lugar

Quando os projetos da sua equipe têm um local centralizado no Evernote Business, todos podem acessar rapidamente os recursos mais atuais de qualquer um de seus dispositivos - computador, tablet ou telefone.

O primeiro passo para colaborar no Evernote Business é criar um caderno de negócios para o seu projeto. Dê a todos as devidas permissões para modificar ao configurar o caderno e, em seguida, compartilhe-o com sua equipe.

Como trabalhar em conjunto nos projetos

Incentive todos a usar o caderno para contribuir com o projeto.

 

Reúna as partes móveis em um só lugar

Um projeto pode começar a partir de inspiração encontrada online, ganhar vida durante um brainstorm da equipe e, depois, cristalizar em um plano escrito. O Evernote Business permite que você reúna tudo em um só lugar para que todos possam ter acesso às informações rapidamente.

Aqui estão alguns exemplos do que você pode colecionar em seu espaço de trabalho do Evernote Business:

  • Cronogramas dos projetos
  • Capturas da Web e artigos
  • Fotografias
  • Cópias de rascunhos
  • Planilhas de orçamentos
  • Notas de reuniões com itens de ação

Como trabalhar em conjunto nos projetos

Nas reuniões de brainstorming do projeto, capture uma foto das ideias em um quadro de anotações com a câmera embutida do aplicativo Evernote. Todas as grandes ideias da sua equipe ficarão reunidas com o restante dos detalhes do projeto.

 

Use cadernos para manter tudo (e todos) organizado

Aqui estão algumas maneiras eficazes de organizar seus cadernos e o conteúdo dentro deles para que qualquer pessoa possa encontrar rapidamente o que ela precisa.

O proprietário do projeto deve:

  • Criar e manter o caderno do projeto
  • Escolher as convenções de nomenclatura das notas
  • Adicionar um conteúdo inicial já capturado

Peça a todos que irão contribuir com o caderno para seguir as convenções de nomenclatura a fim de facilitar a navegação.

Para manter um projeto realmente alinhado, adicione uma nota sobre o planejamento do projeto para que todos tenham acesso a um panorama detalhado de todas as partes móveis do mesmo (veja e faça download de um modelo de planejamento de projeto abaixo).

Como trabalhar em conjunto nos projetos

Permita que todos naveguem pelo conteúdo do caderno rapidamente ao criar um sumário da nota.

Como trabalhar em conjunto nos projetos

Coloque a nota no topo da sua lista de notas adicionando um lembrete (o ícone de alarme na parte superior da janela da nota).

 

Compartilhe com clientes, fornecedores e consultores

É muito fácil compartilhar cadernos e notas do Evernote Business com pessoas de fora da empresa. Compartilhe um caderno com os colaboradores externos para que eles possam modificar as notas, adicionar atualizações do projeto e compartilhar novos projetos com a sua equipe interna.

Se você deseja que um parceiro ou fornecedor seja capaz de visualizar uma nota, mas você não precisa que ele adicione nenhum conteúdo, você pode compartilhar uma única nota via e-mail ou URL. Se você compartilhar a URL em uma nota, o destinatário verá a versão mais recentemente atualizada desta nota no seu browser. Isto é especialmente útil se você está compartilhando conteúdo sobre o qual o destinatário precisa estar atualizado, como um plano de projeto ou cronograma.

Como trabalhar em conjunto nos projetos

 

Atribua etiquetas das tarefas aos membros da equipe

Além de compartilhar conteúdo com a sua equipe, você também pode manter o controle de quem é responsável por trabalhar em elementos específicos do seu projeto, que itens ainda estão em andamento e quais já foram concluídos.

As etiquetas podem ajudar as pessoas da sua equipe a terem clareza sobre quem faz o quê e também a manter o responsável pelo projeto atualizado. Adicione etiquetas às notas individuais para mostrar quem é o responsável pelas ações concretas. Se mais de um membro da equipe for trabalhar nas tarefas em uma nota, adicione etiquetas para cada pessoa.

As etiquetas também podem ajudar a indicar o status de cada nota. Por exemplo, você pode indicar que uma nota está atualmente incompleta e é urgente. Considere adicionar etiquetas para:

  • Status - completo, incompleto, pendente
  • Urgência - urgente, não urgente, atrasado

Como trabalhar em conjunto nos projetos

Peça aos membros da sua equipe para atualizarem as etiquetas conforme o andamento das tarefas sofre alteração.

O Evernote Business lhe permite várias formas de monitorar todos os projetos que estão em andamento junto à sua equipe. Para ver quais projetos precisam avançar, tente criar pesquisas salvas para combinações de etiquetas, tais como 'administrador' e 'incompleto'. Em seguida, arraste a sua pesquisa salva para seus atalhos, na barra lateral, para obter um acesso rápido diariamente,

  • Arraste pesquisas-chave salvas para os atalhos para obter um acesso rápido
  • Adicione lembretes para alertar a equipe sobre as datas-chave de entrega e prazos de conclusão

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