사용법 안내서: Evernote로 종이 없는 사무실 만들기

사용법 안내서: Evernote로 종이 없는 사무실 만들기

사용법 안내서: Evernote로 종이 없는 사무실 만들기

Evernote로 종이 없는 사무실 만들기

효과적인 팀 협업을 위해서는 모두가 재빨리 문서를 보관하고 찾을 수 있는 중심 장소가 필요합니다. 과거에는 이를 위해 무거운 금속 캐비닛에 종이 파일들을 모아두었고 그보다 최근에는 디지털 파일들을 공유 서버에 모아두었지만 접근과 탐색이 어렵기는 마찬가지였습니다.

Evernote는 오늘날 우리의 업무 방식에 꼭 맞는 디지털 "파일 캐비닛"입니다. 랩톱, 스마트폰, 태블릿에서 사용이 가능해, 회원님 또는 동료가 만든 모든 문서와 자산을 즉시 찾을 수 있습니다. 또한 노트를 추가 및 업데이트하고, 아이디어를 캡처하며, 정보를 팀에게 전달할 수도 있습니다. 덕분에 Evernote는 바쁘게, 열심히 일하는 팀들이 최고의 생산성을 발휘할 수 있도록 도와주는 이상적인 도구가 됩니다.

체계 구성

생산성을 극대화하기 위한 첫 번째 단계는 팀의 디지털 파일에 대해 명료하고 일관적인 체계를 구성하는 일입니다.

우선, Evernote에 만들 팀 노트북의 명명 및 정리 체계를 생각해 보세요. 회사의 현재 디지털 및 종이 파일 보관 시스템을 노트북 체계에 그대로 반영하면 가장 이상적입니다. 전체 플랫폼에 일관성이 부여되어, 모두가 새로운 프로세스에 빠르게 친숙해질 수 있기 때문입니다. 팀 노트북의 구성이 끝나면 종이와 디지털 파일을 Evernote로 옮기는 작업을 시작할 수 있습니다.

팀의 체계 만들기에 대한 아이디어는 "사용법 안내서: 팀의 Evernote 비즈니스 업무 공간 설정을 참고하세요."

종이 문서를 Evernote로 옮기기

대부분의 사무실은 많든 적든 여전히 종이 문서를 사용합니다. Evernote를 사용하면 사무실에서 쓰는 종이의 양을 줄일 수 있고, Evernote로 옮겨놓은 종이 문서는 팀 내에서 검색과 공유가 가능해집니다.

현재의 종이 문서를 Evernote의 노트로 옮기는 작업을 시작하기에 앞서, 종이 문서를 살펴보고 더 이상 불필요하거나 의미 없는 문서를 폐기하는 것이 좋습니다.

전략상 최근에 완료한 문서부터 살펴보는 것이 좋습니다. 그 문서들을 완료한 다음, 종이 파일 캐비닛 안을 살펴보면서 파일을 하나씩 훑어보세요. 이 작업은 선택에 따라 한꺼번에 할 수도 있고, 시간을 두고 차근차근 할 수도 있습니다. 다 마쳤으면 회사의 문서 보유 정책을 확인해 오래된 종이 문서를 처분 또는 파기할 것인지, 한다면 어떤 방법으로 할 것인지를 결정하세요.

Evernote에 어떤 문서를 모아둘지 선택했다면 이제는 스캔을 시작할 차례입니다. Evernote의 모바일 스캔 앱 Scannable을 사용하면 쉽고 빠르게 종이 문서를 Evernote로 옮길 수 있습니다. iPhone이나 iPad에 Scannable을 다운로드한 후, 영수증, 명함, 계약서 등 모든 자료를 재빨리 캡처해 Evernote에 저장하세요.

일단, 스캔하고 싶은 종이를 대비되는 배경 위에 올려놓으세요. 그런 다음 앱을 열고 스캔하고 싶은 종이 위에 모바일 장치를 갖다댑니다. 조금 기다리면 앱의 파란 색 문서 감지 창이 나타나고 스캔 작업이 활성화됩니다.

Scannable로 스캔

카운트다운 타이머가 끝나면 스캔이 처리 과정을 거쳐 Scannable의 스캔 트레이 안에 미리 볼 수 있는 상태로 준비됩니다. 스캔 결과에 만족하시면 체크 표시를 눌러 승인하세요. 이미지를 개선하고 싶으면 조정하거나 다시 스캔할 수 있습니다.

스캔한 이미지를 승인한 후, Evernote에 저장하고 원하는 노트북에 정리할 수 있습니다. 한 장짜리 스캔은 원본 문서 유형에 따라 이미지나 PDF로 Evernote에 전송되지만 여러 장짜리 이미지는 묶여서 하나의 큰 PDF로 저장됩니다. 나중에 쉽게 식별할 수 있도록 스캔 문서가 들어있는 노트의 제목을 지정하거나 변경하세요.

Scannable 스캔을 Evernote에 저장

프로 팁 아이콘 Evernote로 가져오고 싶은 문서가 제법 많을 경우, 더 빠른 스캔 방법이 필요할 수도 있습니다. Scannable은 ScanSnap Evernote Edition 스캐너와 함께 사용할 수 있도록 설계되었습니다. 이 방법은 대량의 스캔 작업이 필요한 팀에게 이상적입니다.

디지털 파일 모으기

회사는 종이 문서 이외에도 개인용 컴퓨터와 공유 드라이브 여기저기에 디지털 문서와 파일을 보유하고 있을 가능성이 높습니다. 이 자료들을 Evernote에 모아두면 모두가 필요한 파일을 쉽게 찾고 팀원들과 협업할 수 있습니다.

반드시 모든 파일을 Evernote로 옮길 필요는 없습니다. 팀원들이 정기적으로 공유하거나 여러 사람들이 액세스할 경우 도움이 될 만한 파일과 문서가 무엇인지 생각해 보세요. Evernote에 옮겨 두면 좋을 만한 자료는 구체적인 프로젝트 관련 파일, 회사 정책, 제품 정보, 영업 도구 등입니다.

이 예에서 저희는 최근의 뉴스레터 디자인 변경 프로젝트와 관련된 파일을 가져와 보겠습니다. 새 비즈니스 노트북을 만들고 "프로젝트 - 뉴스레터 디자인 변경"이라고 제목을 지정합니다.

기존 프로젝트를 위한 노트북 만들기

이제 프로젝트와 관련된 모든 파일을 모아둘 장소가 마련되었습니다. Evernote에서는 컴퓨터의 기존 파일들을 끌어다 놓기만 하면 Evernote로 직접 옮길 수 있습니다. 이 예에서는 다양한 디자인 아이디어, 조사 자료 및 기타 뉴스레터 디자인 변경 프로젝트와 관련해 완료된 작업 내용이 담겨 있는 폴더를 열어보겠습니다. 이 자료들을 Evernote로 옮기려면 방금 만든 새 노트북으로 끌어다 놓으세요.

Evernote로 파일 끌어다 놓기

Evernote는 각 문서에 대해 새 노트를 자동으로 생성합니다.

파일에서 자동으로 만들어진 노트

원본 문서는 컴퓨터의 원래 위치에 여전히 남아 있습니다. 원한다면 Evernote에 보관된 버전을 "공식" 버전으로 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 문서의 최신 버전이 컴퓨터, 스마트폰, 태블릿 등 사용하시는 모든 장치에서 언제나 자동으로 업데이트되므로 장점이 있습니다.

“Pro-tip 노트에 보관된 파일은 열어서 편집할 수 있고, 변경 사항은 자동으로 저장됩니다. 따라서 모든 팀원이 올바른 버전의 문서로 작업하는지 쉽게 확인할 수 있습니다.

팀원들과 공유

팀의 Evernote 노트북으로 종이와 디지털 문서를 옮기는 작업을 마쳤다면 액세스가 필요한 사람에게 공유해 줌으로써 팀의 협업을 활성화하세요. 워크챗을 통해 개별 노트 또는 전체 노트북을 쉽게 공유할 수 있습니다.

팀과 노트 공유

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