プロジェクト管理に Evernote を活用する

プロジェクト管理に Evernote を活用する
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プロジェクト管理に Evernote を活用する

Evernote でプロジェクト管理を簡単にする 6 つの方法

プロジェクト管理はやりがいがある一方、骨が折れることも事実です。企画書を準備するにしても、キッチンをリフォームするにしても、はたまた火星に旅行するにしても、必要な情報を一ヶ所に集めれば、管理がはるかに楽になり、やるべきタスクに集中できます。また Evernote なら必要に応じていつでも、プロジェクトに関連する個々のノートやノートブック全体を他の人と共有できます。さらに Slack や Google ドライブなどのツールとも連携できるので、チームでの情報共有や共同作業をスムーズに進められます。

地球を離陸する宇宙船

1. プロジェクトをノートブックで整理する

ノートブックスタックのノートブックリスト

どのようなプロジェクトにもさまざまな要素が含まれますが、Evernote ならそれらをすっきり整理できます。まずは、たとえば「アイデア」「リサーチ」「書類」といったノートブックを作成し、同じ種類のノートをそこにまとめるところから始めましょう。その後、関連するノートブックをノートブックスタックとしてグループ化すれば、さらに管理しやすくなります。

2. Web の情報やアイデアをクリッピングする

Web クリッパーのスクリーンショット

ブックマークは、ホームページやブログなどのリンクを保存する手段としては優れています。しかし、以前に見つけた情報を見直したいときに、Web サイトのタイトルのみが連なるブックマークの一覧をひたすらクリックして探すのは効率的とは言えません。Evernote Web クリッパーなら、各 Web ページのコンテンツそのものを、ページへのリンクとともにノートに保存できます。つまり、リサーチでみつけた情報をすべて一ヶ所に保存できるうえ、後から見直すときも簡単に探すことができるのです。ブックマークの一覧を一つずつ開いて確認する手間はもう必要ありません。

使いこなしのヒント

Web クリッパーの「スマートファイリング」をオンにすると、クリッピングしたページへの関連性が最も高いノートブックが候補として表示されます。

3. 大事なメールを Evernote に保存する

メールを保存する Web クリッパーのオプション

プロジェクトの情報をすべて一ヶ所に集約するために、関連するメールも Evernote に保存しておきましょう。割り当てられた Evernote 転送用メールアドレスを使用すれば、 メールを直接 Evernote に転送できます。こうしておけば、たとえば火星旅行の承認メールも、健康診断書や日程表などと一緒に保存して、いつでも確認することができます。

使いこなしのヒント

メールのルール設定やフィルタ設定を使用して、特定の種類のメールが Evernote に自動転送されるようにすると便利です。たとえば、件名にプロジェクト名が入っているメールや、「報告書」や「キャンペーン」といった特定の単語が入っているメールを転送する設定などが可能です。

4. プロジェクト関連の文書をスキャンして添付する

添付 PDF のプレビューを表示したノートの例

医師の診断書や署名済みの免責同意書など、文書によってはデジタル化されていないものもあります。そうした紙文書もスキャンして Evernote に保存しておきましょう。Evernote アプリのカメラ機能を使えば、 さまざま書類をスキャンして Evernote に直接保存できます。

使いこなしのヒント

デスクトップのパソコンをご利用の場合は、コンピュータから直接ファイルをドラッグ&ドロップして Evernote に保存できます。

5. 手書きのノートやスケッチをモバイル端末で撮影して取り込む

スケッチが描かれたノートの例

スペースシャトルの飛行軌道や惑星の軌道パターンなど、アイデアや情報によっては紙にスケッチしたほうがわかりやすいことがあります。紙上のスケッチをスマートフォンやタブレットで写真撮影し、プロジェクトのノートブックに保存しましょう。デジタルで手書きをする場合は、端末上の Evernote に直接スタイラスペンまたは指で書き込むことができます。端末で直接書いたり描いたりしたノートは編集可能です。加えて、Evernote の手書き文字認識技術により手書きの文字を検索することもできます。

使いこなしのヒント

Android 端末の手書きツールや iPhone・iPad・iPod touch 端末のインクツールを使えば、スケッチや手書きメモを直接 Evernote に追加できます。Apple Pencil をお持ちの場合は、対応している iPad Pro の Evernote でご利用いただけます。

6. チェックリストとリマインダーで進行管理する

チェックリスト付きのノートの例

プロジェクト管理で最も重要なのは、スケジュールどおりに進めることだとよく言われます。たとえば、スペースシャトルに乗り込むには、その前に健康診断を受け、トレーニングを修了し、必要な書類を揃える必要があります。やるべきことを確実にこなすために、タスクをリスト化したノートを作成しましょう。完了したタスクにチェックをつけるようにすれば、どれが未完了か一目で確認できます。さらに、 リマインダーを追加して、タスクの期限が通知されるようにしましょう。

使いこなしのヒント

もう一歩踏み込んで、各タスクごとに詳細を記したノートを別途作成しましょう。メインのチェックリストにノートリンクを貼れば、各タスクに関する詳細がすばやく表示できるようになります。

 

参考情報

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