사용법 안내서: Evernote 베이직, 플러스 또는 프리미엄에서 Evernote 비즈니스로 전환하기

사용법 안내서: Evernote 베이직, 플러스 또는 프리미엄에서 Evernote 비즈니스로 전환하기

사용법 안내서: Evernote 베이직, 플러스 또는 프리미엄에서 Evernote 비즈니스로 전환하기

참고: 이 안내서는 2017년 9월 15일 이전에 생성된 Evernote 비즈니스 계정을 위한 것입니다.

Evernote 베이직, 플러스 또는 프리미엄에서 Evernote 비즈니스로 전환하기

Evernote를 개인적으로 사용해 오셨다면 모든 작업을 중앙에서 관리할 수 있는 굉장한 도구임을 잘 알고 계실 것입니다. Evernote 비즈니스는 Evernote의 장점을 전체 팀으로 확대하고 모두가 공유하는 중앙의 업무 공간을 제공해 줍니다. 혼자 Evernote를 사용하다가 팀과 함께 Evernote 비즈니스를 사용하려는 단계에 와 계시다면 이 안내서를 통해 몇 가지 핵심적인 차이점을 이해하고 매끄러운 전환을 위한 성공 사례를 만나보실 수 있습니다.

Evernote 비즈니스는 어떻게 다를까요?

Evernote(베이직, 플러스, 프리미엄)는 개인용으로 설계되었습니다. 반면, Evernote 비즈니스는 Evernote의 모든 기능과 장점을 기본으로 하면서, 팀이 함께 일하고 회사가 계정과 데이터를 중앙에서 효율적으로 관리할 수 있도록 설계되었습니다.

개인 콘텐츠와 비즈니스 콘텐츠의 분리

팀원이 회사의 프로젝트를 진행 중일 때 콘텐츠는 개인 소유가 아닌 회사 소유인 경우가 대부분입니다. 이 점을 염두에 두고, Evernote 비즈니스는 각 사용자가 개인 용도로 만들 수 있는 콘텐츠(레시피, 여행 계획, 가족 행사 등)와 별도로, 팀원들이 비즈니스 콘텐츠(프로젝트, 회의 안건, 고객 관련 업무 등)를 만들고 진행할 수 있는 공간을 제공합니다. 팀원이 퇴사하더라도 그가 작성한 모든 업무 내용은 회사의 Evernote 비즈니스 계정에 남는 반면, 개별 팀원은 각자의 Evernote 계정 안에 있는 개인 콘텐츠를 가지고 갈 수 있습니다.

비즈니스 콘텐츠는 회사 소유이며, 팀원이 떠나더라도 회사에 남습니다. 콘텐츠 작성자와 회사의 관리자(들) 모두 비즈니스 콘텐츠에 액세스할 수 있습니다.

개인 콘텐츠는 각 개인의 소유이며, 회사의 Evernote 비즈니스 계정을 탈퇴하더라도 본인에게 남습니다. 사용자가 명시적으로 공유해주지 않는 한, 회사의 어느 누구도 개인 콘텐츠를 볼 수 없습니다. Evernote 비즈니스 가입 후에도 개인 콘텐츠를 계속 만들 수 있습니다.

비즈니스 콘텐츠를 개인 콘텐츠와 명확히 분리시키기 위해 Evernote 비즈니스는 각 유형의 콘텐츠를 구별하고 정리하는데 도움이 되는 몇 가지 기능을 갖추고 있습니다. Evernote 사용자라면 누구에게나 친숙한 기능들도 있지만 비즈니스 중심의 도구들도 새롭게 추가되었습니다.

비즈니스 노트는 회사 소유입니다. 비즈니스 노트는 비즈니스 노트북 안에 들어 있으며, 비즈니스 태그를 적용할 수 있습니다(비즈니스 노트북과 태그에 대한 자세한 설명은 아래 내용 참고). 여러분과 팀원들이 업무와 관련해 만드는 새 노트들은 대부분 비즈니스 노트입니다.

개인 노트는 개인 소유입니다. 개인 노트는 개인 노트북 안에 들어 있으며, 개인 태그를 적용할 수 있습니다(개인 노트북과 태그에 대한 자세한 설명은 아래 내용 참고). Evernote 비즈니스 계정에 가입하기 전 Evernote 베이직, 플러스 또는 프리미엄을 사용하면서 만들었던 모든 노트가 개인 노트에 포함됩니다.

Mac용 Evenote의 비즈니스 노트

비즈니스 노트북은 회사 소유입니다. 전체 비즈니스와 공유할 수도 있고, 관련된 사람들과 선별적으로 공유할 수도 있으며, 만든 사람과 회사의 관리자만 액세스할 수 있도록 비공개 상태를 유지할 수도 있습니다.

Mac용 Evenote의 비즈니스 노트북

개인 노트북은 각 개인의 소유이며, 직원이 회사를 떠나면 개인 노트북의 콘텐츠도 함께 떠납니다. 개인 노트북은 전체 비즈니스와 공유할 수 없습니다. Evernote 비즈니스 계정에 가입하기 전 Evernote 베이직, 플러스 또는 프리미엄을 사용하면서 만들었던 모든 노트북이 개인 노트북에 포함됩니다.

Mac용 Evenote의 개인 노트북

협업을 위해 노트북에 초대를 받거나, 비즈니스 홈의 노트북에 가입하거나, 자신의 비즈니스 노트북을 만들 수 있기 때문에(아래 내용 참고), 각 팀원에게 보이는 노트북 보기의 내용은 달라질 수 있음에 유의하시기 바랍니다.

비즈니스 태그는 회사 소유입니다. 비즈니스 노트북 안의 노트에 태그를 추가하면 만드신 태그는 자동으로 비즈니스 태그가 됩니다. 비즈니스 노트북에 접근 권한이 있는 사람은 누구나 해당 노트북 안에서 사용된 비즈니스 태그에 자동으로 액세스할 수 있습니다.

Mac용 Evenote의 비즈니스 태그

개인 태그는 개인 노트북과 마찬가지로 각 개인의 소유입니다. 개인 노트북 안의 노트에 태그를 추가할 경우, 만들어지는 태그는 개인 태그가 됩니다. 개인 노트북에서 비즈니스 태그를 사용하거나, 비즈니스 노트북에서 개인 태그를 사용할 수는 없습니다. Evernote 비즈니스 계정에 가입하기 전 Evernote 베이직, 플러스 또는 프리미엄을 사용하면서 만들었던 모든 태그가 개인 태그에 포함됩니다.

Evernote 비즈니스 계정 가입 후에는 새 노트, 노트북, 태그를 만들 때 개인용으로 할지, 비즈니스용으로 할지 선택할 수 있습니다. 사이드바 또는 노트, 노트북, 태그 화면 상단의 토글을 사용해 비즈니스와 개인 노트, 노트북, 태그를 번갈아 볼 수 있습니다.

Evernote 비즈니스에서 노트, 노트북, 태그를 어떻게 설정해야 하는가에 대한 예는 구성 체계 샘플을 참고하시기 바랍니다. 팀원들이 업무용 콘텐츠를 만들 때 개인 노트북과 개인 태그 대신 비즈니그 노트북과 비즈니스 태그를 만들도록 독려해 주세요. 팀이 Evernote 비즈니스를 사용하기 전부터 여러분과 팀원들이 Evernote 사용 방법에 친숙하신 경우라도, 개인 콘텐츠와 비즈니스 콘텐츠의 차이를 분명히 이해할 수 있도록 해야 합니다.

비즈니스 휴지통 - 팀원이 비즈니스 노트북에서 노트를 삭제하더라도, Evernote 비즈니스는 의도치 않은 데이터 손실을 방지하기 위해 자동으로 이를 지우지 않습니다. 대신 해당 노트는 비즈니스 휴지통으로 옮겨집니다. 회사의 관리자만이 비즈니스 휴지통 안에 있는 노트를 지우고 복원할 수 있으며, 이 작업은 관리자 콘솔을 통해 가능합니다.

팀 콘텐츠를 확인하는 새로운 방법

비즈니스 홈은 회사의 Evernote 비즈니스 계정에서 이루어지는 모든 활동을 확인할 수 있는 훌륭한 방법입니다. 비즈니스 홈에서는 회사 콘텐츠 내의 작업을 대략적으로 파악하고 도움이 될 만한 공유 노트북 추천을 확인할 수 있습니다.

또한 각 팀원의 프로필과 함께, 그들이 작업 중인 노트와 노트북 중 접근 권한이 있는 콘텐츠를 볼 수 있습니다. 다른 사용자가 명시적으로 공유하지 않은 내용은 프로필에 표시되지 않습니다. 마지막으로, 회사에 게시된 노트북을 열람하고 유용하다고 여겨지는 노트북에 가입할 수 있습니다.

참고: 비즈니스 홈은 현재 Mac과 Windows 데스크톱용 Evernote에서 사용할 수 있습니다.

Mac용 Evenote의 비즈니스 홈

관리자 기능

회사의 관리자라면 관리자 콘솔에서 팀의 Evernote 비즈니스 계정을 관리할 수 있습니다. 관리자 콘솔은 사람, 노트북, 태그, 결제 정보 등에 대한 설정을 포함합니다. 회사의 비즈니스 휴지통도 관리자 콘솔에서 관리할 수 있습니다. 관리자 콘솔에 대해서는 이 안내서의 후반부에서 자세히 설명하도록 하겠습니다.

Evernote 비즈니스 가입하기

Evernote 비즈니스에 가입할 때는 기존 Evernote 베이직, 플러스 또는 프리미엄의 사용자 아이디와 비밀번호로 시작할 수 있습니다. 그렇게 하면 회사의 비즈니스 콘텐츠 옆에 기존의 모든 개인 노트와 노트북이 표시됩니다. 사용자 아이디와 비밀번호를 새로 만들 필요가 없습니다.

가입 후에는 비즈니스 이메일 주소를 설정하셔야 합니다. 비즈니스 콘텐츠를 공유할 때 개인 이메일 주소 대신 비즈니스 이메일 주소가 표시됩니다. 물론 개인 콘텐츠를 공유할 때는 개인 이메일 주소가 표시됩니다. 계정 설정에서 비즈니스 이메일 주소를 설정할 수 있습니다.

계정 요약

팀원들을 Evernote 비즈니스 계정으로 초대할 때는 기존 Evernote 사용자 아이디와 비밀번호를 사용하고(전부터 Evernote를 사용해온 경우) 계정 설정에서 비즈니스 이메일 주소를 설정하도록 장려해 주시기 바랍니다.

팀 계정 관리하기

Evernote 비즈니스는 팀을 위해 설계되었기 때문에 팀 계정을 관리할 사람이 한 명 이상 필요합니다. 이 사람들을 회사의 관리자라고 하며, 회사의 Evernote 비즈니스 계정을 감독하고 관리할 수 있는 기능이 부여됩니다.

여러분이 회사 계정의 관리자라면 관리자 콘솔에 익숙해지시는 것이 중요합니다. 기존에 Evernote를 혼자 사용해 오셨더라도, 관리자 콘솔은 Evernote 비즈니스로 전환하시는 단계에서 처음 만나는 기능일 것이기 때문입니다. 관리자 콘솔에서 다음과 같은 작업을 할 수 있습니다:

  • 사용자 추가 또는 제거
  • 사용자 권한 레벨 변경
  • 어느 사용자가 비즈니스 콘텐츠에 액세스했는지 모니터링
  • 비즈니스 노트북, 노트, 태그 및 비즈니스 휴지통 관리
  • 결제 정보와 거래 내역 확인 및 업데이트
  • 통합 인증 같은 보안 기능 활성화
  • Salesforce 같은 통합 기능 관리

관리자 콘솔

관리자 콘솔과 그 기능에 액세스할 권한은 여러분과 회사 계정의 다른 관리자들에게만 주어지므로, 관리자 콘솔 내의 다양한 도구들을 익히는 시간을 가져 보시기 바랍니다.

계정에는 항상 최소 두 명의 관리자가 있어야 합니다. 그래야만 한 사람이 여의치 않을 때, 대체 인력이 팀의 업무 공간에 액세스하고 이를 관리할 수 있을 것이기 때문입니다. 회사의 임원이나 IT, 인사 또는 재무 부서의 믿을 만한 누군가가 관리자가 될 수 있습니다. 모든 관리자는 동일한 접근 권한을 가지고 팀의 비즈니스 콘텐츠, 사용자, 결제 정보를 관리하게 되므로, 신중하게 택하시는 게 좋습니다. 대개는 모든 사용자를 계정 관리자로 만들기보다, 신뢰할 만한 소수의 인원을 골라 Evernote 비즈니스 계정의 관리를 맡기는 것이 바람직합니다.

관리자를 더 추가하려면 관리자 콘솔에서 ‘사용자 관리’를 선택하고 관리자로 만들고 싶은 사람(들)을 선택합니다. ‘작업’ 드롭다운 메뉴에서 ‘관리자 만들기’를 선택해 각 개인에게 회사의 Evernote 비즈니스 계정에 대한 관리자 액세스 권한을 부여합니다.

관리자 콘솔에서 사용자 관리

Evernote 비즈니스와 팀

팀의 업무 공간 정리하기

혼자라면 Evernote 업무 공간을 어떤 식으로 정리하든 개인의 자유입니다. 내키는 대로 많이 정리해도 좋고, 거의 정리하지 않아도 상관이 없죠. 그러나 팀과 함께라면 계획적이고 체계적인 정리가 성공의 필수 요소입니다. Evernote 비즈니스 안에 있는 팀의 업무 공간을 어떻게 정리하고 설정해야 팀의 성공에 도움이 될지 충분히 생각해보아야 합니다. 지침을 위해 팀의 Evernote 비즈니스 업무 공간 설정 방법에 대한 단계별 안내를 참고하세요.

Evernote 비즈니스에서 팀의 노트북, 태그, 노트 체계를 구성했다면 이제 콘텐츠를 추가할 차례입니다. 새 콘텐츠를 추가하거나, Evernote 개인 계정 안에 비즈니스에 더 적합한 콘텐츠가 이미 있다면 그 콘텐츠를 비즈니스 콘텐츠로 전환할 수 있습니다.

한 개의 노트를 전환하려면 개인 노트북에서 비즈니스 노트북으로 옮기세요. 그러면 해당 노트북에 액세스 권한이 있는 사람 모두가 사용할 수 있습니다.

전체 개인 노트북을 전환하려면 Mac 또는 Windows 데스크톱용 Evernote에서 노트북을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭 또는 컨트롤 클릭하여 '비즈니스 노트북으로 전환’을 선택합니다. 그러면 해당 노트북이 개인 계정에서 제거되고 회사 소유의 비즈니스 노트북으로 전환됩니다. 노트북 전환 시에 생기는 중요한 변화는 아래와 같습니다:

  • 노트 변경 내역과 생성일이 전환을 수행한 날짜와 시간으로 재설정됩니다.
  • 예전에 다른 사람들과 해당 노트북을 공유한 적이 있다면 노트북 전환 후 다시 공유해 주어야 합니다.

파일에서 자동으로 만들어진 노트

팀에게 Evernote 비즈니스 도입하기

팀의 콘텐츠 정리 체계를 충분히 생각하는 것과 더불어, 실제로 Evernote 비즈니스를 모두에게 롤아웃할 방법에 대한 계획이 필요합니다. 예를 들어, Evernote와 친숙한 사람들도 있는 반면, 아직 사용해 보지 않은 사람들도 있을 것입니다. Evernote 비즈니스를 사용할 수 있게 되었음을 팀에게 알리고, 이것을 팀에 도입하려는 목적을 설명하며, Evernote 비즈니스 사용으로 얻는 기대치를 설정하고, 그룹을 대상으로 한 설치/적용 및 교육 일정을 결정하기 위해서는 전략을 세워야 합니다.

팀에게 Evernote 비즈니스를 성공적으로 도입하는 방법에 대한 완전한 지침은 Evernote 비즈니스 설치/적용 안내서를 참고하세요.

팀과 콘텐츠 공유하기

팀에게 Evernote 비즈니스를 도입했다면 이제 콘텐츠를 공유할 차례입니다. Evernote 비즈니스는 팀 내의 공유와 협업을 위해 설계되었지만 기본적으로 모든 비즈니스 노트와 노트북은 공유되지 않은 상태이며, 작성자와 관리자만 해당 콘텐츠를 보거나 액세스할 수 있습니다. 콘텐츠를 공유할 준비가 되면 크게 두 가지 옵션이 있습니다. 하나는 개인들과 공유하는 방법이고, 다른 하나는 전체 회사와 공유하는 방법입니다.

개인들과 공유하기 - 한 사람 또는 몇 사람과 공유하고 싶은 노트나 노트북이 있다면 ‘공유’ 버튼을 클릭하세요. 공유할 사람들을 추가하라는 안내가 뜨고 그들에게 부여할 공유 권한 레벨을 설정할 수 있습니다. 상대방은 공유한 콘텐츠를 볼 수 있을 뿐만 아니라, 권한을 준 경우, 내용을 편집하거나 공유까지 할 수 있습니다. 이것은 팀과 함께 프로젝트를 진행할 때 모두가 하나의 중심 장소에서 콘텐츠를 보고 만들 수 있도록 하려는 경우 유용한 방법입니다. 컨설턴트나 계약자처럼 Evernote 비즈니스 계정 외부의 사람들을 초대할 수도 있습니다. 액세스 권한은 변경이 필요해지거나 프로젝트의 전개 상황에 따라 언제든 취소 및/또는 변경할 수 있습니다.

개별 사용자와 노트북 공유

전체 회사와 공유하기 - Mac 또는 Windows 데스크톱용 Evernote에서는 또 한 가지 공유 옵션이 있습니다. 노트북을 전체 회사에 게시하는 것입니다. 이것은 회사의 모든 사람들이 비즈니스 홈에서 노트북과 그 콘텐츠에 액세스할 수 있고, 팀이 수행한 검색 결과에 게시된 노트북의 콘텐츠가 표시된다는 뜻입니다. 비공개 프로젝트가 아니거나, 회사 전체와 관련 있는 콘텐츠를 모으고 있거나, 민감하지 않은 프로젝트를 진행 중이라면 게시가 훌륭한 옵션입니다. Evernote 비즈니스 안에 있는 회사의 지식 허브에 콘텐츠를 보탤 수 있고 검색도 가능하기 때문입니다. 게시하면 유용할 만한 노트북의 예로는 인사 양식, 직원 안내서와 회사 일정, 보도 자료 스크랩 등이 있습니다.

비즈니스 노트북을 전체 회사에 게시

일반적으로, 프로젝트의 초안을 작성 중이거나 공개할 준비가 아직 되어 있지 않은 경우, 공유하지 않은 비즈니스 노트북에서 작업할 수 있습니다. 팀에게 보여 주어도 괜찮은 상태가 되면 노트북을 공유 또는 게시하거나 노트들을 기존의 공유 노트북으로 옮길 수 있습니다. ‘공개’ 버튼을 클릭하고 워크챗을 시작해 팀원들에게 노트 액세스 권한이 부여되었음을 알리세요. 워크챗으로 작업에 관한 세부 정보도 보충해서 전달할 수 있습니다.

비즈니스에서 콘텐츠를 찾는 새로운 방법

Evernote 비즈니스는 비즈니스 콘텐츠를 모으고 공유하는 기능 뿐만 아니라, 팀원들이 작업 중인 콘텐츠를 찾고 액세스할 수 있는 새로운 방법들을 제공합니다.

Evernote 베이직, 플러스 또는 프리미엄 사용자는 본인의 노트와 노트북에서 검색하고 결과를 찾는데 익숙하실 것입니다. Evernote 비즈니스에서 검색을 수행하면 본인 노트의 검색 결과와 함께 팀원들이 공유한 노트 및 노트북의 검색 결과가 함께 표시됩니다. 검색 중인 주제에 대해 전문 지식이 있을 만한 회사 사람들을 추천해 주기도 합니다. Evernote 비즈니스는 여러분에게 의도적으로 공유되었거나 비즈니스에 게시된 콘텐츠의 검색 결과만 보여줍니다.

개인 노트북과 비즈니스 노트북의 검색 결과

이와 더불어, 회사의 비즈니스 홈에 가시면 모든 팀원과 그들이 공유한 모든 콘텐츠를 볼 수 있습니다. 비즈니스 홈은 사이드바에서 회사 이름을 클릭해 액세스할 수 있습니다. 비즈니스 홈에서 직접 비즈니스 노트북들을 훑어보세요.

Mac용 Evenote의 비즈니스 홈

팀의 Evernote 비즈니스 계정 관리하기

혼자라면 Evernote 계정을 관리하는데 많은 시간을 들일 필요가 없습니다. 그러나 팀에서는 오래된 노트를 삭제하고 사용하지 않는 태그를 지우는 등의 작업에 시간을 할애하는 것이 도움이 됩니다. 여러분과 팀이 업무 공간을 공유하고 있기 때문에, 정리와 업데이트 작업을 하면 모두가 좀 더 간편하게 콘텐츠를 작성하고 검색해서 각자의 업무를 완수할 수 있습니다.

정기적으로 시간을 내어 수행해야 할 작업들:

  • 팀의 정리 지침을 따르지 않는 노트북, 태그, 노트의 이름 변경
  • 중복되었거나 오래되었거나 더 이상 쓸모가 없는 노트북 확인
  • 팀의 태그를 검토해 불필요하거나 사용하지 않는 태그 제거
  • 공유 노트와 노트북에 대한 공유 권한 조정

관리자는 Evernote에서 직접, 혹은 관리자 콘솔을 통해 이러한 작업을 수행할 수 있습니다. 아울러 팀원들에게 각자 공유한 콘텐츠의 관리를 도와달라고 부탁할 수도 있습니다.

관리자 콘솔의 태그

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