Dicas para organizar notas, cadernos e etiquetas

Dicas para organizar notas, cadernos e etiquetas

Dicas para organizar notas, cadernos e etiquetas

Embora o Evernote facilite a busca de conteúdo, é uma boa idéia estabelecer uma forma consistente de organizar e nomear notas, cadernos e etiquetas para tornar ainda mais fácil para você e para os outros encontrarem o que precisam.

Mais informações sobre como organizar notas em cadernos

Mais informações sobre como organizar notas com as etiquetas

Dicas para uma melhor organização das notas

  1. Crie uma estrutura de caderno lógica
  2. Defina um conjunto de etiquetas reutilizáveis
  3. Estabeleça convenções de nomenclatura

Crie uma estrutura de caderno lógica

Cadernos podem ser organizados de diversas maneiras, por exemplo: título do projeto ou status, departamento ou grupo, ou contas de clientes.

Exemplo:

Grupo (ou Departamento): Caderno

Descrição

Recursos Humanos:

Manual do Novo Funcionário

Contém uma coleção de recursos compartilhados com toda a empresa (políticas de férias, benefícios, feriados das empresas, políticas e procedimentos, organograma, etc.)

Recrutamento:

Contratando Gerente de Recursos

Contém conteúdo como entrevistas e modelos de feedback, procedimentos de contratação e descrições de trabalho, e só é compartilhado com a Equipe de Recrutamento.

Desenvolvimento de Produto:

Projeto X

Contém notas com especificações, desenhos, anotações de reuniões e tarefas, e é compartilhado com cada equipe de produto

Design:

Ativos da Marca

Contém logotipos, imagens, fontes, e é compartilhado com toda a empresa

Vendas e Marketing:

Melhores Práticas

Contém histórias e estudos de casos de empresas que utilizam bem um produto e é compartilhada com toda a empresa

Marketing:

Inspiração de Design

Contém exemplos de e-mails interessantes de outras empresas, sites capturados, campanhas, e é compartilhado dentro da Equipe de Marketing

Defina um conjunto de etiquetas reutilizáveis

Adicione etiquetas pesquisáveis ​​que fazem referência a uma empresa, ao status do projeto, ao dono de uma tarefa ou projeto, ou outros termos para tornar mais fácil de encontrar ou filtrar conteúdo.

Observação: Os administradores de conta do Evernote Business têm a capacidade de criar e gerenciar as etiquetas que eles gostariam que seus usuários utilizassem.

Exemplos

Tipo

Amostras de etiquetas utilizadas

Localização

Recrutamento:

zurique, tóquio, são francisco, boston

Status ou fase

Gerenciamento de Tarefas:

agora, próximo, concluído

Acompanhamento do chamado:

agora, em progesso, pendente, fechado

Pessoa-chave ou equipe

Gestão de Projetos (pessoa ou departamento de recrutamento):

jfk, mlk, marketing

Número identificador único

Recrutamento (identificação do cargo):

ca-swe-14919, 14919

Desenvolvimento de Software (bug ou número de especificação de recurso):

9984 ou fr9984

Departamento, tipo ou função

Recrutamento:

android, ios, marketing

Identificador comum

Recrutamento:

ucberkeley, stanford, waterloo

Consultoria:

empresa1, empresa2, empresa3

Utilize um sublinhado (“_”) para criar etiquetas com várias palavras

Recrutamento:

zurique_aberta, zurique_fechada

Estabeleça convenções de nomenclatura

Convenções de nomenclatura tornam mais fácil a todos na empresa encontrar e gerenciar o conteúdo de forma mais rápida. Por exemplo, você poderia propor uma diretriz em que cada grupo ou departamento usa o seu próprio código de grupo (“MKTG” para “Marketing”, por exemplo) sempre que criar um novo título de caderno. Esse código pode ser usado para procurar por todos os cadernos que um grupo ou departamento específico possui.

Exemplos

  • Para cadernos: Todos os títulos de cadernos começam com um prefixo de uma palavra para o departamento ou grupo que o possui. Assim, todos os cadernos de departamento de vendas, por exemplo, começariam com “Vendas:” como em “Vendas: Relatórios”

  • Para notas: Todas as notas relacionadas com a reunião começam com a data no título da nota como em “05/09/2014 Encontro Semanal PM”

  • Para Etiquetas: Todas as Etiquetas que se referem a um projeto ou a uma fase de lançamento começam com um asterisco (*) como em “*alpha”, “*design”, ou “*pendente”

Modelo - Estrutura Organizacional do Evernote Business I Exemplo

 

Qual é a diferença entre etiquetas pessoais, etiquetas compartilhadas e etiquetas profissionais?

  • Etiquetas pessoais: Você pode criar, remover e editar etiquetas em quaisquer cadernos pessoais que você criou. Qualquer etiqueta que você não precise mais pode também ser excluída da sua conta. Quando você converte um caderno pessoal em um caderno de negócios, o Evernote cria etiquetas profissionais com os mesmos nomes, sem excluir quaisquer etiquetas existentes em sua conta pessoal (embora suas notas pessoais sejam transferidas para a lixeira no processo de conversão).

  • Etiquetas compartilhadas: Se você teve acesso concedido para editar um determinado caderno compartilhado, você pode adicionar e remover etiquetas em qualquer uma das notas desse caderno. Quando você remove etiquetas de notas do caderno compartilhado, elas não são excluídas das etiquetas listadas na conta da pessoa que criou o caderno. Uma vez que uma etiqueta foi removida de todas as notas de um caderno compartilhado, esta ação torna-se irreversível. Você deverá solicitar ao criador do caderno para adicionar a(s) etiqueta(s) novamente às notas compartilhadas.

  • Etiquetas profissionais: Você pode criar e remover etiquetas de notas em quaisquer cadernos de negócios dos quais você participa e pode editar. Somente um administrador da conta, no entanto, pode acessar o console administrativo e renomear ou excluir etiquetas da conta.

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