Introdução aos Spaces

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Introdução aos Spaces

Neste guia:

 

Visão geral

O Spaces no Evernote Business é a maneira mais simples para você e suas equipes focarem, compartilharem e conquistarem mais juntos.

Ao criar um novo space para cada projeto, tópico ou grupo de trabalho, sua equipe pode:

  • Rapidamente veja, compartilhe e edite uma coleção de notas e cadernos relacionados em um único lugar
  • Veja facilmente no que outros na sua equipe estão trabalhando, o que foi adicionado ou atualizado por outra pessoa
  • Destaque notas importantes ao afixá-las para referência rápida e acesso fácil

Assim que você criar um space, convide outras pessoas para ingressar nele para que possam automaticamente acessar e ver as atualizações em notas e cadernos naquele space.

Maneiras de usar os spaces

Como você e sua equipe decidem organizar seus spaces realmente depende de como sua equipe trabalha e o que ela busca atingir.

EXEMPLOS:

  • Gerenciar clientes e fornecedores

    OBJETIVO: Acompanhar contas de clientes e parceiros e facilitar para que todos na equipe possam capturar, salvar e encontrar rapidamente o que precisam.

    DESTAQUES:

    • Um space para cada grupo de clientes ou fornecedores, categorizados por localização geográfica, proprietário ou tipo.
    • Separe cadernos para cada conta de cliente ou fornecedor com notas de reunião relevantes, ideias capturadas da web ou propostas em PDF.
    • Use Novidades para acompanhar atividades recentes ou reuniões de clientes e fornecedores
    • Use as Notas Fixadas para acesso rápido a contas chaves de clientes ou fornecedores, ou aqueles que precisam de atenção imediata.
  • Gerenciando projetos

    OBJETIVO: Acompanhar informações, tarefas e prazos de projetos; e facilitar para que todos na equipe possam capturar, salvar e encontrar rapidamente o que precisam.

    DESTAQUES:

    • Um space para cada projeto
    • Separe cadernos para tipos diferentes de informações, como notas de reunião, ideias, especificações de design ou materiais de marketing
    • Veja o Novidades para acompanhar prazos ou listas de tarefas recém atualizados do projeto.
    • Use Notas Fixadas para ter acesso rápido à visão geral do projeto, marcos, ou notas de mensagem
  • Gerenciamento de Processo

    OBJETIVO: Gerenciar e acompanhar pessoas e prazos, conforme eles movem adiante em cada estágio de um processo.

    • Um gerente de contratação ou recrutador move o currículo de um candidato de um caderno para o outro, conforme o candidato avança no processo de recrutamento.
    • Novidades mostra a atividade mais recente do candidato, e Notas Fixadas pode dar à equipe um acesso rápido às diretrizes chave de RH e recrutamento.

    DESTAQUES:

    • Um space para cada processo, como recrutamento, publicação em blog ou processos de design criativo
    • Separe cadernos para cada passo/fase/estágio de um processo, com notas separadas para cada pessoa ou prazo que você deseja acompanhar
    • Veja o Novidades para ver candidatos, cópias de documentos e informações de projetos recém atualizados
    • Use Notas Fixadas para ter acesso rápido à perguntas de entrevistas, diretrizes de marca e estilo, ou listas de aprovados

 

Como configurar os spaces

Antes de começar, abra o Evernote e explore alguns dos spaces exemplos do Diretório Spaces. Reúna-se com sua equipe para determinar que tipo de spaces fazem mais sentido para sua equipe, depois siga estes três passos:

  1. Criar um novo Space
  2. Preencha seu space com notas
  3. Compartilhe seu space com a equipe

Assim que você compartilhá-lo com sua equipe, todos nela podem enxergar tudo naquele space. Você precisa decidir que nível de permissão cada pessoa ganha.

Crie um novo space

Crie um space ao clicar em "Novo Space" e dê um nome para o seu space.

Criar um Space

Preencha seu space com notas

Comece criando algumas notas diretamente de dentro de um space. Notas individuais dentro de um space podem servir como guias de referência. Uma nota 'Sobre este space' ou uma nota 'Integração de Equipe', por exemplo, são ótimas maneiras de orientar novos membros de equipe ao space e à sua equipe.

Para adicionar uma nota ao seu space:

  1. Clique no + Nova Nota verde na barra lateral
  2. Adicione um título e alguns textos e imagens

Preencha o space com notas

Use cadernos para organizar suas notas

Agrupe uma coleção de notas relacionadas em cadernos para manter seu space organizado e arrumado.

Para criar um novo caderno diretamente dentro daquele space:

  1. Clique em Novo Caderno no centro da tela ou no ícone "+ Caderno" no canto superior direito da tela.
  2. Dê um nome ao seu novo caderno.

Assim que você criar um caderno, é possível mover uma nota simplesmente ao selecioná-la e arrastá-la para onde você quiser. Para mostrar e ocultar os conteúdos de um caderno, simplesmente clique na seta ao lado do nome do caderno.

Mover notas para cadernos

Sua equipe já está usando o Evernote Business?

Se você já usa o Evernote, é possível mover cadernos existentes para um space. Certifique-se de ter permissões de edição tanto para os cadernos que você está movendo, como para os spaces para os quais você está movendo.

Para mover cadernos para um space:

  • De dentro de qualquer space, clique nos três pontos no cabeçalho do caderno, depois selecione "Mover Caderno para", e selecione um space para o qual você deseja movê-lo.
  • De qualquer lista de cadernos, localize um caderno existente para o qual você gostaria de mover, depois clique com o botão direito e selecione "Mover Caderno"

Atenção: Cadernos só podem existir em um space por vez.

Importar cadernos

Compartilhe seu space com a equipe

Assim que você adicionar algumas notas e cadernos ao seu space, é hora de convidar sua equipe para que todos possam trabalhar juntos.

  1. Clique no botão "Convidar" para convidar qualquer pessoa que seja parte da conta Evernote Business da sua empresa.
  2. Decida se os membros de equipe poderão visualizar, editar, ou convidar outras pessoas individualmente. Atenção: Assim que você convidar membros da equipe para ingressar, eles terão o mesmo nível de permissão para notas e cadernos dentro daquele space.
  3. Veja com quem você compartilhou um space ao olhar para o canto superior direito da tela.

Convidar seus membros da equipe

Compartilhe seu space com todos na conta business

Para permitir que todos na conta Evernote Business vejam ou ingressem no seu space, selecione "Listar no Diretório Spaces do seu negócio" na janela 'Criar um space'. Para acessar o Diretório Spaces, clique em Diretório Spaces no final da sua lista de Spaces.

Listar no Diretório Spaces

 

Trabalhe de maneira mais eficaz como equipe

Spaces foram desenvolvidos para ajudar você e sua equipe permanecerem atualizados sem precisar enviar e-mails adicionais um para o outro.

Cada space exibe de maneira conveniente:

  • Novidades: Todas as notas recém criadas e atualizadas
  • Notas Fixadas: Notas que foram fixadas para acesso rápido

Novidades

Novidades

Descubra quais notas dentro de um space você e outros na sua equipe adicionaram e atualizaram recentemente. Esta exibição de suas notas é automaticamente atualizada e especialmente útil para manter os membros da equipe atualizados conforme os projetos seguem adiante.

Notas Fixadas

Notas Fixadas

Forneça acesso fácil a notas que você quer chamar atenção, como visões gerais de projetos, diretrizes de processos ou relatórios recentes.

Para fixar uma nota usando o Evernote Web:

  1. Clique em Editar
  2. Selecione a nota ou notas que você deseja fixar da lista
  3. Clique em Pronto

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