사용법 안내서: Evernote로 업무 관리하기

사용법 안내서: Evernote로 업무 관리하기

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Evernote로 업무 관리하기

여러분은 생활의 모든 측면에서 관리해야 할 일들이 많으실 것입니다. 생산성을 극대화하고 차분한 정신 상태를 유지하기 위해서는 생활 속의 모든 할 일을 훤히 파악하는데 도움이 될 시스템을 갖추는 것이 중요합니다. Evernote는 아이디어와 프로젝트를 관리하는 업무 공간일 뿐만 아니라, 작업을 정리하고 모니터링하는 중심 장소가 될 수 있습니다. 지금부터 방법을 소개해 드리겠습니다.

 

기본적인 할 일 관리

관리해야 할 작업이 비교적 간단 명료한 경우, 간단하게 할 일을 나열한 목록 한두 개면 충분합니다. 예를 들어, 업무나 개인적인 할 일의 체크리스트를 만들고 싶다면 +새 노트를 클릭해 새 노트를 추가하고 '개인 업무'로 이름을 변경합니다.

새 노트를 만들었다면 이제 할 일을 추가할 차례입니다. 체크박스 아이콘을 클릭한 다음 첫 번째 할 일의 입력을 시작하세요. Return 키를 누르면 Evernote가 다음 할 일을 위한 새 체크박스를 자동으로 추가해 줍니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

계속해서 이 노트에 할 일을 모두 추가합니다. 할 일의 종류가 다양하다면 굵은 글씨나 다른 색깔로 제목을 달리하여 범주를 나눕니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

어떤 할 일이 Evernote 안의 다른 노트와 관련이 있는 경우, 노트를 서로 연결하면 한 번의 클릭으로 간편하게 액세스할 수 있습니다. 예를 들어, 장보기 목록이 너무 길어서 할 일 목록에 직접 포함시키기 곤란할 경우(할 일 자체가 장보러 가기인 경우), 할 일에서 장보기 목록으로 직접 액세스가 가능하다면 편리할 것입니다. 이를 위해 노트 링크를 만들어 보겠습니다.

링크를 걸고 싶은 노트를 찾습니다. 이 경우에는 장보기 목록 노트입니다. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하거나(Windows) 컨트롤 클릭(Mac)하고, 메뉴에서 '노트 링크 복사'를 선택합니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

'개인 업무' 목록으로 되돌아갑니다. 장보러 가기 할 일을 강조 표시합니다. 텍스트가 선택된 상태에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하거나(Windows) 컨트롤 클릭하여(Mac) ‘링크' 또는 ‘하이퍼링크'를 선택한 다음, 메뉴에서 '추가'를 선택합니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

팝업 창에서 Ctrl+V를 누르거나(Windows) Command+V를 눌러 노트 링크를 붙여넣은 다음, 확인을 클릭합니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

노트 링크가 추가된 다음에는 밑줄이 쳐진 텍스트의 할 일을 클릭하기만 하면 관련 노트로 바로 이동합니다. 도구 모음의 뒤로 버튼을 클릭하여 원래의 할 일 목록으로 돌아올 수 있습니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

할 일을 모두 추가한 후에는 할 일 목록에 자주 액세스하여 목록을 정리하고 진행 상태를 확인하는 것이 좋습니다. 할 일 목록에 빠르게 액세스하려면 목록을 사이드바의 바로가기 섹션으로 끌어다 놓으세요.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

이제 모든 할 일에 클릭 한 번이면 액세스할 수 있는 상태가 되었습니다.

목록의 할 일을 완료하면 해당 항목의 체크박스를 클릭해 완료로 표시할 수 있습니다. 이동 중에 할 일을 완료한 경우, 휴대폰이나 태블릿에서도 똑같이 할 수 있습니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

 

작업 관리 고급 기능

세부 프로젝트 또는 작업 상태를 관리하거나, 어느 팀원이 어느 업무를 맡고 있는지 확인하거나, 여러 노트북에 걸친 작업을 관리해야 하는 경우처럼 복잡한 작업 관리에는 이와 다른 접근법이 필요합니다.

우선, 작업을 어떤 식으로 필터링해서 보고 싶은지 생각해 보세요. 상태(예: 할 일, 진행 중인 일, 완료한 일), 프로젝트나 고객/클라이언트(예: '뉴스레터' 또는 'Smith 담당 거래처'), 팀원(예: Josh, Chris, Emma)별로 확인할 수도 있고, 이러한 특징의 조합으로 확인할 수도 있습니다. 어떤 필터들이 적합할지 잠시 생각해 보시기 바랍니다. 다음과 같은 형태의 목록이 나올 수 있습니다:

상태

  • 할 일
  • 대기/보류
  • 진행 중
  • 완료
  • 언젠가

프로젝트

  • 프로젝트명

고객/클라이언트

  • 고객 이름 (성, 이름)
  • 회사 이름

팀원

  • 이름

지역

  • 북미
  • 남미
  • 유럽 중동 아프리카
  • 중국
  • 일본
  • 아시아 태평양

어떤 필터가 필요한지 결정한 후에는 이 목록으로 태그를 만듭니다. 그러면 노트를 특성에 따라 필터링할 수 있습니다. 태그의 아주 유용한 기능 한 가지는 어느 노트북에 위치해 있는지에 관계 없이 태그된 노트를 찾을 수 있다는 점입니다. 따라서 여러 노트북에 걸쳐 노트를 걸러낼 수 있습니다.

태그를 추가하려면 우선 태그를 붙이고 싶은 노트를 엽니다. 노트 상단의 태그 아이콘을 클릭하고 태그 이름을 입력합니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

노트 상단에 적용된 태그가 보일 것입니다. 다른 태그를 추가하고 싶을 경우, 방금 추가한 태그 옆을 클릭해 다음 태그의 이름을 입력하고 마쳤으면 Enter 또는 Return 키를 누릅니다. 태그는 필요한 만큼 여러 개를 추가할 수 있습니다. 가령, 작업 상태에 관한 태그와 해당 업무의 팀내 담당자로 태그를 붙일 수 있습니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

어떤 노트에 한 번 태그를 추가한 후에는 새 노트에 태그를 추가하려고 태그 입력 상자에 입력을 시작하기만 해도 이전에 만들어둔 태그가 자동으로 뜹니다. Evernote 비즈니스의 경우, 하나 이상의 태그가 있는 노트북에 접근 권한이 있는 팀원은 해당 태그에 대한 접근 권한을 자동으로 갖게 됩니다.

모니터하고 싶은 업무가 포함된 노트에 계속해서 태그를 추가하세요.

 

작업 상태 점검하기

태그가 필요한 노트에 태그를 추가해 놓은 다음부터는 하나 이상의 태그로 노트를 필터링할 수 있습니다. 여기에는 몇 가지 방법이 있습니다.

태그 전체를 보려면 사이드바에서 '태그'를 클릭하세요. 모든 태그가 표시되고, Evernote 비즈니스를 사용하시는 경우, 접근 권한이 있는 비즈니스 노트북의 노트에 적용된 태그까지 모두 볼 수 있습니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

태그를 클릭하면 어느 노트북 안에 위치해 있는지 관계 없이 해당 태그가 적용된 모든 노트가 노트 목록에 표시됩니다. 특정 팀원 또는 특정 프로젝트에 배정된 모든 업무를 재빨리 확인할 수도 있습니다. 아래 예에서 저희는 'John'이라는 태그를 클릭해 그에게 배정된 모든 노트를 확인해 보았습니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

특정 태그에 재빨리 액세스하고 싶으면 원하는 태그 또는 태그들을 사이드바의 바로가기로 끌어다 놓으세요. 바로가기를 클릭하면 언제든 해당 태그가 적용된 노트들만 확인할 수 있습니다. 이것은 작업 상태를 재빨리 보고 싶은 경우에 특히 유용합니다. 예를 들어, '할 일', '진행 중', '완료' 태그를 바로가기에 끌어다 놓으면 한 번의 클릭만으로 모든 업무의 상태를 확인할 수 있습니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

어떤 경우에는 한 번에 여러 개의 태그로 필터링하고 싶은 경우가 있습니다. 예를 들면 어떤 팀원이 현재 진행 중인 모든 업무를 보고 싶을 때입니다. 이럴 때는 이름(위 사례에서는 John)과 상태(할 일)로 필터링할 수 있습니다.

Windows: 사이드바에서 '노트'를 클릭해 노트 목록을 표시하세요. 노트 목록 상단에서 '태그로 필터링하려면 클릭하세요'를 누르고 필터링하고 싶은 기준 태그를 선택합니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

태그는 하나 이상 선택할 수 있습니다. 이 경우에는 'John'과 '할 일'에 대한 태그를 추가해 John이 처리해야 할 업무를 모니터해 보겠습니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

각 태그를 추가할 때마다 노트 목록에서 추가된 태그에 의해 노트가 필터링되는 것을 확인할 수 있습니다. 이런 식으로 상태, 사람 또는 프로젝트의 조합에 부합하는 업무(노트)만 볼 수 있습니다. 위 사례에서 우리는 John이 아직 처리하지 않은 모든 업무를 확인할 수 있습니다.

이 태그 조합을 나중에 다시 사용하고 싶을 경우, 검색 폴더를 만드시면 됩니다. 이를 위해서는 검색 상자에 원하는 태그 조합이 표시되어 있는지 확인하고, 검색 상자 안을 클릭한 다음, '검색 저장'을 클릭합니다. 검색 폴더의 이름을 입력하라는 메시지가 뜰 것입니다.

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검색을 저장한 다음에는 언제든 검색 상자를 클릭하면 드롭다운 목록에 검색이 표시됩니다. 업무를 필터링하기 위해 만든 모든 태그 또는 태그 조합에 대해 검색 폴더와 바로가기를 추가할 수 있습니다.

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드롭다운 메뉴의 검색 폴더를 바로가기로 끌어다 놓기만 하면 됩니다.

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Mac: 사이드바에서 '노트'를 클릭해 노트 목록을 표시한 다음 검색 상자를 클릭합니다. 검색 상자 팝업 메뉴 하단에서 '검색 옵션 추가'를 클릭한 다음 '태그'를 선택합니다. 목록에서 원하는 첫 번째 태그를 선택한 다음 '추가'를 클릭합니다. 아래 예에서는 우선 'John' 태그를 추가하고 '할 일' 태그를 또 하나 추가해 보겠습니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

이제 노트가 필터링되어 John의 할 일만 표시된 걸 확인할 수 있습니다.

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이 검색을 저장해 다시 사용하고 싶을 경우, 검색 폴더를 만들면 됩니다. 메뉴 모음에서 '편집 > 찾기 > 검색 저장'을 클릭한 다음, 검색의 이름을 입력합니다.

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검색 폴더가 이제 검색 상자에 표시됩니다. 한 번 클릭으로 액세스하려면 검색 상자의 검색 폴더를 바로가기로 끌어다 놓으세요.

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작업 상태 조정하기

시간이 지나면서 업무는 변화합니다. 팀원들의 담당 프로젝트가 바뀌고, 작업 상태가 변경되는 등의 변화가 생기는 것입니다. 변화하는 작업의 속성에 맞게 장기적으로 태그를 업데이트할 필요가 있습니다.

작업 상태를 업데이트하려면 업무의 필터링을 위해 사용 중인 태그가 하나 이상 포함된 노트를 엽니다. 태그를 선택한 다음 키보드에서 Delete를 눌러 태그를 삭제할 수 있습니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

더 이상 의미 없는 태그를 지운 다음에는 다른 태그를 추가해 업데이트된 내용을 표시해 주세요. 예를 들어, 할 일 단계에 있던 작업을 현재 진행하고 있다면 이전 태그를 지우고 '진행 중' 태그로 교체합니다. 전에 사용했던 태그라면 입력을 시작하자마자 자동으로 표시될 것입니다.

Evernote로 업무를 관리하는 방법

태그의 정비는 효과적인 작업 관리를 위해 반드시 필요합니다. 작업과 프로젝트가 변경될 때마다 태그를 조정하는 습관을 기르세요. 팀 단위로 일을 하는 경우, 진행 중인 노트와 업무에 대해 언제, 어떤 식으로 태그를 조정할지 모두가 잘 이해할 수 있도록 합니다.

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