Visão Geral dos Spaces
Neste guia:
Visão geral
Spaces, no Evernote Teams, é a forma mais simples de organizar o conhecimento da equipe em uma única fonte de verdade, centralizada e facilmente acessível. Permitindo que você e sua equipe conquistem mais juntos.
Ao criar um novo space para cada projeto, tópico ou grupo de trabalho, sua equipe pode:
- Rapidamente veja, compartilhe e edite uma coleção de notas e cadernos relacionados em um único lugar
- Veja facilmente no que outros na sua equipe estão trabalhando, o que foi adicionado ou atualizado por outra pessoa
- Destaque notas importantes ao afixá-las para referência rápida e acesso fácil
Assim que você criar um space, convide outras pessoas para ingressar nele para que possam automaticamente acessar e ver as atualizações em notas e cadernos naquele space.
Maneiras de usar os spaces
Como você e sua equipe decidem organizar seus spaces realmente depende de como sua equipe trabalha e o que ela busca atingir.
EXEMPLOS:
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Gerenciar clientes e fornecedores
OBJETIVO: Acompanhar contas de clientes e parceiros e facilitar para que todos na equipe possam capturar, salvar e encontrar rapidamente o que precisam.
DESTAQUES:
- Um space para cada grupo de clientes ou fornecedores, categorizados por localização geográfica, proprietário ou tipo.
- Separe cadernos para cada conta de cliente ou fornecedor com notas de reunião relevantes, ideias capturadas da web ou propostas em PDF.
- Use Novidades para acompanhar atividades recentes ou reuniões de clientes e fornecedores
- Use as Notas Fixadas para acesso rápido a contas chaves de clientes ou fornecedores, ou aqueles que precisam de atenção imediata.
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Gerenciando projetos
OBJETIVO: Acompanhar informações, Tarefas e prazos de projetos; e facilitar para que todos na equipe possam capturar, salvar e encontrar rapidamente o que precisam.
DESTAQUES:
- Um space para cada projeto
- Separe cadernos para tipos diferentes de informações, como notas de reunião, ideias, especificações de design ou materiais de marketing
- Veja o Novidades para acompanhar prazos ou listas de Tarefas recém atualizados do projeto.
- Use Notas Fixadas para ter acesso rápido à visão geral do projeto, marcos, ou notas de mensagem
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Gerenciamento de Processo
OBJETIVO: Gerenciar e acompanhar pessoas e prazos, conforme eles movem adiante em cada estágio de um processo.
- Um gerente de contratação ou recrutador move o currículo de um candidato de um caderno para o outro, conforme o candidato avança no processo de recrutamento.
- Novidades mostra a atividade mais recente do candidato, e Notas Fixadas pode dar à equipe um acesso rápido às diretrizes chave de RH e recrutamento.
DESTAQUES:
- Um space para cada processo, como recrutamento, publicação em blog ou processos de design criativo
- Separe cadernos para cada passo/fase/estágio de um processo, com notas separadas para cada pessoa ou prazo que você deseja acompanhar
- Veja o Novidades para ver candidatos, cópias de documentos e informações de projetos recém atualizados
- Use Notas Fixadas para ter acesso rápido à perguntas de entrevistas, diretrizes de marca e estilo, ou listas de aprovados
Como configurar os spaces
Antes de começar, abra o Evernote e explore alguns dos exemplos de spaces do Diretório da equipe. Reúna-se com sua equipe para determinar que tipo de spaces fazem mais sentido para sua equipe, depois siga estes três passos:
- Criar um novo Space
- Preencha seu space com notas
- Compartilhe seu space com a equipe
Assim que você compartilhá-lo com sua equipe, todos nela podem enxergar tudo naquele space. Você precisa decidir que nível de permissão cada pessoa ganha.
Crie um novo space
Crie um space ao clicar em Novo Space no final da sua lista de Spaces e dê um nome ao seu space.
Preencha seu space com notas
Comece criando algumas notas diretamente de dentro de um space. Notas individuais dentro de um space podem servir como guias de referência. Uma nota 'Sobre este space' ou uma nota 'Integração de Equipe', por exemplo, são ótimas maneiras de orientar novos membros de equipe ao space e à sua equipe.
Para adicionar uma nota ao seu space:
- Clique em Criar uma nota no centro da tela ou no botão + Nova no topo do painel à esquerda.
- Adicione um título e alguns textos e imagens
Use cadernos para organizar suas notas
Agrupe uma coleção de notas relacionadas em cadernos para manter seu space organizado e arrumado.
Para criar um novo caderno diretamente dentro daquele space:
- Clique em Criar um caderno no centro da tela ou no ícone Novo caderno no canto superior direito da tela.
- Dê um nome ao seu novo caderno.
Assim que você criar um caderno, é possível mover uma nota simplesmente ao selecioná-la e arrastá-la para onde você quiser. Para mostrar e ocultar os conteúdos de um caderno, simplesmente clique na seta ao lado do nome do caderno.
Já está usando o Evernote Teams?
Se você já usa o Evernote, é possível mover cadernos existentes para um space. Certifique-se de ter permissões de edição tanto para os cadernos que você está movendo, como para os spaces para os quais você está movendo.
Para mover cadernos existentes em um space:
- De qualquer space, clique nos três pontos no canto superior direito, selecione Importar conteúdo, escolha os cadernos que você deseja mover naquele space, depois selecione Mover.
- Em qualquer lista de cadernos, clique com o botão direito no caderno que você gostaria de mover e selecione Mover…, escolha um space para o qual você gostaria de mover, e selecione Mover.
Atenção: Cadernos só podem existir em um space por vez.
Compartilhe seu space com a equipe
Assim que você adicionar algumas notas e cadernos ao seu space, é hora de convidar sua equipe para que todos possam trabalhar juntos.
- Clique no botão Compartilhar para convidar qualquer pessoa que seja parte da conta Evernote Teams da sua empresa.
- Decida se os membros de equipe poderão visualizar, editar, ou convidar outras pessoas individualmente. (Assim que você convidar membros da equipe para ingressar, eles terão o mesmo nível de permissão para quaisquer notas e cadernos dentro daquele space.)
- Veja com quem você compartilhou um space ao olhar para o canto superior direito da tela.
Compartilhe seu space com todos na conta Teams
Para permitir que qualquer um na conta Evernote Teams veja ou ingresse no seu space, ative a configuração Publicar no Diretório na janela 'Criar novo space' ou 'Compartilhar space'. Para acessar o Diretório, clique em Diretório no final da sua lista de Spaces.
Trabalhe de maneira mais eficaz como equipe
Spaces foram desenvolvidos para ajudar você e sua equipe permanecerem atualizados sem precisar enviar e-mails adicionais um para o outro.
Cada space exibe de maneira conveniente:
- Novidades: Todas as notas recém criadas e atualizadas
- Notas Fixadas: Notas que foram fixadas para acesso rápido
Novidades
Descubra quais notas dentro de um space você e outros na sua equipe adicionaram e atualizaram recentemente. Esta exibição de suas notas é automaticamente atualizada e especialmente útil para manter os membros da equipe atualizados conforme os projetos seguem adiante.
Notas Fixadas
Forneça acesso fácil a notas que você quer chamar atenção, como visões gerais de projetos, diretrizes de processos ou relatórios recentes.
Para fixar uma nota:
- Clique em Editar
- Selecione a nota ou notas que você deseja fixar da lista
- Clique em Pronto