スモールビジネスの経営で Evernote を活用する 6 つの方法
Evernote は、あらゆるデータを整理し、経営する店舗や打ち合わせ先など、どこからでもそれらにアクセスできるようにしてビジネスを支援する、すぐれたツールです。
1. ノートブックで店舗や事業の情報を整理する
Evernote のノートブックの構成は、少し時間をかけて考えましょう。たとえば、新人トレーニングの際に共有できる、ドリンクレシピをファイルするノートブック、営業許可や免許状といった大切な書類をまとめるためのノートブック、そして給与関連の情報を保管するノートブックのようにノートを大別するためのノートブックを作成します。ノートブックにどのように名前を付け、どのようにデータを整理するかといった、ルールを確立することは、長い目で見れば時間（そしてコスト）の節約につながります。
2. 請求書・領収書・名刺をスキャンして保存する
請求書や領収書、名刺は、お使いのモバイル端末に搭載の Evernote カメラを使ってスキャンしましょう。スキャンし終わった紙類はシュレッダーへ。これだけでも職場はすっきりするはずです。さらに、スキャンしたファイルに「収入」「経費「」「発注」などのタグを付け、カテゴリーごとに別ければ、次回の給与計算や納税、または消耗品の追加注文などの際に、必要な情報をすぐに見つけることができます。
使いこなしのヒント
請求書や領収書は、固有の Evernote メールアドレスを使えば、 受信箱から Evernote に直接保存できます。
3. 備品やシリアルナンバーの写真を撮る
事業主にとって資産の保護は最重要事項のひとつです。エスプレッソマシンやコーヒーロースターといった備品、そしてそのシリアルナンバーを写真に撮っておけば、いざというとき、それらの情報にどこからでもアクセスできます。
使いこなしのヒント
定期的に仕入れる製品や消耗品の写真もおすすめです。ブランド、サイズ、または味などにこだわりがある場合はなおさらです。
4. アイデアやマーケティングツールの共有の保管場所を設ける
Evernote は、ビジネスを後押しするアイデアや販促グッズ、ソーシャルメディアのフィードバックなどを収集するのに最適な空間です。たとえば、オープンステージの開催といった、常連客に呼びかけ、また新たな客層に訴えるようなプランをメモしましょう。メニューボードやビラの写真は、次なるキャンペーンのひらめきの種になるかもしれません。グルメサイトで受けた芳しくない評価や口コミは保存して、スタッフみんなで話し合えば、改善の道が開けるでしょう。
使いこなしのヒント
Evernote Web クリッパーを使えば、Web ページのコンテンツを Evernote アカウントにすばやく簡単に保存できます。
5. ルーチンワークをチェックリストとリマインダーで管理する
日々発生する、さまざまなタスクの管理には、チェックリストとリマインダーを使いましょう。
使いこなしのヒント
日々のルーチンワークについては、各スタッフが複製して記入できるように、空白のテンプレートとなるノートを用意します。これにより、完了したタスクにそれぞれが責任を持てる一方で、事業主は全体の様子が把握できます。また、対処が必要なことがあればそれに気づく機会が生まれます。
6. チームとノートブックを共有する
たとえば、コーヒー豆の卸売業者への発注記録を保存するノートブックを共有すれば、発注の効率が改善され、やり取りもスムーズになります。また、新しいスタッフの情報、ミーティングの議事録、そして顧客記録などを共有ノートブックで管理すれば、スタッフ全員が最新情報を把握し、仕事に活かすことができます。
使いこなしのヒント
各ノートブックでひとつ、目次用のノートを作成しましょう。目次からは、そのノートブックで頻繁にアクセスされているノートにジャンプできます。この目次ノートを常にノートリストのトップに表示するには、期日なしのリマインダーを設定します。
更新