사용법 안내서: 프로젝트 공동 진행

사용법 안내서: 프로젝트 공동 진행

사용법 안내서: 프로젝트 공동 진행

프로젝트 공동 진행

깔끔한 정리는 효과적인 팀 협업의 필수 요소입니다. 프로젝트에는 일정, 체크리스트, 노트, 파일, 제안서 등 변동 사항이 많습니다. 프로젝트 액세스를 위한 중심 장소를 마련해 놓으면 모두가 최신 정보에 접근하고 결과물과 최종기한을 보다 잘 관리할 수 있습니다.

 

모든 프로젝트의 중심 장소 마련하기

팀의 프로젝트가 Evernote 비즈니스의 중심 장소에 모여 있으면 누구나 각자 사용 중인 컴퓨터, 태블릿, 휴대폰을 통해 가장 최근의 자산에 재빨리 접근할 수 있습니다.

Evernote 비즈니스에서 협업을 시작하는 첫 단계는 프로젝트의 비즈니스 노트북을 만드는 것입니다. 노트북을 구성할 때 모두에게 수정 권한을 부여한 다음, 팀과 공유하세요.

프로젝트를 공동 진행하는 방법

모두가 노트북을 사용해 프로젝트에 기여하도록 장려하세요.

 

변동 사항을 한 곳에서 관리

프로젝트는 온라인에서 찾은 영감으로부터 시작해, 팀 브레인스토밍을 통해 생명력을 얻은 다음, 문서화된 계획으로 구체화될 수 있습니다. 모든 사람들이 세부 정보를 재빨리 참조할 수 있도록 Evernote 비즈니스로 모든 자료를 한곳에 모으세요.

Evernote 비즈니스의 업무 공간에 모을 수 있는 콘텐츠의 예는 다음과 같습니다:

  • 프로젝트 일정표
  • 웹 클립과 기사
  • 사진
  • 초안
  • 예산 스프레드시트
  • 회의 노트와 실행 항목

프로젝트를 공동 진행하는 방법

프로젝트 브레인스토밍 회의에서 화이트보드 위의 아이디어를 Evernote 앱의 내장 카메라로 찍어두세요. 모든 팀원들의 멋진 아이디어가 프로젝트 세부 정보와 함께 보관됩니다.

 

노트북을 사용해 모든 자료 정리하기

모든 사람이 필요한 정보를 재빨리 찾을 수 있도록 노트북과 그 안의 콘텐츠를 정리하는 효과적인 방법은 다음과 같습니다.

프로젝트 소유자가 해야 할 일:

  • 프로젝트 노트북을 만들고 관리합니다
  • 노트에 대한 명명 규칙을 선택합니다
  • 이미 확보된 스타터 콘텐츠를 추가합니다

손쉬운 탐색을 위해, 노트북을 사용할 모든 이들에게 명명 규칙을 따라 달라고 부탁하세요.

프로젝트의 순조로운 진행을 위해 프로젝트 계획 노트를 추가하면 모두가 변동 사항을 상세히 파악할 수 있습니다(아래에서 프로젝트 계획 템플릿 확인 후 다운로드).

프로젝트를 공동 진행하는 방법

모두가 노트북 콘텐츠를 재빨리 탐색할 수 있도록 목차 노트를 만드세요.

프로젝트를 공동 진행하는 방법

알리미를 추가해 노트 목록 상단에 노트를 고정시키세요(노트 창 상단의 알람 시계 아이콘).

 

고객, 공급업체, 컨설턴트와 공유

Evernote 비즈니스의 노트북과 노트는 회사 외부인들과 쉽게 공유할 수 있습니다. 외부 협업자들이 노트를 수정하고, 프로젝트 업데이트를 추가하고, 새로운 디자인을 내부 팀과 공유할 수 있도록 노트북을 공유해 주세요.

파트너나 공급업체가 노트를 볼 수 있어야 하지만 의견을 추가할 필요는 없을 경우, 이메일이나 URL을 통해 한 개의 노트를 공유할 수 있습니다. 노트의 URL을 공유할 경우, 수신자는 브라우저에서 해당 노트의 최신 업데이트 버전을 볼 수 있습니다. 이 기능은 프로젝트 계획이나 일정처럼 수신자가 꾸준히 업데이트 받을 필요가 있는 콘텐츠를 공유할 때 특히 유용합니다.

프로젝트를 공동 진행하는 방법

 

팀원들에게 배정된 업무에 태그 붙이기

팀과 콘텐츠를 공유하는 수준을 넘어서, 프로젝트의 특정 요소를 누가 담당하고 있는지, 어느 항목이 아직 진행 중인지, 어느 항목이 완료되었는지를 관리할 수 있습니다.

태그를 사용하면 누가 어떤 업무를 진행 중인지 모든 팀원들이 명확히 이해하고, 프로젝트 소유자가 최신 상태를 파악하는데 도움이 됩니다. 개별 노트에 태그를 추가해 간략하게 정리한 실행 항목들을 누가 담당하고 있는지 표시하세요. 한 노트 안의 업무를 한 명 이상의 팀원이 진행 중인 경우, 각 인물에 대해 태그를 추가하세요.

또한 태그로 각 노트의 상태를 알릴 수 있습니다. 가령, 어떤 노트가 현재 완료되지 않았고 긴급히 처리가 필요한 상태임을 표시해야 하는 경우가 있습니다. 다음과 같은 태그들을 추가해 보세요:

  • 상태 - 완료, 미완료, 대기 중
  • 긴급성 - 긴급, 불급, 경과

프로젝트를 공동 진행하는 방법

상태 변동에 따라 태그를 업데이트해 달라고 팀원들에게 부탁하세요.

Evernote 비즈니스에서는 몇 가지 방법으로 팀 전반에 걸쳐 모든 프로젝트의 진행 상황을 모니터할 수 있습니다. 어느 프로젝트가 좀 더 분발해야 하는지 확인하려면 ‘담당자’나 ‘미완료’ 같은 태그 조합으로 검색 폴더를 만들어 보세요. 그런 다음 주요 검색 폴더를 바로가기 사이드바로 끌어다 놓으면 매일 빠르게 액세스할 수 있습니다.

  • 주요 검색 폴더를 바로가기로 끌어다 놓아 빠르게 액세스
  • 알리미를 추가해 팀에게 중요한 마감일자와 최종기한을 알림

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