사용법 안내서: 워크플로우 문서화

사용법 안내서: 워크플로우 문서화

사용법 안내서: 워크플로우 문서화

워크플로우 문서화

워크플로우란 업무 완수에 도움이 되는 일련의 습관과 과정으로서, 매일의 생산성에 뼈대가 됩니다.

워크플로우는 워낙 깊숙이 몸에 배어 있기 때문에, 프로젝트나 작업의 단계를 문서화한다는 건 얼핏 불필요해 보일 수도 있습니다. 하지만 그렇게 함으로써 동일한 업무를 수행하게 될 다른 사람들을 위한 귀중한 지침이 만들어집니다.

Evernote를 사용하면 팀의 워크플로우를 간편하게 문서화할 수 있습니다. 이 안내서는 업무 절차를 집대성하고 팀과 공유하는 방법을 단계별로 보여드립니다.

문서의 종류

Evernote에서 만들 수 있는 워크플로우 문서의 종류는 기본적으로 절차, 체크리스트, 사용법, 이렇게 3가지입니다. 각각에 대해 간략히 설명하면 다음과 같습니다:

  • 절차는 제품이나 서비스를 전달하는데 필요한 작업의 개요를 기술합니다.
  • 체크리스트는 특정 순서에 따라 작업이 완료되도록 보장해 줍니다. 항목이 지워져 나간다는 건 일이 진행되고 있다는 의미인 반면, 체크 표시가 되어 있지 않은 작업은 아직 하지 않은 일을 상기시켜 주는 역할을 합니다.
  • 사용법은 단계별 설명을 제시합니다. 종종 그림이 함께 제공되므로, 화면 기반의 워크플로우에 적합합니다.

전체적인 절차부터 시작

이메일 뉴스레터를 만든다고 가정해 봅시다. 매번 뉴스레터를 발송할 때마다 같은 방식으로 준비 작업을 거치는 게 바람직합니다. 그러려면 작업 단계를 기록한 지침, 다시 말해 절차를 만들어야 합니다.

일단, 문서를 담을 비즈니스 노트북부터 만들어야 합니다. +새 노트북을 클릭하고 '비즈니스 노트북'을 선택합니다. 노트북의 이름을 "워크플로우"로 지정합니다.

기존 프로젝트를 위한 노트북 만들기

완수하고자 하는 전체 작업의 단계를 생각해 보세요. 가령, 뉴스레터는 발송 과정까지 다음과 같은 핵심 단계를 밟아야 할 수 있습니다:

  1. 뉴스레터 카피 작성
  2. 텍스트와 이미지로 뉴스레터 초안 작성
  3. 발송 테스트 만들기
  4. 목록 만들기
  5. 목록으로 발송
  6. 결과 추적

이 모든 단계를 요약해 놓은 노트를 하나 만들어 두면 좋겠죠? 이것은 모든 주요 절차를 순서대로 나열한 핵심 노트입니다. “워크플로우” 노트북에서 +새 노트를 클릭하고, "뉴스레터 - 만들기와 보내기"라는 제목을 붙인 다음, 절차의 모든 단계를 기록합니다. 체크박스를 추가하면 진행 상황을 파악하는데 도움이 됩니다.

핵심 단계를 나열한 체크리스트

체크리스트 만들기

절차를 단계별로 나열한 노트를 만들었으니, 이번에는 세부 사항을 추가할 차례입니다. 뉴스레터 작성 과정의 각 단계에 대해 체크리스트를 만드는 방식으로 해보겠습니다.

워크플로우 노트북에서 +새 노트를 클릭해 노트북에 빈 노트를 추가하고, "뉴스레터 - 01 - 뉴스레터 카피 작성"이라는 제목을 붙입니다. 도구 모음의 "보기" 아래에서 노트를 제목으로 정렬해 놓았는지 확인하세요. 노트북 안의 노트를 숫자로 정리하려면 각 노트에 숫자를 배정합니다.

이제 작업 완수에 필요한 구체적인 단계를 나열합니다. 노트 편집기 도구 모음의 체크박스 아이콘을 클릭해 각 단계에 대해 체크박스를 추가합니다. 주요 절차 단계에 대해 노트를 하나씩 만들고, 각 노트 내에 이와 관련된 체크리스트를 작성하는 형태가 될 것입니다.

세부 단계별 체크리스트

사용법 문서화

절차와 체크리스트는 단계를 말로 쉽게 설명할 수 있는 경우에 매우 편리하지만 화면 상에서 수행하는 작업을 설명할 때는 어떻게 해야 할까요? Skitch를 Evernote와 함께 사용하면 화면 기반 워크플로우를 캡처하고 주석을 추가하기가 쉬우며 이를 문서에 삽입하기도 간편합니다.

우선, 문서화하고 싶은 애플리케이션이나 웹 페이지를 엽니다. 이 사례에서는 이메일 뉴스레터 관리 도구를 열어 보겠습니다. Skitch를 열고 화면 캡처 도구를 선택합니다. 캡처하고 싶은 영역 위로 커서를 끌어다 놓습니다. 이 경우에는 이메일 뉴스레터 도구의 템플릿 선택 화면입니다.

스크린샷이 자동으로 Skitch에 표시됩니다. 여기서 화살표를 그리거나, 네모를 치거나, 텍스트를 추가하거나, 화면의 일부 구역을 강조 표시할 수 있습니다.

Skitch를 사용해 스크린샷에 주석 달기

이 방법은 워크플로우를 문서화하는 경우에 특히 유용합니다. 이 뉴스레터 사례에서처럼 정확히 어디를 클릭해야 하는지 보여줌으로써 혼동을 없앨 수 있기 때문입니다.

Skitch를 사용해 설명 텍스트 추가

과정의 각 단계에 명료하게 주석을 추가했다면 스크린샷을 Evernote의 "워크플로우" 노트북에 있는 노트로 끌어옵니다. 이렇게 하면 설명을 위한 텍스트, 체크리스트 및 각 워크플로우에 대한 다른 보충 정보도 함께 저장됩니다. 워크플로우가 여러 단계로 구성된다면 여러 개의 스크린샷을 캡처한 다음 Evernote로 끌어오면 됩니다. 한 개의 노트에 특정 워크플로우와 관련된 여러 개의 스크린샷을 담을 수 있습니다.

사용법 단계에 수반할 스크린샷 캡처

노트 링크를 사용해 더 빠르게 탐색하기

절차가 여러 단계로 구성될 경우, 하나의 노트에서 하이퍼링크로 연결하면 시간을 절약할 수 있습니다. 저희는 “뉴스레터 - 만들기와 보내기” 마스터 절차 노트를 사용해 나머지 문서를 정리해 보도록 하겠습니다.

우선, 노트 목록에서 "뉴스레터 - 01 - 뉴스레터 카피 작성” 노트를 찾습니다. 목록의 노트를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '노트 링크 복사'를 선택합니다. 이렇게 하면 하이퍼링크가 만들어져 컴퓨터의 클립보드에 복사됩니다.

노트 링크 복사

이제 “뉴스레터 - 만들기와 보내기” 노트로 돌아갑니다. 목록의 첫 번째 항목에 있는 텍스트 "뉴스레터 카피 작성"을 강조 표시하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다. 이어지는 팝업 메뉴에서 '하이퍼링크'로 스크롤한 다음 '추가'를 클릭합니다.

링크로 전환할 텍스트 지정

팝업 창에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 '붙여넣기'를 선택하시거나, 키보드에서 Control-V 또는 Command-V를 눌러 컴퓨터의 클립보드에 복사된 링크를 붙여 넣은 다음 확인을 클릭합니다.

노트에 링크 붙여넣기

방금 선택하신 텍스트에 대한 링크가 만들어진 것이 보일 것입니다. 이 링크를 클릭하면 뉴스레터 카피 작성 단계가 있는 노트로 곧바로 이동할 수 있습니다.

완료된 노트 링크

팀과 공유하기

워크플로우의 문서화를 마쳤다면 이제 여러분이 만든 내용에 팀이 액세스할 수 있도록 해주어야 합니다. 워크챗을 사용해 Evernote에서 바로 팀원들과 공유할 수 있습니다. Windows에서는 사이드바의 노트북을 클릭한 다음 "워크플로우" 노트북 위에 마우스를 갖다 대면 나타나는 공유를 클릭합니다. Mac에서는 "워크플로우" 노트북의 상단에 있는 워크챗 버튼을 클릭합니다. 이렇게 하면 문서화된 내용을 보거나 이와 관련해 함께 작업하도록 팀원들을 초대할 수 있습니다.

팀과 노트 공유

팀원들은 여러분이 만든 노트를 볼 수 있고, 권한을 부여해준 경우 상황의 변화에 따라 워크플로우 노트를 업데이트할 수 있습니다.

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_EXCLUDE=ja

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