사용법 안내서: 이동 중에도 생산성 유지하기

사용법 안내서: 이동 중에도 생산성 유지하기

사용법 안내서: 이동 중에도 생산성 유지하기

이동 중에도 생산성 유지하기

어디서 일을 하든, Evernote 비즈니스와 함께라면 생산성을 유지하기가 쉽습니다. 심지어 인터넷이 없더라도 어디서든 프로젝트를 시작하거나 계속할 수 있습니다. 지금부터 방법을 알려드리겠습니다.

모바일 업무 공간 준비

콘텐츠 보호

모바일 장치에서 노트와 노트북에 액세스할 계획이라면 Evernote에서 추가적인 보안 단계를 사용하는 것이 좋습니다. Evernote는 장치 수준의 보안을 위해 비밀번호와 터치 ID 뿐만 아니라 2요소 인증을 지원합니다. 특히 Evernote 비즈니스에서 작업하신다면 Evernote에서 사용 가능한 모든 보안 옵션을 켜놓으시기를 권고합니다. 그렇게 한다고 해서 노트가 암호화되는 것은 아니지만 만약 장치를 분실 또는 도난당하더라도 콘텐츠에 액세스하기가 훨씬 어려워집니다.

문서함 만들기

밖에서 일하다 보면 회의 노트를 새로 추가하거나, 생각을 음성으로 녹음하거나, 영수증 스냅샷을 찍어야 하지만 어느 노트북에 배정해야 할지 미처 생각할 겨를이 없는 경우가 생길 것입니다. Evernote는 새 노트를 모아두는 기본 노트북을 제공합니다. 간편한 액세스를 위해 이 노트북의 이름을 "문서함" 또는 그와 비슷한 맥락의 다른 이름으로 바꾸어 두면 노트북 목록에서 빠르게 찾을 수 있어 유용합니다.

기본 노트북의 이름을 변경하려면 노트북 목록에서 기본 노트북을 찾습니다. Mac 또는 Windows 데스크톱용 Evernote에서 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하거나 컨트롤 클릭하고 ‘노트북 이름 바꾸기’를 선택한 다음 새 이름을 입력하세요. 이름 시작 부분에 대시( - )를 추가하면 해당 노트북이 언제나 노트북 목록의 상단에 표시됩니다.

Mac용 Evernote에서 노트북 이름 바꾸기

모바일 장치를 사용하는 동안 새 노트를 추가하면 기본적으로 이 노트북에 자동 저장됩니다. 필요하다면 나중에 사무실로 돌아와 다른 노트북으로 옮기세요.

자주 사용하는 항목의 바로가기 만들기

책상 앞을 떠나기 전 모바일 장치에서 어느 노트와 노트북에 액세스하고 싶은지 생각해 보세요. 예를 들어, 영업 담당자라면 여러분과 팀원들이 Evernote 비즈니스에 모아 놓은 영업 자료, 양식, 백서에 빠르게 접근하고 싶을 것입니다. 이런 항목들에 대해서는 Evernote에 바로가기를 만들어 두면 스마트폰이나 태블릿에서 한 번 클릭으로 액세스할 수 있습니다. 컴퓨터에서 중요한 노트, 노트북, 태그, 검색 폴더를 사이드바의 바로가기에 직접 끌어다 놓기만 하면 됩니다. 바로가기는 모든 장치에서 동기화됩니다.

끌어다 놓아 바로가기 만들기

오프라인에서 작업

추가 설정 없이도 Evernote 비즈니스는 여러분과 팀이 모든 콘텐츠에 쉽게 액세스할 수 있도록 설계되었습니다. 그렇지만 책상 앞을 떠나 있을 계획이라면 이동 중 최적의 액세스를 위해 Evernote 업무 공간을 설정해두는 게 좋습니다.

콘텐츠는 모든 장치에서 동일하게 유지되지만 Evernote가 컴퓨터에 노트를 보관하는 방식은 모바일 장치에서와 다르다는 사실을 알아두시기 바랍니다. 컴퓨터에서 Evernote는 모든 노트북과 노트, 그리고 Evernote 비즈니스를 사용 중이라면 회사의 공유 노트북까지 컴퓨터의 하드 드라이브에 직접 보관합니다. 비행기 탑승 중 인터넷 없이 작업할 경우, 사용자는 모든 노트북과 노트에 액세스할 수 있고, 다음 번 온라인 상태에서 모든 변경 내역이 장치들과 동기화됩니다.

스마트폰이나 태블릿 같은 모바일 장치는 저장 공간이 제한적입니다. 이 때문에 Evernote는 기본적으로 노트북이나 노트를 장치에 직접 저장하지 않습니다. 이것은 콘텐츠에 액세스하려면 인터넷이 필요하다는 뜻입니다. Evernote 비즈니스, Evernote 프리미엄 또는 Evernote 플러스를 사용 중이신 경우, 오프라인 노트북 기능을 사용해, 오프라인 상태에서도 장치에서 액세스할 수 있는 특정 노트북을 선택할 수 있습니다.

여행을 떠나시기 전에 가장 자주 사용하는 노트북, 현재 진행 중인 프로젝트 등에 대해 오프라인 노트북 기능을 켜세요. 스마트폰이나 태블릿에 있는 Evernote 앱의 설정에서 이 작업을 할 수 있습니다.

오프라인 노트북 설정

선택한 노트북 안에 있는 노트의 개수에 따라, 노트가 처음으로 장치와 동기화하려면 몇 분이 걸릴 수 있습니다. 동기화가 끝난 후에는 해당 노트북 안의 노트에 액세스하고, 이를 검토 및 변경하며, 새 노트를 만들 수도 있습니다. 모든 변경 내역은 인터넷이 연결되는 대로 사용하시는 다른 장치에도 표시됩니다.

현장에서 작업하기

현장에 나가 있거나 출장 중일 때 미리 만들어둔 바로가기를 클릭해 업무에 필요한 모든 노트에 액세스할 수 있습니다. 바로가기가 팀에게 공유된 노트나 노트북으로 연결되는 경우, 여러분이나 팀이 추가 또는 업데이트한 내용은 동기화 시 자동으로 표시됩니다. 예를 들어, 사무실에 있는 팀이 영업 자료를 업데이트한 경우, 다음 동기화 때 새 노트와 수정된 노트들이 자동으로 반영됩니다.

Android용 Evernote의 바로가기 메뉴

고객사 사무실 방문 등의 이유로 오프라인 상태이거나 인터넷 연결이 끊어졌을 때에도 오프라인 노트북을 켜놓으면 중요한 노트에 액세스할 수 있습니다.

고객들과의 세부적인 회의 내용, 고객 회의에서 도출된 화이트보드 스냅샷, 식사 후 영수증 사진, 박람회에서 주고받은 명함 스캔 등 여러분이 추가한 노트는 기본으로 '문서함'에 저장됩니다. 또는 팀과 공유한 노트북으로 옮겨놓을 수 있습니다. 후자를 선택할 경우, 진행 중인 업무와 진행 상황의 최신 정보를 지속적으로 팀에게 알릴 수 있는 장점이 있습니다.

텍스트 노트, 사진, 오디오, 문서 스캔 뿐만 아니라, 모바일 장치에서 웹의 콘텐츠를 Evernote로 스크랩할 수도 있습니다. 이것은 회의에 들어가기 직전 LinkedIn 프로필을 열람하거나 마지막으로 회사 정보를 조사하는 경우 특히 유용합니다. Android와 iOS에서 웹을 브라우징할 때 공유 버튼을 클릭한 다음 Evernote로 공유하기를 선택하세요. 이렇게 하면 보고 계신 웹 페이지가 자동으로 '문서함'에 캡처됩니다.

웹 브라우징 중 Evernote로 공유

책상 앞으로 돌아와 작업 계속하기

사무실로 돌아와 다시 컴퓨터 앞에 앉았다면 현장에 나가 있는 동안 시작한 작업을 이어서 진행할 수 있습니다. 모바일 장치에서 작성하기 시작한 고객 제안서 초안, 회의 노트, 아이디어 브레인스토밍 결과가 컴퓨터의 Evernote에 표시될 것입니다. 물론 스크랩한 웹 페이지도 함께 표시됩니다.

Evernote의 스크랩한 노트

거기서부터 노트를 이어서 편집하고 작업을 진척시킬 수 있습니다. 이동 중에 노트를 만들거나 수집했다면 컴퓨터 앞에 돌아와 조금 정리해 두는 것을 습관화하는 게 바람직합니다. 기본 노트북이나 '문서함'을 몇 분 동안 훑어보면서 새 노트를 프로젝트, 고객 또는 관련 주제별 노트북으로 옮기는 것입니다.

마지막으로, 급한 일이 있거나 모바일 장치에 뭔가를 재빨리 캡처할 때 노트 제목을 무엇으로 할지 깊이 생각할 겨를이 없을 때가 있습니다. 만약 그런 상황이 발생했다면 잠시 시간을 투자해 노트 제목을 명확하게 다시 지정해 주어야 나중에 노트를 훑어볼 때 손쉽게 식별할 수 있습니다.

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