ノート、ノートブック、タグを整理するためのヒント

ノート、ノートブック、タグを整理するためのヒント

ノート、ノートブック、タグを整理するためのヒント

Evernote で情報を検索するのは簡単ですが、ノート・ノートブック・タグの整理方法や命名方法に一定の規則性をもたせることで、必要な情報がより見つけやすくなります。

それぞれのノートブックにノートを整理する方法の詳細はこちら

タグを使用してノートを整理する方法の詳細はこちら

ノートを上手に整理するためのヒント

  1. 論理的なノートブックの構成を考える
  2. 内容に合ったタグを付ける
  3. 命名ルールの規則を確立する

論理的なノートブックの構成を考える

ノートブックを整理する方法はたくさんあります。例えば、プロジェクトの名前または案件のステータス、会社の部署やチーム、取引先などで分けてください。

例:

グループ(または部署): ノートブック

説明

人事部:

新入社員用ハンドブック

社内全体で共有する資料を入れます。(休暇申請書、福利厚生関連、社内カレンダー、組織図、各手順書など)

人事採用:

採用担当者用

面接の内容や感想、採用の流れの説明資料、求人募集条項の詳細など、人事部のみで共有する情報を入れます。

製品開発:

プロジェクトA

製品の仕様、デザイン、会議のメモ、タスクなどを入れます。各開発チームのメンバー同士で共有します。

デザイン:

ブランディング素材

会社のロゴ、画像、フォントなどを入れます。社内全体で共有します。

営業とマーケティング:

ベストプラクティス

他社の製品の成功例や事例などをピックアップしておきます。社内全体で共有します。

マーケティング:

デザインの参考

他社のメール、Web サイト、キャンペーンなどの良い例をピックアップしておきます。マーケティング部門内で共有します。

内容に合ったタグを付ける

検索可能なタグを追加して、会社名、案件のステータス、プロジェクトの責任者、その他探している情報の絞り込みが簡単になるようにします。

注意: Evernote Business のアカウント管理者の場合は、ユーザに使ってもらいたいビジネス用のタグを自ら作成・管理することができます。

種類

タグの例

場所

人事採用:

シドニー、東京、イスタンブール

ステータスやフレーズ

タスク管理:

今週、来週、完了

ステータス管理:

新規、進行中、保留、終了

主要人物やチーム

プロジェクト管理(人物sまたは採用部署):

jfk、mlk、マーケティング

固有の番号

採用 (job id):

ca-swe-14919、14919

ソフトウェア開発(エラー ID、仕様番号):

9984 または fr9984

部署、種類、機能

人事採用:

android、ios、マーケティング

共通の識別子

人事採用:

新卒、第二新卒、社会人

コンサルティング:

A 社、B 社、C 社

アンダーバー (“_”) を使用した複数単語の組み合わせ

人事採用:

東京_未、東京_完

命名ルールの規則を確立する

命名ルールが確立されていれば、社内の全員にとって情報の検索と管理がしやすくなります。例えば、各部署やチームで新しいノートブックに名前を付ける際のコードなどを決めておくと便利です。そのコードは、特定の部署やチームが所有するノートブックを検索したい時などに使用することができます。

  • ノートブックの場合: 部署名をアルファベット表記した時の先頭の言葉を付けると便利です。例:「営業:レポート」など

  • ノートの場合: 会議に関するメモなどには、先頭に日付を入力すると便利です。例:「2014-09-05 隔週会議」

  • タグの場合: プロジェクトや進捗状況を示すタグにはすべて、アスタリスク記号 (*) を追加すると便利です。例:「*alpha」「*design」「*pending」


テンプレート - 社内の Evernote Business 運用ガイド
 | 具体例

 

個人のタグ、共有タグ、ビジネスのタグの違いは何ですか?

  • 個人のタグ: 個人のノートブックでは、タグを自由に作成・編集・削除できます。また、不要になったタグを自分のアカウントから削除することもできます。個人のノートブックをビジネスノートブックに変換すると、同じタグがビジネス用に自動生成されます。この際に、今まで使っていた個人のタグもそのまま残ります。

  • 共有のタグ: 共有された特定のノートブックで編集権限を付与されている場合は、そのノートブック内でタグを追加・削除することができます。共有ノートブックにあるノートからタグを削除しても、ノートブックの作成者のアカウントからは削除されません。共有ノートブック内のすべてのノートから特定のタグが削除された場合は、その操作を元に戻すことはできません。復元するには、ノートブック作成者にタグの再追加を依頼してください。

  • ビジネスのタグ: 参加していて、かつ編集権限を持っているビジネスノートブックにあるノートについては、タグを作成・削除できます。ただし、そのアカウントのタグの削除や編集は、管理コンソールにアクセスできる Evernote Business アカウント管理者のみが実行できます。

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