Tips voor het ordenen van notities, notitieboeken en labels

Tips voor het ordenen van notities, notitieboeken en labels

Tips voor het ordenen van notities, notitieboeken en labels

Alhoewel Evernote het heel makkelijk maakt om naar informatie te zoeken, is het een goed idee om een consistente manier te vinden om je notities, notitieboeken en labels te ordenen en namen te geven. Hierdoor is het gemakkelijker voor jou en anderen te vinden wat jullie zoeken.

Meer informatie over het ordenen van notities in notitieboeken

Meer informatie over het ordenen van notities met labels

Tips voor het beter ordenen van notities

  1. Maak een logische notitieboekstructuur
  2. Definieer een aantal bruikbare labels
  3. Stel naamgevingsconventies vast

Maak een logische notitieboekstructuur

Notitieboeken kunnen op veel verschillende manieren geordend worden, bijvoorbeeld op projecttitel of status, afdeling of groep of klantaccounts.

Voorbeeld:

Groep (of afdeling): Notitieboek

Beschrijving

Personeelszaken:

Handleiding voor nieuwe medewerkers

Bevat een verzameling van documenten die met het hele bedrijf gedeeld worden (bonussen, vakantiedagen, beleid en procedures, organigram, etc.)

Werfing:

Informatie voor Recruiter

Bevat informatie over solicitatiegesprekken en feedback, procedures over het aannemen van mensen en baanbeschrijvingen en dit wordt alleen met het Recruiting-team gedeeld

Productontwikkeling:

Project X

Bevat notities met specificaties, ontwerp, notulen en taken en wordt alleen met de productteams gedeeld

Ontwerp:

Merknamen en middelen

Bevat logo's, afbeeldingen, lettertypes en wordt met het hele bedrijf gedeeld

Verkoop en Marktonderzoek:

Richtlijnen (Best practices)

Bevat verhalen en case studies over bedrijven die een product goed gebruiken en wordt met het hele bedrijf gedeeld

Marktonderzoek:

Inspiratie voor het ontwerp

Bevat voorbeelden van goede e-mails van andere bedrijven, geknipte websites, campagnes en wordt alleen met het Marketingteam gedeeld

Definieer een aantal bruikbare labels

Voeg zoekbare labels toe die refereren naar een bedrijf, projectstatus, taak of projecteigenaar of andere termen die het gemakkelijk maken content te zoeken of te filteren.

Opmerking: Evernote Business account managers hebben de mogelijkheid om labels aan te maken en te beheren, labels waarvan zij willen dat de gebruikers ze gaan gebruiken.

Voorbeelden

Type

Gebruikte voorbeeldlabels

Locatie

Werfing:

amsterdam, utrecht, rotterdam, den haag

Status of fase

Taakbeheer:

nu, volgende, voltooid

Volgen van ticket:

nieuw, onderhanden, in afwachting van, afgesloten

Belangrijk persoon of team

Project management (persoon of afdeling):

jfk, mkl, marketing

Unieke identifacitienummer

Werving (baanbeschrijving):

ca-swe-14919, 14919

Software-ontwikkeling (bug of functie specifiek nummer):

9984 of fr9984

Afdeling, type of functie

Werving:

android, ios, marketing

Gemeenschappelijk kenmerk:

Werving:

ucberkeley, stanford, waterloo

Consulting:

bedrijf1, bedrijf2, bedrijf3

Gebruik een underscore ('_') om labels met meer woorden te maken

Werving:

amsterdam_open, amsterdam_gesoten

Stel naamgevingsconventies vast

Naamgevingsconventies maken het gemakkelijker voor iedereen binnen het bedrijf om content sneller te vinden en te beheren. Bijvoorbeeld, je zou een richtlijn voor kunnen stellen waarin elke groep of afdeling hun eigen groepscode gebruiken ('MKTG' voor 'Marketing') wanneer ze een notitieboektitel maken. Die kan kan dan gebruikt worden om in alle notitieboeken van een bepaalde groep of afdeling te zoeken.

Voorbeelden

  • Voor notitieboeken: Alle notitieboektitels beginnen met een één-woord prefix van de eigenaar van het notitieboek. Alle Verkoopnotitiboeken beginnen dan dus met 'Verkoop', zoals bijvoorbeeld 'Verkoop:Verslagen'

  • Voor notities: Alle vergadering gerelateerde notities beginnen met de datum in de notitietitel, bijvoorbeeld: '2014-09-05 Weekelijkse middagvergadering'

  • Voor labels: Alle labels die naar een project of releasefase refereren, beginnen met het asterisk (*) symbool, bijvoorbeeld: '*alpha', '*ontwerp' of '*in afwichting van'

Template - Evernote Business Organisatiestructuur | Voorbeeld

 

Wat is het verschil tussen persoonlijke labels, gedeelde labels en zakelijk labels?

  • Persoonlijke labels: Je kan de labels aanmaken, verwijderen en bewerken van alle persoonlijke notitieboeken. Alle labels die jij niet langer nodig hebt kunnen ook verwijderd worden uit je account. Wanneer je een persoonlijk notitieboek omzet in een zakelijk notitieboek maakt Evernote zakelijke labels met dezelfde naam aan, zonder de bestaande labels in je persoonlijke account te verwijderen (alhoewel je persoonlijke notities naar de prullenbak verplaatst worden tijdens het omzetten).

  • Gedeelde labels: Als je toegang hebt gekregen tot een bepaald gedeeld notitieboek kan je labels aanmaken en verwijderen uit de notities in dat notitieboek. Wanneer je de labels van een notitie in dat gedeelde notitieboek verwijdert, worden ze niet uit de labellijst verwijdert van de notitieboekeigenaar. Wanneer een label echter uit alle notities in een gedeeld notitieboek verwijderd is, kan dit niet ongedaan worden. Je zal de eigenaar van het notitieboek dan moeten vragen om de labels terug te plaatsen in de gedeelde notities.

  • Zakelijke labels: Je kan labels aanmaken en verwijderen uit notities in alle zakelijke notitieboeken waar jij lid van bent en bewerkrechten hebt. Alleen een account manager heeft echter toegang tot de Beheerconsole en kan labels een andere naam geven of uit het account verwijderen.

LANGUAGES_ALL EXCLUDE=vi, th, ms, ar, id

Sleutelwoorden:

  • zakelijke beheerders
  • zakelijke notitieboeken
  • zakelijke notities
  • zakelijke labels
  • nieuwe aanmaken
  • makkelijker te vinden
  • makkelijker zoeken
  • evernote business
  • voorbeelden
  • naamgevingsconventies
  • notitietitel
  • notitieboektitel
  • notitieboeken
  • notities
  • orden
  • ordenen
  • labels
Video afspelen, %{current} van %{total}
Video %{current} van %{total}