ノート、ノートブック、タグを整理するためのヒント

Evernote で情報を検索するのは簡単ですが、ノート・ノートブック・タグの整理方法や命名方法に一定の規則性をもたせることで、必要な情報がより見つけやすくなります。

ノートを上手に整理するためのヒント

ノートブックを整理する方法はたくさんあります。例えば、プロジェクトの名前または案件のステータス、会社の部署やチーム、取引先などで分けてください。

グループ（または部署）: ノートブック	説明
人事部: 新入社員用ハンドブック	社内全体で共有する資料を入れます。（休暇申請書、福利厚生関連、社内カレンダー、組織図、各手順書など）
人事採用: 採用担当者用	面接の内容や感想、採用の流れの説明資料、求人募集条項の詳細など、人事部のみで共有する情報を入れます。
製品開発: プロジェクトA	製品の仕様、デザイン、会議のメモ、タスクなどを入れます。各開発チームのメンバー同士で共有します。
デザイン: ブランディング素材	会社のロゴ、画像、フォントなどを入れます。社内全体で共有します。
営業とマーケティング: ベストプラクティス	他社の製品の成功例や事例などをピックアップしておきます。社内全体で共有します。
マーケティング: デザインの参考	他社のメール、Web サイト、キャンペーンなどの良い例をピックアップしておきます。マーケティング部門内で共有します。

検索可能なタグを追加して、会社名、案件のステータス、プロジェクトの責任者、その他探している情報の絞り込みが簡単になるようにします。

注: Evernote Teams のアカウント管理者の場合は、ユーザに使ってもらいたいタグを自ら作成・管理することができます。

種類	タグの例
場所	人事採用: シドニー、東京、イスタンブール
ステータスやフレーズ	タスク管理: 今週、来週、完了ステータス管理: 新規、進行中、保留、終了
主要人物やチーム	プロジェクト管理（人物sまたは採用部署）: jfk、mlk、マーケティング
固有の番号	採用 (job id): ca-swe-14919、14919 ソフトウェア開発（エラー ID、仕様番号）: 9984 または fr9984
部署、種類、機能	人事採用: android、ios、マーケティング
共通の識別子	人事採用: 新卒、第二新卒、社会人コンサルティング: A 社、B 社、C 社
アンダーバー (“_”) を使用した複数単語の組み合わせ	人事採用: 東京_未、東京_完

命名規則が確立されていれば、社内の全員にとって情報の検索と管理がしやすくなります。例えば、各部署やチームで新しいノートブックに名前を付ける際のコードなどを決めておくと便利です。そのコードは、特定の部署やチームが所有するノートブックを検索したい時などに使用することができます。

ノートブックの場合: 部署名をアルファベット表記した時の先頭の言葉を付けると便利です。例:「営業:レポート」など
ノートの場合: 会議に関するメモなどには、先頭に日付を入力すると便利です。例:「2014-09-05 隔週会議」
タグの場合: プロジェクトや進捗状況を示すタグにはすべて、アスタリスク記号 (*) を追加すると便利です。例:「*alpha」「*design」「*pending」

個人のタグ: 個人のノートブックでは、タグを自由に作成・削除・編集ができます。また、不要になったタグは、お使いのアカウントから削除することもできます。個人のアカウントのノートブックをチームのアカウントにコピーすると、同じ名前のチームタグが自動的に生成されます。この際、既存の個人アカウントのタグは削除されず、そのまま残ります。
共有のタグ: 共有された特定のノートブックで編集権限を付与されている場合は、そのノートブック内でタグを追加・削除することができます。共有ノートブックにあるノートからタグを削除しても、ノートブックの作成者のアカウントからは削除されません。共有ノートブック内のすべてのノートから特定のタグが削除された場合は、その操作を元に戻すことはできません。復元するには、ノートブック作成者にタグの再追加を依頼してください。
チームのタグ: 参加していて、かつ編集権限を持っているチームノートブックにあるノートについては、タグを作成・削除できます。ただし、そのアカウントのタグの削除や編集は、管理コンソールにアクセスできる Evernote Teams アカウント管理者のみが実行できます。

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