プロジェクト管理に Evernote を活用

プロジェクト管理に Evernote を活用

プロジェクト管理に Evernote を活用

プロジェクト管理で Evernote を活用する 6 つの方法

プロジェクト管理はやりがいがある一方、骨が折れることも事実です。企画書を準備するにしても、キッチンをリフォームするにしても、はたまた火星に旅行するにしても、必要な情報をひとところに集めることで、管理がはるかに楽になり、プロジェクトに集中することができます。

地球を離陸する宇宙船

1. プロジェクトをノートブックで整理する

ノートブックスタックのノートブックリスト

どんなプロジェクトでもさまざまな要素が絡み合っています。Evernote なら、それらをすっきり整理できます。まずは、たとえば「アイデア」「リサーチ」「書類」といったように、同類のノートをそれぞれのノートブックにまとめることから始めましょう。その後、関連するノートブックをノートブックスタックとしてグループ化すれば、さらに管理がしやすくなります。

2. Web の情報やアイデアをクリッピングする

Web クリッピングのスクリーンショット

ホームページやブログなど、Web ページへのリンクの保存に、ブックマークはとてもすぐれた機能です。ただ、インターネットで見つけた情報を見直したいときに、お目当てを探して Web サイトのタイトルのみが連なるブックマークのリストをひたすらクリックするのは効率的とは言えません。Evernote Web クリッパーなら、各 Web ページのコンテンツそのものを、元のページへのリンクとともに保存できます。つまり、ブックマークの中身を表示しながら、ブックマークの検索をすばやく簡単にするのです。

使いこなしのヒント

Web クリッパーの「スマートファイリング」をオンにすると、クリッピングしたページに関連が深いと思われるノートブックの候補が表示されます。

3. 大事なメールを Evernote に保存する

メールを保存する Web クリッパーのオプション

仕事関係の人からもらうメールは、受信箱に保存している方が多いのではないでしょうか。確認メールといった重要なメールもまた、同じ受信箱にキープしていませんか? そうしたメールは、必要なときに確認がしやすいように Evernote に保存して、受信箱はスリムに保ちましょう。

使いこなしのヒント

固有の Evernote メールアドレスを使えば、自分の受信箱から Evernote に直接メールを保存できます。たとえば「件名に『○○』が含まれるメールは転送」といったように自動転送の条件を設定しましょう。

4. 既存のプロジェクト関連の文書をスキャンして添付する

添付 PDF のプレビューを表示したノートの例

健康診断の結果や署名済みの免責同意書など、書類によってはいまだにデジタル化されていないものもあります。それらをスキャンして Evernote で保管すれば、すべての書類を一元管理できます。コンピューターからなら、複数のスキャンした文書を Evernote へ一度にインポートすることも可能です。

5. 手書きのノートやスケッチをモバイル端末で撮影して取り込む

スケッチが描かれたノートの例

アイデアや情報によっては、スケッチをするか、スマートフォンやタブレットにスタイラスペンまたは指で描いて、記録するほうが簡単でわかりやすいこともあります。端末で直接手書きないし手描きしたノートは編集可能です。加えて、Evernote の手書き文字認識技術により、手書きの文字も検索できます。

6. チェックリストとリマインダーで進行管理する

チェックリスト付きのノートの例

プロジェクト管理でもっとも重要なのは、スケジュールどおりに進めること、とも言われます。たとえば、スペースシャトルに乗り込むには、その前に健康診断を受け、トレーニングを修了し、必要な書類を揃える必要があります。やるべきことを確実にこなすために、それらをリストしたノートを作成しましょう。完了した項目にはチェックを付けます。そして適宜、チェックの付いていない項目を確認して、必要であれば対応しましょう。

使いこなしのヒント

もう一歩踏み込んで、各項目ごとに詳細を記したノートを別途作成しましょう。メインのチェックリストにノートリンクを貼れば、その項目に関する詳細がすばやく表示できるようになります。

 

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