사용법 안내서: 더욱 능률적인 회의 진행

사용법 안내서: 더욱 능률적인 회의 진행

사용법 안내서: 더욱 능률적인 회의 진행

더욱 능률적인 회의 진행

회의는 대다수의 사람들에게 필수적인 업무의 일환이지만 많은 사람들이 회의를 비생산적이라고 느낄 뿐만 아니라 심지어 시간 낭비라고까지 생각합니다. 업무 흐름에서 회의를 완전히 없앨 수는 없더라도, Evernote 비즈니스를 활용하면 훨씬 더 효과적이고 생산적인 회의를 진행하는데 도움이 될 수 있습니다.

Evernote 비즈니스를 사용해 전보다 훨씬 능률적인 팀 회의를 진행하는 방법은 다음과 같습니다.

 

Evernote에 안건 작성

회의에 들어오긴 했는데, 내가 왜 그 자리에 있고 어떤 이야기를 나눌 것인지 어리둥절했던 적이 있으신가요? 안건을 미리 준비해 놓으면 참석자들이 의견을 낼 준비를 하고 회의에 참석할 수 있습니다. 모두가 생산적인 시간을 보냈다고 느낄 수 있도록 Evernote 비즈니스를 사용해 상세한 회의 안건을 만드세요.

효과적인 안건 작성 방법은 아래와 같습니다:

새 노트를 만들고 회의 날짜와 주제로 제목을 지정하세요. 노트 본문에는 다음과 같은 항목들을 적습니다:

  • 회의 목표
  • 기대하는 결과
  • 논의 내용 체크리스트
  • 각 참석자에게 기대되는 역할
회의 노트
프로 팁노트를 작성하는 동안 관련 노트가 자동으로 표시됩니다. 회원님의 Evernote 계정과 팀원들이 공유해준 노트 가운데 작업 중인 주제와 관련된 정보를 보여주는 것입니다. 이 추가적인 연관 콘텐츠 덕분에 모두가 능률적으로 회의를 준비할 수 있습니다.
 

세부 정보 수집

많은 회의에서 여러분과 팀은 프로젝트, 문서, 재무 관련 자료를 논의해야 하고, 그러려면 대개 안건에 포함시킬 수 있는 수준 이상의 세부 자료가 필요합니다. 회의 안건 노트를 사용해 관련된 모든 세부 정보들을 한 개의 노트에 모으세요:

  • Evernote Web Clipper로 수집한 인터넷 조사 결과
  • 예산과 전망치가 포함된 스프레드시트
  • 디자인 콘셉트가 포함된 이미지

안건 노트북 만들기

 

안건을 찾기 쉽게

모두가 회의 안건을 쉽게 찾을 수 있도록 "회의 안건"이라는 비즈니스 노트북을 만드세요. 이 노트북을 프로젝트 팀에게 공유해 주되, 팀원들이 자신의 노트를 추가하고 여러분의 노트를 수정할 수 있는 권한을 부여하세요. 이렇게 하면 각 팀원이 자신의 안건 항목을 추가하고, 핵심 파일을 첨부하고, 본인이 주도하는 회의에 대해 새 안건을 작성할 수 있습니다.

회의 안건 노트북

외부 컨설턴트, 공급자 또는 고객이 회의에 참석한 경우, 그들에게는 참석하는 회의의 안건만 필요할 것이므로, 팀의 회의 안건 노트북에 초대할 필요는 없습니다. 안건을 외부인과 공유하려면 노트의 공유 아이콘을 클릭해 이메일 또는 URL을 통해 공유하세요. 외부인들은 Evernote를 사용하지 않더라도, 브라우저에서 안건을 볼 수 있습니다.

외부인과 안건 공유

 

준비된 상태로 회의 참석

회의에 참석할 모든 사람들은 안건을 받아 회의 전이나 회의 도중 컴퓨터, 휴대폰, 태블릿에서 그 내용을 검토할 수 있습니다. 모든 참석자가 회의 내용이 무엇이고 어떻게 기여해야 할지 정확히 이해하게 될 것입니다.

모바일 장치에서 간편하게 안건 검토

Evernote에 알리미를 설정해 회의 하루 전 팀원들에게 알림을 보내세요. 몇 분이라도 회의 안건을 검토하도록 상기시킴으로써 순조로운 회의 진행을 도모할 수 있습니다.

알리미로 안건 알리기

 

슬라이드와 작별하기

회의를 꾸려나가야 하는 회의 주최자로서, 슬라이드를 준비하느라 시간을 허비할 필요가 없다는 건 반가운 소식입니다. 슬라이드 대신 프레젠테이션 모드를 사용해 Evernote에서 직접 회의 안건을 전체 화면으로 보여주세요. 장치를 대형 모니터나 프로젝트에 연결하고 프레젠테이션 모드 아이콘을 클릭한 다음, 안건을 보여주면서 차례차례 소개하면 됩니다. 이미지, 차트 또는 다른 파일들을 첨부했다면 그런 것들도 전체 화면으로 표시됩니다. 내장된 레이저 포인터를 사용해 중요한 항목에 대한 관심을 환기할 수 있습니다.

제2의 모니터에 안건 보여주기

 

회의 노트 작성

모든 회의에는 지정된 서기가 있어야 합니다. 화이트보드 사진을 찍고, 중요한 논의 내용을 기록하고, 결정 사항과 다음 단계를 적을 사람입니다. 회의마다 이런 사람을 지정하고 공유 안건을 바탕으로 회의 노트를 작성해 달라고 요청하세요.

Evernote에 담아두면 좋을 회의 세부 사항은 다음과 같습니다:

  • 논의 내용의 오디오 녹음
  • 화이트보드 사진
  • 종이에 손으로 쓴 노트
  • Post-it® 노트에 쓴 브레인스토밍 내용

Evernote에 노트를 작성하든, Evernote의 문서 카메라를 사용해 사진으로 캡처하든, 모든 자료의 빠른 검색이 가능해지므로, 여러분과 팀은 저장된 내용을 쉽게 찾을 수 있습니다.

Evernote에 저장된 내용을 간편하게 검색

프로 팁If multiple team members took notes during the meeting, you can merge them together and add them to your main meeting agenda note.

참고: Evernote의 오디오 녹음 기능을 사용해 대화를 캡처하기 전에, 관련 법률에 따라 녹음 대상자의 허가를 얻을 의무가 있는지 확인하시기 바랍니다.

 

명확한 이해를 바탕으로 회의 마무리

일반적으로, 팀 회의 후 참석자들에게는 후속 조치 항목이 생깁니다. 아쉽게도 보통의 회의 중 떠오르는 아이디어는 빠르게 날아가버려, 누가 어떤 업무를 책임질 것인지 추적하기가 어렵습니다. 매번 회의를 종료할 때마다, 참석자들에게 후속 조치가 필요한 실행 항목을 검토하고 불분명한 부분이 있으면 질문해 달라고 요청하세요. 이렇게 함으로써 모두가 이해를 같이하고 프로젝트에서 자신이 맡은 부분을 시작할 수 있습니다.

이럴 때 회의 안건 아래에 각 참석자의 실행 항목을 체크박스로 기록하면 편리합니다. 팀원들은 업무를 완수하는 대로 해당하는 박스에 체크 표시를 해서 업무가 완료되었음을 표시할 수 있습니다. 팀은 이메일 한 통 보내지 않아도, 이 노트를 참고해 프로젝트의 진행 상태를 파악할 수 있습니다. 시한이 중요한 후속 조치 항목이 있을 경우, 알리미를 추가해 중요한 마감시한을 모두에게 알리세요.

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